Hankinta, Tulevaisuuden PKTHK-keskuksen toiminnan konseptointikehitys ja kapasiteettitarvesimulaatio, Kaupunkiympäristön toimiala

Tiimipäällikkö päätti hankkia Malmin perhekeskuksen ja terveys- ja hyvinvointikeskuksen tulevaisuuden toimintakonseptin kehittämisen ja mitoitustarvelaskennan konsulttipalvelun toimittajalta Delfoi Healthcare Consultingilta suorahankintana 26.4.2023 päivätyn tarjouksen mukaisesti. Hankinnan arvonlisäveroton kokonaishinta on enintään 137 104 euroa.

Varsinainen hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta kun hankintaa koskevat päätökset ovat tulleet lainvoimaisiksi ja sopimusosapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan hankintasopimuksen.

Hankittava konsulttipalvelu mahdollistaa Malmin perhekeskuksen ja terveys- ja hyvinvointikeskuksen (myöh. PK ja THK) hankkeessa tietopohjaisen toimintamallien ja -prosessien kehittämisen ja suoriteperusteisen tilatarpeen määrittelyn. Malmin PK ja THK – hanke toimii pilottina, jossa saatavia kokemuksia hyödynnetään tulevien PK ja THK-hankkeiden suunnittelussa. Hankittavan kehittämistyön avulla parannetaan sosiaali- ja terveystoimen toimintojen ja tilankäytön resurssitehokkuutta kaupungin tietojohtamisen strategian ja toimitilastrategian mukaisesti.

Hankinnan taustaa

Kaupunkiympäristön toimiala ja sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ovat yhteistyössä käynnistämässä Malmin PK ja THK-hankkeen tarveselvitys- ja hankesuunnittelua. Malmin PK ja THK noudattaa sote-toimialalla 2014 hyväksytyn ”Sosiaali- ja terveysviraston palveluverkkosuunnitelma vuoteen 2030” -suunnitelman periaatteita ja linjauksia. Malmin PK ja THK tulee palvelemaan koillisen suurpiirin asukkaita ja sijoitetaan alueelliseen keskukseen Ala-Malmille. Alustavan arvion mukaan keskuksen kokonaislaajuus on 25 400 brm2, 18 700 htm2 ja henkilöstövakanssien määrä 780. Hankeen on tavoitteena valmistua 2028.

Malmin keskus tulee olemaan PK ja THK- toimintaperiaatetta noudattavista keskuksista ensimmäinen uudisrakennus, jossa yhdistetään samaan toimipisteeseen nykyisistä useista toimipaikoista, yhteislaajuudeltaan noin 17 671 htm2, sekä perhekeskuksen että terveys- ja hyvinvointikeskusten palveluja yhden oven periaatteen mukaisesti. Soten PK ja THK-toimintamallin tavoitteena on hyödyntää palveluintegraation synnyttämää tuottavuus- ja tilatehokkuuspotentiaalia

Perhekeskus ja terveys- ja hyvinvointikeskuksen mitoituksen ja suunnittelun lähtökohtana ovat toiminnan vaatimukset, jotka on määritelty käyttäjätoimialan tarvekuvauksessa ja alustavassa tilaohjelmassa. Malmin PK ja THK – hankkeen tarvekuvaus ja tilaohjelma on päivätty 17.12.2020 ja hyväksytty 18.1.2021 sotetoimialan johtoryhmässä. Tarvekuvauksessa on esitetty keskuksessa tarjottavat palvelut toiminnallisine kuvauksineen ja tarvittavan henkilöstön määrä noin 780, joka on arvioitu käyttäjäryhmäkyselyjen ja väestön kasvuennusteiden perusteella. Tilaohjelmassa on esitetty toiminnan vaatimat tilat, yhteensä noin 13 400 hym2, pinta-aloineen ja lukumäärineen, jotka on mitoitettu tulevien henkilövakanssien perusteella noudattaen nykyisiä toimintamalleja. Yhteiskäyttöisten vastaanotto- ja monitilatoimistotilojen tilankäyttömallin vaikutus tilamäärään ja -jakaumaan on arvioitu teoreettisella keskiarvokertoimella. Tarvekuvaukseen on kirjattu, että palveluja, toimintamalleja ja vakanssimäärää tullaan arvioimaan tarkemmin tarve- ja hankesuunnitteluvaiheissa ja tilaohjelmaa tullaan päivittämään tarpeen mukaisesti.

Hankinnan tarve

Viimeaikaiset muutokset sotesektorin toimintaympäristössä sekä tulevaisuuden kehityssuuntaukset osoittavat, että henkilöstö- ja tilakustannusten nousun hallitsemiseksi ja henkilöstön riittävyyden varmistamiseksi tulee resurssitehokkuutta parantaa. Suuren ja monimutkaisen hankkeen toteutus- ja käyttökustannusten muodostumisen tärkein vaihe on tarve- ja hankesuunnitteluvaihe. Tällöin määrittyy suurin osa kustannuksista hankkeen laajuuden, laatutason ja toimintamallin mukaisten tilajärjestelyjen perusteella. Soteuudistusta koskevien selvitysten mukaan toimintayksikköjen mitoittaminen tavoitteellisten suoritemäärien perusteella tarjoaa paremmat edellytykset toiminnan ja tilankäytön tehostamiselle kuin tähän mennessä käytetyt henkilöresurssiperusteiset menetelmät. Suoriteperusteisen mitoitusmallin lähtökohdaksi laaditaan palvelutarve-ennuste pohjautuen nykytila-analyysiin ja tulevaisuusskenaarioihin ja tulevaisuuden tilojen ja henkilöstön määrä mitoitetaan toiminnallisten tarpeiden ja tavoitesuoritemäärien perusteella. Toiminnan tuottavuutta ja tilamäärää ja -jakaumaa voidaan optimoida, kun henkilöstön ja tilojen määrittelyssä ja mitoituksessa huomioidaan uudistuvat toimintamallit ja hoitokäytännöt sekä muuntojoustavien tilojen monikäyttöisyys ja yhteiskäyttö. Uusien toimintamallien ja -prosessien kehittämisessä tulee osallistaa käyttäjiä, jotta uuden toimintakonseptin käyttöönotolle luodaan realistiset edellytykset

Hankinnan valmistelu

Selvitysten mukaan vain toimittajalla Delfoi Healthcare Consulting (myöh. DHC)on tarjottavanaan PK ja THK-toiminnan konseptikehitykseen ja suoriteperusteiseen mitoittamiseen systemaattiset menetelmät ja laskentatyökalut, joilla hankkeessa tarvittava sekä tulevaisuuden toiminnan kehittämistyö että suoriteperusteinen mitoitustarvelaskenta voidaan tehdä. Toimittajalla on vakioidut menetelmät työn lähtökohdaksi laadittavien nykytilanneanalyysia ja tulevaisuuden palvelutarve-ennustetta varten vaadittujen suoritetietojen ja ennusteiden keräämiseen. Toimittajalla on näyttöjä vastaavista sotekeskusten kehitysprojekteista, jotka on toteutettu em. menetelmillä ja työkaluilla.

Hankinnan kuvaus

Toimittaja DHC on laatinut konsulttityöstään työohjelman, jossa on kuvattu tehtäväkokonaisuuden vaiheet tehtävineen ja aikatauluineen. Kehitystyö aloitetaan kesällä 2023 ja sen on tavoitteena valmistua keväällä 2024.Työ käynnistyy ensiksi tulevaisuuden toiminnan konseptointivaiheella, jossa kerätään ja analysoidaan lähtötiedot, laaditaan palvelutarve-ennuste, järjestetään toiminnallisen konseptoinnin työpajat käyttäjäjohdolle ja laaditaan uusi toimintakonsepti, joka hyväksytään toimialalla. Seuraavassa vaiheessa tuotetaan tilatarvesimulaatio, jota varten kerätään ja analysoidaan käyttäjäryhmiltä toimintaan ja prosesseihin liittyvät tarkat lähtötiedot. Tilatarvesimulaation tulosten perusteella päivitetään Malmin PK ja THK-hankkeen toiminta- ja tilakonsepti sekä henkilöstöarvio ja tilaohjelma.

Toimittaja DHCn laskenta-algoritmi ja simulointimalli tuottavat toiminnallisen konseptin valintojen pohjalta tarkan palvelusuoritteisiin, työprosesseihin, aikataulutukseen sekä tulevaisuuden tilankäyttömalleihin perustuvan sote-keskuksen päivittäisaikataulun kaikille siellä työskenteleville ammattilaisille sekä kaikilla asiakastapaamisille tarkan ajankohdan. Algoritmi myös aikatauluttaa asiakastapaamisiin osallistuvien eri ammattilaisten työvaiheen prosessiketjuna, jolloin toisistaan riippuvat työvaiheet aikataulutetaan realistisesti ja näin saadaan eri tilalajien käyttö mallinnettua realistisesti tarkan tilankäytön suunnittelun tarpeisiin. Algoritmin lähtötietoina voidaan varioida kokonaiskäyntivolyymeja, prosessin toteutustapoja, tilankäyttösääntöjä, tilamääriä, henkilöstön työvuoroja, taukojen ja erilaisten taustatehtävien ajoittumista ja sisältöä sekä etätyön vaikutusta sote-keskuksen tilankäyttöön.

Hankinnan peruste

Hankintalain 40 § 2 mom.21 kohdan mukaan suorahankinta on mahdollinen, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain yksi toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puutuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Malmin PK ja THK-hankkeen toimintakonseptin kehittämisen ja mitoitustarvelaskennan konsulttipalvelu hankitaan teknisiin syihin perustuen suorahankintana, koska työ toteutetaan aikataulutusalgoritmisovelluksella ja tapahtumapohjaisella simulointisovelluksella, joiden lähdekoodin immateriaalioikeudet on Delfoi Heathcare Consultingilla tekijänoikeuteen perustuen.

Käyttöoikeudet

Työn tuloksena syntyy digitaalinen luovutusaineisto, jonka tilaaja saa käyttöönsä täysin käyttö- ja muokkausoikeuksin, jolloin aineistoja on mahdollista kehittää hankkeen myöhemmissä vaiheissa, mikäli käytössä on asianomaiset ohjelmistotyökalut. Hankinnassa ei osteta ohjelmistoja tai niiden käyttöön oikeuttavia lisenssejä.

Tietoturva

Hankittavan työn toteutuksessa noudatetaan kaupungin tietoturvaa ja tietosuojaa koskevia linjauksia, määräyksiä ja ohjeita. Kaikki potilastietojärjestelmästä hankittavat suoritetiedot ovat anonymisoituja.

Toimivalta

Tiimipäällikön oikeus tehdä hankintapäätös perustuu kaupunkiympäristölautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista kaupunkiympäristön toimialalla 13.9.2022 § 24, jonka mukaisesti projektitiimien (1-5) tiimipäälliköillä on hankintavaltuudet 500 000 euron (alv 0) arvoon asti. Tiimipäällikkö on näin toimivaltainen päättämään asiasta.