Hankinta, asiakaspalautejärjestelmä, sosiaali- ja terveystoimiala

Hallintojohtaja päätti hankkia hankintalain 15 §:n mukaisena sidosyksikköhankintana Palvelukeskus Helsingiltä Feedbackly-
asiakaspalautejärjestelmän käyttöoikeuden ja ylläpidon palveluna.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton sitoumukseton kokonaisarvo on noin 700 000 euroa neljälle käyttövuodelle laskettuna.

Hankintayksikön ei tarvitse kilpailuttaa hankintojaan lainsäädännön mukaisesti, mikäli se tekee hankinnan hankintalaissa 15 §:ssä tarkoitetulta sidosyksiköltään, vaikka sopimus täyttäisikin hankintalain mukaiset hankintasopimuksen tunnusmerkit.

Hankinnan kohteena on Palvelukeskus Helsingin kilpailuttama asiakaspalautejärjestelmä Feedbackly sekä siihen liittyvät laitteet, joilla voidaan mitata monikanavaisesti asiakaskokemusta sosiaali- ja terveystoimialan eri toimipisteissä ja palveluissa.

Palvelukeskus Helsinki toimii asiakaspalautejärjestelmän tuottajana ja palvelun ylläpitäjänä. Feedbacklyn menetelmillä asiakaspalautetta voidaan kerätä muun muassa palautelaitteiden ja verkkolinkkien avulla. Tällä hetkellä sosiaali- ja terveystoimialalla on käytössä noin 150 pikapalautelaitetta ja lisäksi asiakaspalautetta kerätään noin 150:n verkkolinkin avulla eri palveluissa.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun hankinnasta on laadittu yhteistyöasiakirja. Yhteistyöasiakirja astuu voimaan sen allekirjoittamishetkestä ja on voimassa toistaiseksi. Yhteistyöasiakirja on tilaajan puolelta kolmen kuukauden ja tuottajan puolelta kolmen kuukauden irtisanomisajalla kirjallisesti irtisanottavissa.

Yhteistyöasiakirjassa ei ole määritelty tilattavien laitteiden tai menetelmien määrää. Sosiaali- ja terveystoimialan palvelukokonaisuudet voivat yhteistyöasiakirjan puitteissa tilata asiakaspalautejärjestelmän eri laitteita tai menetelmiä sosiaali- ja terveystoimialalle määritellyn pääkäyttäjän kautta.

Hankintapäätöksessä esitetty hankinnan kokonaisarvo perustuu tämänhetkisten pikapalautelaitteiden määriin sekä karkeaan arvioon uusien pikapalautelaitteiden ja menetelmien määristä. Kustannukset tulevat varsinaisen käytön mukaan. Laitteissa ja menetelmissä on kiinteä kuukausihinta, joka sisältää laitteen tai menetelmän, koulutuksen ja raportoinnin. Laitteisiin ei tule erillisiä ylläpitokustannuksia.

Hallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 24.5.2022 § 104.