Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus, avustukset vuodelta 2021, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaoston käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta sekä hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (luku 17, § 1–4.)

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan merkittävimmistä tehtävistä, jota toteutetaan kolmessa (liikunta, kulttuuri ja nuoriso) palvelukokonaisuudessa. Vuosittaiset tilinpidontarkastukset ovat yksi osa toimialan avustusten käytön seurannan laadunvarmistamista ja yhtenäisten toimintatapojen kehittämistä. Tarkastukset toteutettiin yhdessä nyt neljättä kertaa kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan päätöksen (21.6.2022, § 107) mukaisesti. Yhteistä prosessia jatketaan myös vuonna 2024. Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta käsitteli avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidon tarkastuksen koskien vuotta 2021 kokouksessaan 6.6.2023, § 76.

Liikuntajaoston, nuorisojaoston ja kulttuuri- ja kirjastojaoston avustuksia myönnettäessä noudatetaan Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeita. Tämän lisäksi noudatetaan avustuslajikohtaisia arviointikriteerejä ja myöntämisperusteita. Liikuntajaosto päätti vuoden 2021 liikunnan avustuslajikohtaisista kriteereistä ja myöntämisperusteista kokouksessaan 27.10.2020, § 30.

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Tilinpidon tarkastusten keskeisenä tavoitteena on auttaa tarkastustoiminnan ja vuoropuhelun kautta yhteisöjä kehittämään omaa toimintaansa. Tarkastustoiminnan avulla kumppanuusyksiköissä pystytään kehittämään avustamiseen liittyvää neuvontaa ja opastusta. Kaikki tarkastuksen kohteena olevat yhteisöt saavat omaa toimintaansa koskevan tarkastusraportin.

Tarkastus vuoden 2021 taloudesta ja toiminnasta

Tilinpidontarkastuksen toteuttajana jatkoi KPMG Oy toimeksiantosopimuksella. Liikunnan osalta seurojen toimintaa tarkasteltiin suhteessa kaupunkiyhteisiin avustusohjeisiin ja periaatteisiin, liikuntajaoston päättämiin toiminta-avustusten myöntämisperusteisiin/arviointikriteereihin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin.

Tarkastus kohdistui kuuteen avustusta saaneeseen liikuntaseuraan, jotka valikoituivat pistokoeluonteisesti avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen. Tarkastettaville seuroille toimitettiin tarkastajan toimesta lista materiaaleista, joita heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Lisäksi liikunnan avustusvalmistelijat toimittivat tarkastajille avustushakemuksiin ja niiden päätöksiin liittyvän materiaalin.

Tarkastetut liikuntaseurat olivat:

Tarkastuksen havaintoja

Keskeisenä havaintona voidaan todeta, että toiminnantarkastuksen kohteena olleiden liikuntaseurojen avustusten osalta ei ole tehdyn asiantuntija-arvion mukaan perustetta takaisinperinnälle.

Tarkastuskierroksella havaittiin, että edellisvuosien tapaan koronatilanne vaikutti liikuntaseurojen toimintamahdollisuuksiin ja talouteen.

Helsingfors Segelsällskap r.f.:n, Kiipeilyurheilijat ry:n, Skydive Finland ry:n, ja Maunlan Spinni ry:n ja Unifight ry:n osalta tarkastaja ei havainnut seikkoja, joiden perusteella avustuksen myöntäjän olisi katsottava tarpeelliseksi ryhtyä takaisinperintään tai muihin hallinnollisiin toimenpiteisiin avustuksen saajaan nähden. Käpylän Urheilijat ry:n osalta tarkastaja kiinnitti huomiota käyttöomaisuudeksi luettavan telttakatoksen hankintaan. Käyttöomaisuuden hankintaa ei rahoiteta avustuksella, elleivät tarkoituksenmukaisuussyyt edellytä kaupungin osuuden suorittamista avustuksena. Lisäselvityksissä ilmeni, että Käpylän Urheilijat käyttää seuran telttakatosta järjestämissään liikuntatapahtumissa ja hankinta katsottiin seuran toiminnan kannalta tarkoituksenmukaiseksi. Käpylän Urheilijat ry:n toiminta katsottiin tukikelpoiseksi, eikä avustuksen myöntäjällä ollut tarpeellista ryhtyä takaisinperintään.

Liikuntaseurojen osalta tarkastaja kiinnitti huomiota mm. vuosikokousten pitämiseen sääntöjen määräämänä ajankohtana, maksuaineiston tallentamiseen (esim. matkakulut), lähipiiritapahtumien seuraamiseen ja dokumentointiin sekä avustuksen käytön seurannan kehittämiseen kirjanpidossa. Avustusten yleisohjeiden mukaan avustettavan toiminnan tulee kohdistua pääosin helsinkiläisiin. Etenkin pienissä lajeissa seuran harrastajat tulevat yli kuntarajojen, tämä on tarkoituksenmukaista seuratoiminnan kannalta. Liikunnan toiminta-avustukset määräytyvät kuitenkin helsinkiläisten aktiiviharrastajien toiminnan perusteella.

Kumppanuus- ja kehittämisyksikön avustusvalmistelijat tapaavat kunkin tarkastetun seuran syksyn aikana, jolloin seurakohtaiset tarkemmat huomiot käydään läpi ja seuralla on mahdollisuus saada tarkempaa neuvontaa esim. avustusten käyttöön ja tilinpidon seurantaan liittyen.

Tarkastuksen kohteet antoivat tarkastusprosessin aikana lähtökohtaisesti myönteistä palautetta tarkastuksesta. He kokivat tarkastuksen hyödyllisenä prosessina toimintansa jatkokehittämisen kannalta.

Toimialan yhteistä tilinpidontarkastusmallia on vuosien mittaan kehitetty. Työkaluna on esimerkiksi avustusvalmistelijoille mahdollistettu konsultointi ja opastus haastavammissa avustusvalmistelutapauksissa. Tästä on tehty erillinen sopimus kht-tilintarkastajan kanssa. Konsultointi- ja opastusmahdollisuutta jatketaan.

Tilinpidon tarkastusten tavoitteena on edistää helsinkiläisten kulttuurin ja vapaa-ajan toimintaa järjestävien yhteisöjen toimintaedellytyksiä, osaamista ja tasa-arvoa. Näin omalta osaltaan tuetaan kansalaisyhteiskuntaa, rakennetaan luottamusta ja lisätään helsinkiläisten mahdollisuuksia kokea elämyksiä, harrastaa ja osallistua.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 06.06.2023 § 76

Päätös tullut nähtäväksi 04.09.2023

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.