Hankinta, yhteishankinta, tulkkauspalvelut, kaupunginkanslia

Hankintajohtaja päätti hyväksyä seuraavat kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset kahdeksi (2) vuodeksi Tulkkauspalveluiden puitejärjestelyyn.

Tämä hankinta on jaettu osa-alueisiin

• Osa-alue 1. Läsnäolotulkkaus ja ennalta varattu etätulkkaus

• Osa-alue 2. Pikatulkkaus

Tulkkauspalvelut puitejärjestelyn osa-alueen 1. Läsnäolotulkkaus ja ennalta varattu etätulkkaus osalta hyväksytyt etusijajärjestyksessä olevat tarjoajat ovat:

1. Tultra Oy y-tunnus 2822645-8

2. Semantix Finland Oy y-tunnus 0836525-8

3. Tulka Oy y-tunnus 2757909-1

Tulkkauspalvelut puitejärjestelyn osa-alueen 2. Pikatulkkaus osalta hyväksytyt etusijajärjestyksessä olevat tarjoajat ovat:

1. Semantix Finland Oy y-tunnus 0836525-8

2. Tulka Oy y-tunnus 2757909-1

Lisäksi hankintaan kuuluu kaksi (2) yhden (1) vuoden optiokautta, joiden käyttöönotosta hankintayksikkö päättää kummastakin erikseen suoraa hankintaa käyttäen ennen perussopimuskauden ja vastaavasti ensimmäisen optiokauden päättymistä.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on 15 500 000 euroa.

Hankintajohtaja päätti sulkea Youpret Oy:n (Y-tunnus 2761915-3) tarjouskilpailusta, koska tarjoaja ei täyttänyt soveltuvuusvaatimuksia eikä tarjous ollut tarjouspyynnön mukainen.

Hankintajohtaja päätti sulkea Suomen Tulkkauspalvelut Oy:n (Y-tunnus 2775173-6) tarjouskilpailusta, koska tarjoaja ei täyttänyt soveltuvuusvaatimuksia.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 08.02.2023 tarjouspyyntöön ja korjattuun 20.2.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön H014-23, Dnro HEL 2023-001805 Tulkkauspalvelut. Tulkkauspalveluiden hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 22.02.2023 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 13.03.2023 klo 12.00. Määräaikaan mennessä saapui 5 tarjousta:

• Semantix Finland Oy

• Suomen Tulkkauspalvelu Oy

• Tulka Oy

• Tultra Oy

• Youpret Oy

Tämä hankinta on jaettu osa-alueisiin

• Osa-alue 1: Läsnäolotulkkaus ja ennalta varattu etätulkkaus

• Osa-alue 2. Pikatulkkaus

Osa alue 1: Läsnäolotulkkaus ja ennalta varattu etätulkkaus, valitaan enintään kolme (3) Palveluntuottajaa

Osa-alue 2: Pikatulkkaus, valitaan enintään kaksi (2) Palveluntuottajaa

Hankintayksikkö on pyytänyt Tultra Oy:ltä hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen. Selvitykseen saatu vastaus osoittaa, että Tultra Oy noudattaa lakisääteisiä velvoitteitaan ja että hankintasopimuksen toteuttaminen annetuilla hinnoilla on mahdollista.

Hankintayksikkö on pyytänyt Semantix Finland Oy:ltä hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen. Selvitykseen saatu vastaus osoittaa, että Semantix Finland Oy noudattaa lakisääteisiä velvoitteitaan ja että hankintasopimuksen toteuttaminen annetuilla hinnoilla on mahdollista.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnön kohdassa Yleiset ja osa-aluekohtaiset referenssivaatimukset ”Korjattu Liite 4 Referenssit” sekä kohdassa Tarjoajalta pyydettävät selvitykset ”Tilausprosessi” on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.

Youpret Oy:n tarjous ei täyttänyt seuraavia vaadittuja tietoja:

Tarjouspyynnön kohdassa ”Tarjoajalta pyydettävä selvitykset, Tilausprosessi, Tilausprosessin kuvaus tulee esittää erikseen osa-alueittain (sen mukaisesti, mihin osa-alueeseen/osa-alueisiin tarjous jätetään): 1) tilausprosessi ennalta varatun läsnäolo- ja etätulkkauksen sekä ilmoitustulkkauksen osalta 2) tilausprosessi pikatulkkauksen osalta”, tarjoajan esittämä tilausjärjestelmän kuvaus ei sisältänyt osa-alueen 2. Pikatulkkaus osalta omaa erillistä kuvausta kuten tarjouspyynnössä on vaadittu.

Youpret Oy:n ilmoittamat referenssit ovat vaatimusten mukaiset.

Suomen Tulkkauspalvelut Oy:n tarjouksen liitteessä ”Korjattu Liite 4 Referenssit” toimitetuista kolmesta (3) referenssistä kaksi (2) ei täyttänyt vaadittua sopimuksen arvoa 400 000 eur/vuosi.

Näin ollen Youpret Oy ja Suomen Tulkkauspalvelut Oy eivät täyttäneet tarjouspyynnössä esitettyjä soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia. Tarjoajat tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittaville palveluille laadullisia vaatimuksia (muun muassa hintaryhmässä 3 on tullut tarjota vähintään 10 kieltä, joista ukraina on pakollinen), jotka tarjottavien palveluiden on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena.

Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia, lukuun ottamatta Youpret Oy:n tarjousta. Youpret Oy:n tarjous ei täyttänyt seuraavia hankinnan kohteen vaatimuksia:

Tarjouspyynnön kohdassa ”Hankinnan kohteen kriteerit, Hintaryhmä 3. Tarjoajan muut kielet” luetelluista kielistä tarjoajan tuli ilmoittaa 10 kieltä ja Youpret Oy on ilmoittanut näistä vain kolme. Lisäksi pakollisena kielenä oli ilmoitettava ukrainan kieli, joka puuttui tarjoajan tarjouksesta.

Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hankintayksikön on hylättävä Youpret Oy:n tarjous tarjouspyynnön vastaisena.

Tarjousten vertailu

Hankittavien tuotteiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.

Tarjouspyynnön kohdan Päätöksenteon perusteet mukaan hinnan painoarvo on 20 % ja laadun 80 %.

Osa-alue 1. Läsnäolo- ja ennalta varattu etätulkkaus

Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous, jossa hinnan painotus on 20 % ja laadun 80 %. Kolme (3) eniten vertailupisteitä saanutta tarjousta valitaan.

Osa-alue 2. Pikatulkkaus

Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous, jossa hinnan painotus on 20 % ja laadun 80 %. Kaksi (2) eniten vertailupisteitä saanutta tarjousta valitaan.

Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen ja perusteluineen on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa (Liite 1.)

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.