Hankinta, sairaanhoitajien ja hoitajien ulkomailta rekrytoiminen, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti valita käydyn tarjouskilpailun perusteella hoitohenkilöstön ulkomailta rekrytoinnin puitejärjestelyyn palveluntuottajiksi etusijajärjestyksen mukaisesti seuraavat toimijat:

1. Healthcare Staffing Solutions Oy
2. Barona Oy
3. Pihlajalinna Terveys Oy

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo koko sopimuskaudelle mahdollinen optiokausi mukaan luettuna on 3 miljoonaa euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen sillä ehdolla, että valitut palveluntuottajat toimittavat asetettujen vaatimusten mukaisesti rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päätti hyväksyä hoitohenkilöstön ulkomailta rekrytoinnin hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään 267 § (19.12.2023) ja oikeuttaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan tekemään hankinnasta päätökset, allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Tarjouskilpailu

Hoitohenkilöstön ulkomailta rekrytoinnin hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouskilpailu käynnistettiin sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa 20.12.2023 julkaistulla hankintailmoituksella. Hankintaan liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää 8.1.2024 klo 12.00 mennessä ja niihin vastattiin 12.1.2024. Kysymyksiä esitettiin 29 kappaletta. Lisäksi hankintayksikkö antoi alihankkijaliitettä koskevan lisätiedon Tarjouspalvelu-portaalin kautta 19.1.2024.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittavat palvelut sekä tarjoajille että palvelulle asetettavat vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu-portaalin kautta 29.1.2024 klo 12.00 mennessä.

Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät:

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä.

Hankintayksikkö tarkisti tarjoajien soveltuvuusvaatimusten toteutumisen.

Tarjouspyynnöllä oli soveltuvuusvaatimuksena referenssivaatimus, jonka mukaisesti tarjoajilla tuli olla aiempaa kokemusta hoitohenkilöstön ulkomailta rekrytoinnista EU/ETA-alueelta ja/tai EU/ETA-alueen ulkopuolelta Suomeen. Rekrytointiprosessiin oli tullut sisältyä kattava lähtömaakoulutus.

Tarjoajilla tuli olla vähintään kaksi kriteerit täyttävää referenssiä.

Referenssihankkeiden oli tullut sisältää vähintään 10 hoitohenkilön kertarekrytointi. Hoitohenkilöiden oli tullut työllistyä referenssiasiakkaan käyttöön. Rekrytointien oli tullut toteutua viimeisen kolmen vuoden aikana tarjouksen jättämisen määräpäivästä laskettuna.

Hankintayksikkö hylkäsi Dealworld Oy:n, Hoiwa Oy:n, Medisourcen ja O2 Terveyspalvelut Oy:n tarjoukset, sillä kyseiset tarjoajat eivät täyttäneet tarjouspyynnöllä määriteltyä referenssivaatimusta.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin tarjouspyynnön kysymyksiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.

Hankintayksikkö tarkisti tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden.

Hankintayksikkö pyysi Go On Finland Oy:tä, Healthcare Staffing Solutions Oy:tä ja Target Vision Oy:tä täsmentämään tarjouksiaan.

Go On Finland Oy:tä pyydettiin täsmentämään tarjoustaan hinnan kustannusrakenteen, sote-alan ammattihenkilön työkokemuksen, rekrytointiprosessin ja soveltuvuuden arvioinnin osalta. Go On Finland Oy vastasi täsmennyspyyntöön annetussa määräajassa.

Tarjouksen ja täsmennyspyynnön vastauksen perusteella Go On Finland Oy:n nimeämällä sote-alan ammattihenkilöllä ei ole vaadittua kokemusta ulkomailta rekrytointien toteuttamisesta. Lisäksi Hankintayksikkö arvioi, että tarjouksen perusteella Go On Finland Oy:n antamat kuvaukset rekrytointiprosessista ja soveltuvuuden arvioinnista ovat ristiriidassa tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyjen vaatimusten kanssa. Tarjouspyynnöllä on nimenomaisesti määritelty, että kuvaukset eivät saa olla ristiriidassa tarjouspyynnön vaatimusten kanssa. Täsmennyksen perusteella Hankintayksikölle vahvistui kyseinen ristiriita, ja täsmennyksen hyväksyminen olisi johtanut Go On Finland Oy:n tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen saattamiseen tarjouspyynnön mukaiseksi. Koska tarjoajalla ei ole oikeutta muuttaa tarjoustaan täsmennyspyynnön vastauksella, eikä tarjousta voi myöskään jälkikäteen saattaa tarjouspyynnön mukaiseksi, ei Go On Finland Oy:n täsmennystä voitu hyväksyä.

Go On Finland Oy:n antaman tarjouksen ja täsmennyspyynnön vastauksen perusteella hankintayksikkö päätti hylätä Go On Finland Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena.

Healthcare Staffing Solutions Oy:tä pyydettiin täsmentämään tarjoustaan sote-alan ammattihenkilön työkokemuksen ja rekrytointiprosessin osalta. Healthcare Staffing Solutions Oy vastasi täsmennyspyyntöön annetussa määräajassa.

Healthcare Staffing Solutions Oy:n tarjous täytti tarjouspyynnöllä esitetyt vaatimukset jo ennen heidän antamaansa täsmennystä. Täsmennyspyynnön tarkoituksena oli saada tarkennusta tarjouksella annettuihin tietoihin, ja siten täsmennyspyyntö liittyi hankinnan kokonaisuuden kannalta vähäisiin yksityiskohtiin. Täsmennyspyynnön vastauksen perusteella hankintayksikölle vahvistui, että Healthcare Staffing Solutions Oy:n nimeämällä sote-alan ammattihenkilöllä on vaadittu kokemus ulkomailta rekrytointien toteuttamisesta ja heidän rekrytointiprosessinsa on tarjouspyynnönmukainen. Healthcare Staffin Solution Oy:n täsmennyspyyntöön antamat vastaukset eivät ole johtaneet tarjouksen parantamiseen tai muuttamiseen.

Target Vision Oy:tä pyydettiin täsmentämään tarjoustaan rekrytointiprosessista vastaavan vastuuhenkilön työkokemuksen, rekrytointiprosessista vastaavan henkilön varahenkilön työkokemuksen, työyhteisövalmennuksen ja referenssien osalta. Target Vision Oy ei vastannut täsmennyspyyntöön annetussa määräajassa.

Target Vision Oy:n antaman tarjouksen perusteella heidän nimeämillään rekrytointiprosessista vastaavalla vastuuhenkilöllä ja rekrytointiprosessista vastaavan henkilön varahenkilöllä ei ole vaadittua kokemusta ulkomailta rekrytointien toteuttamisesta eikä heidän tarjouksessaan antama kuvaus työyhteisövalmennuksesta vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia. Tarjouksessa ilmoitettujen tietojen perusteella Hankintayksikkö katsoo myös, että Target Vision Oy:n ilmoittamat referenssit eivät täytä tarjouspyynnön referenssivaatimusta.

Hankintayksikkö päätti hylätä Target Vision Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena.

Barona Oy, Healthcare Staffing Solutions Oy ja Pihlajalinnan Terveys Oy täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset ja heidän tarjouksensa olivat tarjouspyynnönmukaisia.

Barona Oy, Healthcare Staffing Solutions Oy ja Pihlajalinnan Terveys Oy otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Kilpailutuksen tulos

Tarjousten vertailuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo oli 100 prosenttia. Laadulliset kriteerit otettiin huomioon asettamalla hankinnan kohteena olevalle palvelulle tiukat vähimmäisvaatimukset.

Vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä.

Sopimus

Sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta ja sen on arvioitu alkavan 1.4.2024.

Sopimusta voidaan Tilaajan niin päättäessä jatkaa enintään kahdella (2) yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella. Tilaaja ilmoittaa optiokauden käyttämisestä viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen mahdollisen optiokauden alkamista.

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova päätös ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.