Hankinta, tilankäytön seurantajärjestelmäratkaisu, sosiaali- ja terveystoimiala

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti hyväksyä käydyn tarjouskilpailun perusteella tilankäytön seurantajärjestelmäratkaisun toimittajaksi inBliss Oy:n.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaiskustannus on 252 779 euroa neljälle käyttövuodelle laskettuna.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen.

Sopimus on voimassa määräaikaisesti kaksi vuotta allekirjoittamisesta lukien ja sen jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Päätös on ehdollinen, kunnes valittu toimittaja on toimittanut tarjoajalle asetettujen soveltuvuusvaatimusten mukaiset lisäselvitykset hankintayksikölle ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Helsingin kaupungin toimitilastrategian mukaisesti tilojen käyttö on omaisuutta kunnioittavaa ja tilarakenteeseen sopeutuvaa. Yhdessä tilojen käyttäjien kanssa vahvistetaan periaatteet, joilla käyttäjät voivat edistää tilojen terveellisyyden, turvallisuuden, toimivuuden ja kunnon pitkäaikaista säilymistä. Tavoitteena on löytää ratkaisut, jotka edistävät kaupungin olemassa olevien rakennusten hyödyntämistä osana palveluverkkoa pitkäjänteisesti, sekä mahdollistaa tilojen monipuolinen käyttö tukien samalla toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.

Tavoitetta tukee tilojen käytön seuraaminen toimialoilla tulevaisuudessa nykyistä tarkemmin. Sosiaali- ja terveystoimiala toteuttaa kaupungin toimitilastrategiaa ja sen tavoitteiden saavuttamisen tueksi toimiala hankkii toimitilojen käytön seuranta- ja raportointiratkaisun.

Hankittavan ratkaisukokonaisuuden kannalta toimitilastrategiasta korostuvat seuraavat tavoitteet:

Tilankäytön seuranta luo edellytykset tilankäytön tietopohjaiselle suunnittelulle, johtamiselle ja käytölle. Hankittava tilankäytön seurantaratkaisu on tarkoitus ottaa sosiaali- ja terveystoimialan toiminnoissa käyttöön ensi vaiheessa isoissa monitoimijakohteissa, ja sen on tarkoitus tukea tilapalveluiden tiedolla johtamisen tarpeita.

Ratkaisun on tarkoitus helpottaa tilojen käyttöä sekä käytön seurantaa eri sidosryhmille seuraavin tavoin:

Ratkaisun hankintaa on edeltänyt laajasti toteutettu ratkaisun suunnittelu- ja määrittelytyö, kokemukset aikaisemmasta suppeasta järjestelmäratkaisusta sekä markkinakartoitus.

Hankintamenettely

Tilankäytön seurantajärjestelmäratkaisun hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi 23.5.2022 julkaistulla hankintailmoituksella.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa oli määritelty palveluna hankittavan tilankäytön seurantajärjestelmäratkaisun tekniset ja toiminnalliset vaatimukset sekä tarjoajille asetetut soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä koskevia lisäkysymyksiä 06.06.2022 klo 12:00 mennessä Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin välityksellä. Määräaikaan mennessä saapui 38 hankintaa koskevaa lisäkysymystä. Lisäkysymyksiin hankintayksikkö vastasi tarjouspyynnössä ilmoitetusti 17.6.2022 mennessä.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 29.06.2022 klo 12.00. Tarjoukset avattiin 29.6.2022 sähköisestä järjestelmästä.

Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat kaksi tarjoajaa:

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo on 70 pistettä ja laadun painoarvo on 30 pistettä. Vertapisteiden lasku- ja suhteutuskaavat oli esitetty tarjouspyynnössä. Tarjoajan suhteutetut hinta- ja laatuvertailupisteet laskettiin yhteen. Suurimmat kokonaispisteet saanut tarjoaja voitti kilpailun.

Vertailuperusteena käytetty kokonaishinta muodostui tarjouspyynnön kohteista A-D ja F.

A) Käyttöönottoprojekti, sis. käyttöönottosuunnitelmassa kuvatut 9 kohdetta.

B) Jatkuvan palvelun kuukausiveloitus.

C) Kehittämis- ja laajennustyön sekä muun asiantuntijatyön tuntihinta.

D) Muu koulutus tuntihinta.

F1) Optio. Järjestelmän piiriin lisättävät pinta-ala neliömetrit.

F2) Optio. Järjestelmän piiriin lisättävät tila- tai huonesensorit.

F3) Optio. Järjestelmän piiriin lisättävät työpistesensorit.

F4) Optio. Järjestelmän piiriin lisättävän pinta-ala neliömetrin vaikutus tilankäytön seurantajärjestelmän jatkuviin palveluihin.

Laatupisteet annettiin vaatimusluetteloiden pisteytyksien mukaisesti. Tarjoaja sai laatuvertailussa pisteitä vaatimusluetteloiden mukaisesti niistä ei-pakollisista vaatimuksista, jotka sen tarjoama järjestelmäratkaisu täyttää. Toiminnallisten vaatimuksista sai maksimissaan 229 pistettä ja täydentävistä vaatimuksista maksimissaan 120 pistettä. Laatupisteiden enimmäismäärä oli yhteensä 349 pistettä.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Molemmat tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö on tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Tarjousten tarkastamisen yhteydessä hankintayksikkö toimitti molemmille tarjoajille tarjousta koskevan täsmennyspyynnön.

Hankintayksikkö lähetti Rapal Oy:lle alihankkijoita koskevan täsmennyspyynnön. Rapal Oy:n tarjousdokumentti ja tarjouksen mukana toimitetut tarjoajan oma ja alihankkijoiden ESPD-lomakkeet olivat ristiriidassa keskenään alihankkijoita koskevien tietojen osalta. Rapal Oy oli tarjouksessaan ilmoittanut, että se ei käytä alihankkijoita, eikä Rapal Oy toimittanut tarjouksensa mukana tarjouspyynnössä edellytettyä alihankkijaliitettä. Rapal Oy oli kuitenkin tarjouksen mukana toimitetussa ESPD-lomakkeissa nimennyt alihankkijat. Rapal Oy vastasi täsmennyspyyntöön hankintayksikön asettamassa määräajassa ja toimitti täsmennyksenä puuttuvan alihankkijaliitteen. Alihankkijaliitteessä Rapal Oy oli nimennyt samat alihankkijat, joiden tiedot löytyivät ESPD-lomakkeista.

Hankintayksikkö katsoi, että alihankkijatiedot tulee ensisijaisesti ilmoittaa tarjouksen ESPD-lomakkeilla ja Rapal Oy oli toimittanut nämä lomakkeet tarjouksensa yhteydessä. Hankintayksikkö hyväksyi Rapal Oy:n täsmennyksen. Alihankkijatiedon täsmentäminen ei johtanut tarjouksen kiellettyyn muuttamiseen tai parantamiseen.

Hankintayksikkö lähetti inBliss Oy:lle täsmennyspyynnön koskien tarjouksen hintoja. Hankintayksikkö katsoi, että inBliss Oy:n tarjouksen hinnat voivat olla poikkeuksellisen alhaisia huomioiden, että inBliss Oy oli tarjouksessaan ilmoittanut täyttävänsä sekä kaikki vaatimusluetteloiden pakolliset että ei-pakolliset vaatimukset.

Hankintalain (1397/2016) 96.1 §:n mukaisesti hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Pyyntö ja selvitys voivat koskea erityisesti valmistusmenetelmää, palvelun suorittamisen taloudellisia ja teknisiä ratkaisuja, hankinnan poikkeuksellisen edullisia ehtoja, tavaroiden tai palvelujen omintakeisuutta, 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden noudattamista, alihankintoja sekä tarjoajan saamaa valtiontukea. Hankintalain 96.2 §:n mukaisesti hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa. Hankintayksikön on hylättävä tarjous, jos tarjouksen poikkeuksellisen alhainen hinta tai kustannukset johtuvat 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyömisestä.

Täsmennyspyynnössä hankintayksikkö pyysi inBliss Oy:tä kirjallisesti selvittämään, edellä viitattujen lainkohtien mukaisesti, mihin seikkoihin tarjotut hinnat perustuvat. inBliss Oy vastasi pyyntöön hankintayksikön asettamassa määräajassa. Hankintayksikkö tarkasti inBliss Oy:n antaman selvityksen ja totesi saadun selvityksen perusteella, että asiassa ei ole aihetta epäillä poikkeuksellisen alhaista tarjoushintaa. Hintojen täsmentäminen ei johtanut tarjottujen hintojen kiellettyyn muuttamiseen tai parantamiseen.

Muilta osin hankintayksikkö totesi, että molempien tarjoajien tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia ja molempien tarjoajien tarjoukset otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu ja toimittajan valinta

Valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016) 93 § mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo valinnassa oli 70 pistettä ja laadun painoarvo oli 30 pistettä.

Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouspyynnössä pyydetyn tilankäytön seurantajärjestelmäratkaisun tarjosi inBliss Oy vertailuhinnalla 252 779 euroa (alv 0 %). Tarjousten vertailu on tämän päätöksen liitteenä 1.

Sopimus ja sopimuskausi

inBliss Oy:n kanssa tehdään hankintasopimus.

Tilankäytön seurantajärjestelmäratkaisun määräaikainen sopimuskausi on kaksi vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta lukien.

Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa päättymään tilaajan puolelta kuuden kuukauden ja toimittajan puolelta kahdentoista kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana sopimus on irtisanottu.

Helsingin kaupunkia ja toimittajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Toimivaltaperuste

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 24.5.2022 § 104.