Työryhmän asettaminen, luottamushenkilöiden toimintaedellytykset -projektiryhmä

Kansliapäällikkö asetti työryhmän luottamushenkilöiden toiminnan tuen tarpeen kartoittamiseksi, tukimallin ja vastuunjaon määrittelemiseksi sekä tukimallin toimeenpanemiseksi. 

Työryhmän kokoonpano

Työryhmään kuuluvat

Työryhmän puheenjohtajana toimii hallintopäällikkö.

Työryhmä voi työnsä aikana kuulla tarpeelliseksi katsomiaan asiantuntijoita. Työryhmän toimintaan ei osoiteta erillistä määrärahaa, vaan sen toiminta rahoitetaan osallistuvien osastojen ja muiden tahojen yhteisin resurssein.

Jos varsinaiselle jäsenelle ei ole nimettyä varajäsentä, voi varsinainen jäsen pyytää kokoukseen sopivaksi katsomansa sijaisen. Organisaatio voi vaihtaa työryhmän jäsenen esimerkiksi tehtävävaihdosten tai henkilöstömuutosten vuoksi.  

Työryhmän toimintaan osallistuvat henkilöt valitaan asemansa ja asiantuntemuksensa perusteella. 

Työryhmän ohjaaman työn tavoitteet ja yhteisen näkökulman muodostamisen tarve huomioon ottaen kunkin jäsenen odotetaan osallistuvan ohjausryhmän työskentelyyn tavoitteiden saavuttamisen kannalta riittävällä työpanoksella. Edellä mainittujen organisaatioiden tulee varmistaa ohjausryhmän työskentelyyn osallistuvien henkilöiden tosiasiallinen mahdollisuus osallistua ohjausryhmän työskentelyyn. 

Työryhmän tukena toimii työryhmän puheenjohtajan johtama sihteeristö, jonka tehtävänä on valmistella kokouksissa käsiteltävät asiat, laatia selvitykset ja muuten avustaa ohjausryhmän toimintaa. Työryhmä osallistaa kaikki toimialat ja kaikkien valtuustoryhmien edustajat työhön mukaan sekä huolehtii muiden keskeisten sidosryhmien (mm. konserni) osallistumisesta. 

Työryhmän toimeksianto

Työryhmän tehtävänä on

Työryhmän työn määräaika

Työryhmän on saatava työnsä valmiiksi viimeistään 31.5.2025.

Työryhmä raportoi kansliapäällikölle seuraavasti:

Luottamushenkilöiden toimintaedellytykset

Helsingin kaupungilla on hieman alle 700 luottamustehtävää, joita hoitaa noin 400 luottamushenkilöä. Luottamushenkilöryhmiä on useita erilaisia ja ryhmien toimintaedellytysten tuen tarve on erilaista.

Luottamushenkilöiden toimintaedellytyksillä tarkoitetaan tässä päätöksessä suoraan luottamushenkilöille tuotettujen palveluiden lisäksi muita luottamushenkilöiden toimintaa tukevia ratkaisuja ja niitä puitteita, joilla parannetaan luottamushenkilöiden mahdollisuuksia hoitaa luottamustoimeaan.

Luottamushenkilöiden toimintaedellytyksiä ja palveluita sekä niiden tuotannon vastuita ei ole määritelty kaupungissa selkeästi. Toiminnot ja palvelut ovat vuosien varrella valikoituneet ad hoc –tyyppisesti, jokseenkin sattumanvaraisesti ja kaupungin kokonaisedun kannalta epätarkoituksenmukaisesti.

Toimintojen ja palveluiden valikoitumiseen ovat vaikuttaneet muun muassa tekninen kehitys tai toimintaympäristön muutokset, mutta kokonaisvaltaista toimintaedellytysten tarkastelua ei ole tehty.
Puutteet vastuiden määrittelyssä puolestaan ovat vaikeuttaneet kehittämistä, prosessien ylläpitoa ja toiminnan koordinaatiota. Koska vastuiden määrittelyä ei ole selkeästi, ei varsinkaan edellytysten ja palveluiden kehittämiseen ole myöskään varattu resursseja.

Luottamushenkilöitä ryhmänä ei ole myöskään ole määritelty. Heitä ei ole pidetty henkilöstöryhmänä, mutta heitä ei voi pitää myöskään ulkoisena sidosryhmänä. Tämä määrittelemättömyys on vaikeuttanut sen hahmottamista, millaisia palveluita heille voidaan tuottaa, kenen toimesta ja millaisia oikeuksia heillä on esimerkiksi tietojärjestelmiin pääsyssä. Tämän aseman selkeyttäminen selkeyttäisi myös toiminnan kehittämisen vastuun jakamista.

Työryhmän tavoite ja tehtävä

Työryhmän työn tavoitteena on selkeyttää luottamushenkilöiden toiminnan tuen tuottamista ja parantaa luottamushenkilöiden toimintaedellytyksiä. Työryhmä ei ota kantaa johtamisjärjestelmään tai päätösvalmisteluun liittyviin kysymyksiin.

Työryhmän työ alkaa luottamushenkilöiden sidosryhmäluonteen määrittelyllä. Tavoitteena on, että luottamushenkilöt voidaan nähdä ryhmänä olevan mahdollisimman lähellä henkilöstöä. Tällöin mahdollisimman moni toiminto heidän työnsä tukemiseksi voitaisiin tuottaa tehokkaasti samoilla periaatteilla, prosesseilla ja resursseilla kuin kaupungin henkilöstölle.

Työryhmän tavoitteena on tuottaa periaatteet ja vastuunjako toimintaedellytysten luomiseksi luottamushenkilölle siten, että tarjottavat palvelut tulevat tarpeeseen ja ovat tarkoituksenmukaisia. Tavoite on tarkastella sitä, voiko edellä esitetyn ajatuksen mukaisesti toimintaedellytysten tuottamisen vastuutahona olla se taho, joka tuottaa vastaavan kaltaiset toimintaedellytykset henkilöstölle.

Tarkoitus on, että luotavat periaatteet ja toimintamalli edesauttavat toimintaedellytysten ja palveluiden jatkuvaa kehittämistä esimerkiksi toimintaympäristön muuttuessa ja tekniikan kehittyessä.
Tavoitteena on, että vuoden 2023 aikana työryhmä luo käsityksen luottamushenkilöiden toimintaedellytysten tarpeista, periaatteista ja vastuunjaosta. Tavoite on kirjattu myös kaupunginkanslian toimintasuunnitelmaan. Vuonna 2024 tehtävänä on puolestaan luoda toimintaedellytysten ylläpidon ja kehittämisen toimintamalli sekä tiekartta kehittämisen lähitulevaisuuteen. Vuonna 2024 voidaan edellisten perusteella ryhtyä tarvittaviin konkreettisiin kehittämistoimenpiteisiin. Tarkoitus on, että kokonaisuus on valmis keväällä 2025 ja käytössä seuraavan valtuustokauden alkaessa 1.6.2025.

Työryhmän tarvittaessa toteuttaa kyselyjä henkilöstölle ja luottamushenkilöille tai muuten osallistaa tarkoituksenmukaisella tavalla em. tahoja, vertailee vastaavien toimintojen tuottamista muissa kaupungeissa sekä käyttää palvelumuotoilua palveluiden rakentamisessa.

Työryhmän työn onnistumisen kannalta on keskeistä, että työskentelyyn osallistuvat osastot huolehtivat, että työryhmän jäsenet kykenevät kokoamaan osastonsa näkökulmat yhteen.

Toimivalta

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 4 kohdan mukaan kansliapäällikkö asettaa kahta tai useampaa toimialaa käsittelevät työryhmät.