Hankinta, työtoiminnan oppimisympäristö, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Tietohallintojohtaja päätti hyväksyä käydyn tarjouskilpailun perusteella työtoiminnan oppimisympäristön toimittajaksi Mediamaisteri Oy:n.

Lisäksi tietohallintojohtaja päätti hylätä seuraavien tarjoajien tarjoukset:

- Grade Systems Oy
- Rediteq Oy
- Valamis Group Oy

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaiskustannus on 106 320 euroa neljälle käyttövuodelle laskettuna.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen.

Sopimus on voimassa määräaikaisesti kaksi vuotta allekirjoittamisesta lukien ja sen jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Päätös on ehdollinen, kunnes valittu toimittaja on toimittanut tarjoajalle asetettujen vaatimusten mukaiset lisäselvitykset hankintayksikölle ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan kuntouttava työtoiminta hankkii kuntoutuksessa olevien pitkäaikaistyöttömien asiakkaidensa käyttöön oppimisympäristön. Tavoitteena on vahvistaa asiakkaiden osaamista, yhteiskuntaosallisuutta ja hyvinvointia sekä lisätä heidän työkykyään ja työllistymismahdollisuuksiaan. Työtoiminnan oppimisympäristön tulee alkuvaiheessa tarjota mahdollisuus 1 000 yhtäaikaiselle käyttäjälle. Määrän tulee olla tarvittaessa skaalattavissa
2 000 yhtäaikaiseen käyttäjään.

Oppimisalustalle rakennetaan sisältökokonaisuuksia, jotka koostuvat useista moduuleista. Moduuleihin tuodaan kuntoutumisprosessia tukevia sisältöjä, kuten oppaita, perehdytysmateriaaleja ja erilaista opetusmateriaalia. Moduulit sisältävät erilaisia tehtäviä, tietoa, vuorovaikutuksellista toimintaa sekä tiedon tuottamista ja jakamista. Monipuolinen sisältö mahdollistetaan upottamalla alustalle erilaisia digitaalisia välineitä, kuten esimerkiksi videoita, interaktiivisia kuvia, kyselyjä, linkkejä, pelejä ja yhteistyön mahdollistavia työkaluja.

Oppimisalusta tarjoaa ylläpitäjille ja ohjaajille kurssikohtaista ja opiskelijakohtaista seuranta- ja analytiikkadataa. Tiedon avulla pystytään tarkastelemaan vaikuttavuutta yksilö- ja organisaatiotasolla.

Oppimisalusta täyttää lakiin ja asetuksiin perustuvat tietoturva- ja saavutettavuusvaatimukset. Oppimisalustan sisältöjen näkyvyyttä pystytään rajaamaan yksilötasolla ja näin oppijoille mahdollistetaan omat henkilökohtaiset oppimispolut.

Hankintamenettely

Työtoiminnan oppimisympäristön hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi 8.8.2023 julkaistulla hankintailmoituksella.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa oli määritelty palveluna hankittavan oppimisympäristön tekniset ja toiminnalliset vaatimukset sekä tarjoajille asetetut soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä koskevia lisäkysymyksiä 21.8.2023 klo 12:00 mennessä Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin välityksellä. Määräaikaan mennessä saapui kuusi hankintaa koskevaa lisäkysymystä. Lisäkysymyksiin hankintayksikkö vastasi tarjouspyynnössä ilmoitetusti 31.8.2023 mennessä.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 11.9.2023 klo 16.00. Tarjoukset avattiin 11.9.2023 sähköisestä järjestelmästä.

Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat viisi tarjoajaa:

- Claned Group Oy
- Grade Systems Oy
- Mediamaisteri Oy
- Rediteq Oy
- Valamis Group Oy.

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo oli 50 pistettä ja laadun painoarvo oli 50 pistettä. Vertailupisteiden lasku- ja suhteutuskaavat oli esitetty tarjouspyynnössä. Tarjoajan suhteutetut hinta- ja laatuvertailupisteet laskettiin yhteen. Suurimmat kokonaispisteet saanut tarjoaja voitti kilpailun.

Vertailuperusteena käytetty kokonaishinta muodostui tarjouspyynnön kohteista A–D ja F.

A) Käyttöönottoprojekti
B) Jatkuvan palvelun kuukausiveloitus
C) Kehittämis- ja asiantuntijatyön tuntihinta.
D) Koulutussuunnittelu ja sisältötuotanto, tuntihinta.
F) Optiot (F1–F10)

Laatupisteet annettiin oppimisympäristön koekäytöstä tarjouspyynnön liitteessä 11 ilmoitetun pisteytyksen mukaisesti. Koekäyttö toteutettiin tarjouspyynnön mukaisesti viikolla 38.

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö tarkisti tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin tarjouspyynnön kysymyksiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä hankintayksikkö lähetti Claned Group Oy:lle täsmennyspyynnön koskien tarjouksen hintakohtia A) Käyttöönottoprojekti ja F) Käyttäjien lisääminen (optiot). Hankintayksikkö arvioi, että kyseisissä kohdissa annetut hinnat voivat olla poikkeuksellisen alhaisia. Claned Group Oy vastasi täsmennyspyyntöön hankintayksikön asettamassa määräajassa. Claned Group Oy oli ilmoittanut hintakohdissa hinnat yhdelle käyttäjälle. Claned Group Oy korjasi hinnat koskemaan hintakohdissa määriteltyjä käyttäjämääriä. Hankintayksikkö hyväksyi täsmentämisen eikä hintojen täsmentäminen johtanut tarjottujen hintojen kiellettyyn muuttamiseen tai parantamiseen, koska hintayksikköä koskeva virhe ja sen korjaaminen oli todettavissa ja laskettavissa alkuperäisestä tarjouksesta.

Hankintayksikkö totesi, että Claned Group Oy:n ja Mediamaisteri Oy:n tarjoukset täyttävät soveltuvuusvaatimukset ja ovat tarjouspyynnön mukaiset. Molemmat tarjoukset otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Seuraavat tarjoukset hylätään, koska ne eivät täytä tarjouspyynnöllä asetettuja vaatimuksia:

- Grade Systems Oy
- Rediteq Oy
- Valamis Group Oy.

Perustelut tarjousten hylkäämiselle

Referenssit

Tarjoajia koskevat referenssivaatimukset oli asetettu tarjouspyynnön referenssiliitteessä. Liitteen mukaisesti tarjoajalla tuli olla hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioiden kokemusta digitaalisen oppimisympäristön toteuttamisesta haavoittuvassa asemassa olevalle kohderyhmälle. Vaihtoehtoisesti tarjoajan tuli muutoin pystyä osoittamaan kokemuksensa kognitiivisen saavutettavuuden huomioimisesta. Hyväksyttävänä referenssinä pidetään asiakkaalle kokonaispalveluna toimitettua digitaalista oppimisympäristöä, joka on toimitettu asiakkaalle viimeisen neljän vuoden aikana. Vähittäisvaatimus oli kaksi referenssitoimitusta. Referenssitoimituksessa voi olla kyse voimassa olevasta sopimuksesta.

Hankintayksikkö arvioi, että Grade Systems Oy ei täytä referensseille asetettua vaatimusta. Grade Systems Oy:n referensseinä ilmoittamat kohderyhmät eivät ole haavoittuvassa asemassa olevia kohderyhmiä. Vastauksessa ei myöskään kuvattu riittävästi sitä, miten referenssikohteissa oli huomioitu kognitiivinen saavutettavuus.

Vaatimusmäärittely

Tarjoajien tuli liittää tarjouksensa liitteeksi täytetty vaatimusmäärittely. Tarjouspyynnön mukaisesti hankinnan kohteelle oli asetettu pakollisia vaatimuksia, jotka oli listattu vaatimusmäärittelyliitteessä. Tarjoajan tuli palauttaa täytetty liite osana tarjousta.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksen kelpoisuusehto täyttyy vaatimusmäärittelyliitteen osalta silloin, kun tarjoaja esittää vastauksillaan voivansa täyttää ratkaisullaan ne vaatimukset, joiden tärkeysaste on pakollinen. Vaatimusmäärittelyliitteessä oli täyttöohje, jonka mukaisesti tarjoajan tuli osoittaa vaatimusten täyttyminen täyttämällä sarakkeet: Täyttyykö vaatimus ja Kuvaus siitä, miten vaatimus täytetään. Molemmat sarakkeet oli merkitty pakollisiksi.

Rediteq Oy:n ja Valamis Group Oy:n vastaukset olivat puutteelliset vastaussarakkeen Kuvaus siitä, miten vaatimus täytetään osalta. Hankintayksikkö arvioi kuvausten puutumisen olevan olennainen puute, koska molemmat sarakkeet oli merkitty pakollisiksi ja tietoa käytetään pakollisten vaatimusten täyttymisen arvioinnissa. Hankintayksikkö myös arvioi, että kuvausten pyytäminen tarjousajan päättymisen jälkeen olisi hankintalain 3 §:ssä mainittujen periaatteiden vastaista ja johtaisi tarjouksen kiellettyyn parantamiseen.

Kuvausten puuttumisen vuoksi Rediteq Oy:n ja Valamis Group Oy:n tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomina.

Palvelukuvaus

Tarjoajien tuli liittää tarjouksensa liitteeksi palvelukuvaus. Tarjoajan laatiman palvelukuvauksen piti sisältää tarjouspyynnössä listatut tiedot. Lisäksi tarjouspyynnössä oli mainittu, että palvelukuvauksen sisältö ei saa olla puutteellinen tai ristiriidassa tarjouspyynnön tai sen liitteissä olevien vaatimusten kanssa. Tarjouspyynnön mukaisesti hankintayksiköllä on myös oikeus hylätä tarjoajan tarjous, jos palvelukuvauksen tietosisältö on puutteellinen tai ristiriidassa tarjouspyynnössä tai sen liitteissä esitettyjen vaatimusten kanssa.

Grade Systems Oy:n toimittama palvelukuvaus koostui useasta konekäännetystä liitteestä. Hankintayksikkö totesi, että Grade Systems Oy:n toimittamasta palvelukuvauksesta puuttui kuvaukset tarjoajan kokonaispalvelusta, palveluiden toimittamisessa käytettävistä toimenpiteistä ja menetelmistä, jatkuvien palveluiden sisällöstä, tilaajalle toimitettavista käyttöohjeista sekä palvelimien maantieteellisestä sijainnista. Lisäksi liitteiden sisältö oli ristiriidassa tarjouspyynnön palvelun laatuliitteen kanssa. Konekäännettyjen liitteiden sisältö oli esitetty heikolla suomen kielellä minkä vuoksi liitteiden sisältöä ei voitu täysin todentaa ja arvioida.

Grade Systems Oy:n tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta, sillä sen toimittama palvelukuvaus ei ole tarjouspyynnön mukainen ja lisäksi Grade Systems Oy ei myöskään täytä referensseille asetettua soveltuvuusvaatimusta.

Tarjousvertailu ja toimittajan valinta

Valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016) 93 § mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo valinnassa oli 50 pistettä ja laadun painoarvo oli 50 pistettä.

Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouspyynnössä pyydetyn työtoiminnan oppimisympäristön tarjosi Mediamaisteri Oy vertailuhinnalla 106 320 euroa (alv 0 %). Tarjousten vertailu on tämän päätöksen liitteenä 1.

Sopimus ja sopimuskausi

Mediamaisteri Oy:n kanssa tehdään hankintasopimus. Hankintasopimuksen määräaikainen sopimuskausi on kaksi vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta lukien.

Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa päättymään tilaajan puolelta kuuden kuukauden ja toimittajan puolelta kahdentoista kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana sopimus on irtisanottu.

Helsingin kaupunkia ja toimittajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Toimivaltaperuste

Tietohallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 14.2.2023 § 28.