Hankinta, yhteishankinta, graafinen suunnittelu ja tuotanto, kaupunginkanslia
Graafisen suunnittelun ja tuotannon hankintaan kohdistuva hankintaoikaisuvaatimus (KRUT Collective Ab Oy)
Päätös
Kaupunginhallitus hylkäsi KRUT Collective Ab Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen, joka kohdistuu graafisen suunnittelun ja tuotannon hankintapäätökseen 11.4.2024 § 39.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Graafisen suunnittelun ja tuotannon yhteishankinnassa (H052-23) tarjouksen antanut KRUT Collective Ab Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu vs. hankintajohtajan 11.4.2024 § 39 tekemän hankintapäätöksen 2. osa-alueeseen, "Tiedon visualisointiin erikoistuneet toimijat”. Hankintaoikaisuvaatimus on julkisilta osin tämän esityksen liitteenä.
Hankintaoikaisuvaatimuksessa esitetään, että KRUT Collective Ab Oy:lle annetaan mahdollisuus täsmentää vastaustaan 7. liitteessä tyhjäksi jääneiden solujen osalta, jotta tarjoaja voidaan hyväksyä tarjouskilpailuun ja tarjous ottaa mukaan 2. osa-alueen vertailuun.
Tarjouspyynnön mukaan tarjoajan tuli osana soveltuvuuden arviointia täyttää tarjouspyynnön 7. liite (Tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset). Liite sisältää hankinnan tietosuojaa ja tietoturvaa koskevat pakolliset vaatimukset. Täyttöohje on kirjoitettu liitteeseen selvästi: "Tarjoajan tulee ladata tämä liite täytettynä tarjoukseensa. Tarjoaja täyttää kaikki sinisellä merkityt kohdat. Pakolliseksi merkityt vaatimukset tulee täyttää."
KRUT Collective Ab Oy on hankintamenettelyssä suljettu pois puutteellisen soveltuvuuden vuoksi. Tarjoaja ei tarjouksensa 7. liitteessä osoittanut täyttävänsä kilpailutuksessa tarjoajille asetettuja pakollisia soveltuvuusvaatimuksia. Kilpailutuksen tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät pakolliset vaatimukset eivät täyttyneet, sillä tarjoaja ei ole vastannut kaikkiin pakollisiin vaatimuksiin. Tarjoaja ei ole myöskään hankintayksikön käsityksen mukaan antanut asiaankuuluvaa vastausta liitteen pakolliseen 19. rivin kysymykseen "Mitä eri käyttäjärooleihin kuuluvat näkevät ja pääsevät muokkaamaan ja poistamaan?".
Tarjouksen täsmentäminen hankintaoikaisuvaatimuksessa esitetyllä tavalla ei hankintalain mukaan ole mahdollista. Hankintayksiköllä on mahdollisuus pyytää tarjoajaa hankintalain 74 §:n mukaisesti täsmentämään tarjousta, jos kysymys on epäolennaisesta puutteesta, ristiriidasta taikka virheestä ja jos pyyntö tehdään noudattaen tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua. Lainkohdan perustelujen mukaan tarjoajien ei ole kuitenkaan sallittua tehdä olennaisia muutoksia toimittamiinsa tietoihin ja asiakirjoihin. Tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksilla on tässä kilpailutuksessa olennainen merkitys. Tietoja ei myöskään voi tarjoajien tasapuolisuuden kärsimättä täsmentää tarjouksessa ilmoitetuista.
Tarjoajien soveltuvuutta on arvioitu systemaattisesti samalla tavalla, ja sellaiset tarjoajat jotka eivät ole täyttäneet pakollisia vaatimuksia, on suljettu kilpailutuksesta. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi arviointitapaa ei voi muuttaa. Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoaja on vastuussa siitä, että sen tarjous on hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen hyväksyminen merkitsisi syrjivää kohtelua paitsi muita tarjouskilpailuun osallistuneita tarjoajia kohtaan, myös niitä mahdollisia tarjoajia kohtaan, jotka luottaen siihen, että hankintayksikkö noudattaa tarjouspyynnön ehtoja, ovat jättäytyneet tarjouskilpailun ulkopuolelle.
Hankintayksikkö on noudattanut tarjoajan soveltuvuuden arvioinnissa hankintalain säännöksiä ja tarjouspyynnössä etukäteen avoimesti ja tasapuolisesti ilmoittamaansa menettelyä. Hankintamenettelyssä ei ole tapahtunut virhettä eikä asiassa ole esitetty sellaista uutta tietoa, jolla olisi vaikutusta päätösedellytyksiin.
Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei ole hallintolain 34 §:n mukaisesti kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi.
Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Talous- ja suunnitteluosasto Hankinnat ja kilpailuttaminen Hankintajohtaja 11.04.2024 § 39
Päätös
Vs hankintajohtaja päätti hyväksyä Graafinen suunnittelu ja tuotanto hankinnassa seuraavat tarjoukset etusijajärjestyksessä kokonaistaloudellisesti edullisimpana:
Osa-alue 1: Graafinen suunnittelu ja tuotanto
- Kari Media Group Oy (1515023-9)
- Golden CheckPoint Production Oy (FI21134112)
- RAKETT HELSINKI OY (25724312)
- Oy SEK Ab (0115535-4)
- Grano Oy (2197935-0)
Osa-alue 2: Tiedon visualisointiin erikoistuneet toimijat
- Koponen-Hilden Oy (FI26609535)
- Gofore Oyj (1710128-9)
Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, jonka varsinainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Lisäksi hankintaan sisältyy yksi (1) kahden (2) vuoden optiokausi, jonka käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen suoraa hankintaa käyttäen ennen perussopimuskauden päättymistä.
Vs. hankintajohtaja päätti sulkea Avidly Oy:n, Hanna Ruusulampi Tmi:n, ja Zerren Design Oy:n tarjouskilpailusta sekä Brandkind Marketing Communications Finland Oy:n osa-alueesta 2, F graphics Oy:n osa-alueesta 1, Innocorp Oy:n osa-alueesta 2 ja Krut Collective Ab Oy:n osa-alueesta 2, koska tarjoajat eivät täyttäneet tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton ennakoitu arvo on 3 000 000 euroa.
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 29.12.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön H052-23, Dnro HEL 2023-010397. Graafisen suunnittelun ja tuotannon palveluiden hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 31.12.2023 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 6.2.2024. Määräaikaan mennessä saapui 29 tarjousta: Aste Helsinki Oy (FI22054499), Avidly Oy (2018481-2), Brandkind Marketing Communications Finland Oy (2013458-3), Designer Always Yours Oy (3188860-4), F-graphics Oy (FI26086746), Gofore Oyj (1710128-9), Golden CheckPoint Production Oy (FI21134112), Grano Oy (2197935-0), Hanna Ruusulampi Tmi (FI22384260), Innocorp Oy (0860407-9), Kari Media Group Oy (1515023-9), Koponen-Hilden Oy (FI26609535), Krut Collective Ab Oy (FI29431074), Kuudes Kerros Helsinki Oy (1873202-3), Mainostoimisto Groteski Oy (24902586), Mainostoimisto Smoy (07414396), MUOTOHIOMO OY (0889417-6), N2 Albiino Oy (FI25572785), Nitro Group Oy (FI04984967), Nollanollasata OY (FI31537409), Oy SEK Ab (0115535-4), Pentagon Design Oy (FI10492336), RAKETT HELSINKI OY (25724312), Red and Blue Oy (FI20850870), Roihu In Communication Oy (1837291-0), ThreeFiveEight Oy (FI21812040), Valve Branding Oy (FI18842687), WSP Finland Oy (0875416-5), Zerren Design Oy (1708936-3).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnön liitteessä 3 on tarjoajan tullut ilmoittaa osa-alueittain kolme vaatimukset täyttävää asiakassuhdetta. Hanna Ruusulampi Tmi osa-alueeseen 1 ilmoittama asiakassuhde 3 sekä osa-alueeseen 2 ilmoittamat asiakassuhteet 1 ja 2 eivät täyttäneet tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Tarjouspyynnön liitteessä 4 on tarjoajan tullut nimetä osa-alueeseen 1 projektipäällikkö ja sen lisäksi kaksi suunnittelijaa. Toisin kuin osa-alueella 2, sama henkilö ei voi osa-alueella 1 toimia sekä projektipäällikkönä että suunnittelijana. F-graphics Oy ja Hanna Ruusulampi Tmi on tarjonnut osa-alueeseen 1 samaa henkilöä niin projektipäälliköksi kuin suunnittelijaksi. Siten F-graphics Oy ja Hanna Ruusulampi Tmi eivät täyttäneet tarjouspyynnössä osa-alueelle 1 asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Brandkind Marketing Communications Finland Oy ei ilmoittanut osa-alueen 2 asiakassuhteita liitteessä 3 eikä henkilöstön kokemusta ja koulutusta liitteessä 4, Innocorp Oy on tarjouksessaan ilmoittanut, että ei osallistu tarjouskilpailuun osa-alueessa 2 ja jättänyt täydentämättä liitteet 3 ja 4 osa-alueen 2:den osalta. Siten tarjoajat Brandkind Marketing Communications Finland Oy ja Innocorp Oy eivät täyttäneet tarjouspyynnössä osa-alueelle 2 asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Tarjouspyynnön liitteessä 7 on esitetty tietosuojaan- ja tietoturvaan liittyvät pakolliset vaatimukset. Tarjoajat Avidly Oy, Krut Collective Ab Oy ja Zerren Design Oy eivät täyttäneet tietosuojaan- ja tietoturvaan liittyviä pakollisia vaatimuksia eivätkä siten täyttäneet tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Tarjoajat, jotka eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.
Kaikki muut tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus on tarkastettu soveltuvien tarjoajien osalta. Soveltuvien tarjoajien määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu
Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.
Tarjouspyynnön kohdan Päätöksenteon perusteet mukaan hinnan painoarvo on 30 % ja laadun 70 %. Laadun vertailu tehtiin molempien osa-alueiden osalta erikseen tarjouspyynnön liitteessä 6 kerrottujen kriteerien mukaisesti.
Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen, laadun vertailun pisteytys ja laadun arvioinnin muistio ovat tämän päätöksen liitteinä. Erillinen sanallinen arviointimuistio laatupisteytyksestä on tehty tarjoajittain. Jokaiselle tarjoajalle, josta laatuarviointi on tehty, lähetetään tarjoajaa koskeva erillinen arviointimuistio.
Vertailun perusteella puitejärjestelyyn valitaan etusijajärjestyksessä seuraavat tarjoajat.
Osa-alue 1: Graafinen suunnittelu ja tuotanto
- Kari Media Group Oy (1515023-9)
- Golden CheckPoint Production Oy (FI21134112)
- RAKETT HELSINKI OY (25724312)
- Oy SEK Ab (0115535-4)
- Grano Oy (2197935-0)
Osa-alue 2: Tiedon visualisointiin erikoistuneet toimijat
- Koponen-Hilden Oy (FI26609535)
- Gofore Oyj (1710128-9)
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §. Vs. hankintajohtaja hoitaa virkamääräyksen mukaisesti hankintajohtajan tehtäviä tämän poissa ollessa.
Lisätiedot
Jaana Kalliomaa, Hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 28091
Päätös tullut nähtäväksi 21.06.2024
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 09 310 31651