Hankinta, minikilpailutus, Stoan laajennuksen ja perusparannuksen palvelu- ja tilakonsepti, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Stoan laajennuksen ja perusparannuksen palvelu- ja tilakonseptin hankita
Päätös
Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan vs. hallintojohtaja päätti, että Stoan laajennuksen ja perusparannuksen palvelu- ja tilakonsepti hankitaan Helsingin kaupungin palvelumuotoilun puitejärjestelyyn kuuluvalta palveluntuottajalta Pentagon Design Oy:ltä.
Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on enintään 59 700 euroa.
Sopimuskausi on 1.9.2023 - 15.4.2023.
Samalla vs. hallintojohtaja valtuuttaa viestintä- ja markkinointipäällikön allekirjoittamaan hankintasopimuksen ja tekemään siihen tarvittaessa vähäisiä muutoksia.
Päätöksen perustelut
Hankinta on minikilpailutettu Helsingin kaupungin palvelumuotoilun puitejärjestelyyn H 88-21/HEL 2022-002359 mukana olevien tarjoajien kesken. Minikilpailutus lähetettiin kaikille kuudelle palveluympäristöjenmuotoilun osa-alueen puitesopimustoimittajalle. Tarjouksen jätti määräaikaan 23.8.2023 kello 16.00 mennessä viisi tarjousta: Rune & Berg Design Oy, Hellon Oy, Kuudes Kerros Helsinki Oy, Agile Work Oy ja Pentagon Design Oy. Design Office Koko 3 Oy ilmoitti ennen määräpäivää, ettei osallistu minikilpailutukseen.
Minikilpailutukseen osallistuneet tarjoukset arvioitiin palvelunkehityksestä vastaavan projektipäällikön, toimialan tilapalvelun asiantuntijan sekä vuorovaikutus- ja kehittämisasiantuntijoiden muodostamassa työryhmässä. Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa arvioitiin hinnan ja laadun suhdetta. Hinta 60 % ja laatu 40 %. Laadun vertailussa kiinnitimme huomiota referensseihin, prosessin kuvaukseen ja projektitiimin kokoonpanoon. Arviointitaulukossa 1 piste tarkoittaa 10 %. Arviointitaulukko liitteenä 1.
Vertailun perusteena kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antoi Pentagon Design Oy.
Pentagon Designin tarjouksessa vakuutti vahva projektinjohdollinen ote. Asian kerroksellisuus, aikataulut ja tavoitteet ymmärretty syvällisesti ja osoitettu projektisuunnitelmassa tarkasti. Projektisuunnitelmassa tarkin ja monipuolisin esitys mahdollisista käytettävistä menetelmistä, ja silti jätetty tilaa suunnitella yhdessä tilaajan kanssa lopullinen muoto erityisesti suhteessa Tulevaisuuslaboratorion toteutukseen. Osallisuus nähdään tapana ajatella laajemmin, kaupunkilaiset vision ja konseptin kehittäjinä ja tekijöinä, Stoan laajennus osana laajempaa alueen kehitystä.
Pentagon Designin referensseissä korostuu erityisesti tämän hankkeen näkökulmasta Pentagon Designin kokemus erilaisten kulttuuri-instituutioiden kanssa tehdyistä palvelumuotoiluhankkeista.
Työn tavoitteena on alueellisen kulttuurikeskus Stoan alustava palvelukonsepti ja tilakuvaus kesällä 2024 avautuvaa Stoan laajennusta sekä piha-alueita koskevaa arkkitehtuuri- ja suunnittelukilpailua silmällä pitäen.
Työn lopputuloksena saadaan 1) alustava palvelukonsepti tulevaisuuden laajennetulle Stoalle. Sisältäen mm. a) Laajasti kerätty, asukas- ja sidosryhmien henkilökohtaisiin näkemyksiin perustuva asiakas- ja sidosryhmätieto sekä ymmärrys tarpeista ja toiveista, b) em. perustuvat avainasiakasprofiilit tai -segmentit sekä kuvaus näiden asiakkaiden ja sidosryhmien kriittisimmistä tarpeista, jotka vaikuttavat palvelun käyttöön, kiinnostavuuteen ja suosioon, c) tavoitellun asiakaskokemuksen suunnitteluajurit/suunnitteluperiaatteet, jotka ohjaavat myöhemmän vaiheen tilasuunnittelua sekä d) palvelurajaukset. Edellisistä (kohdat 1-3) johdettu alustava listaus ydinpalveluista ja -tuotteista.
Aineiston työstämisessä hyödynnetään kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan motivaatioperustaisia asiakasprofiileita eli Kaupunkilaisprofiileita.
Lisäksi palvelumuotoiluprosessin tuotoksena saadaan laajennuksen ja perusparannuksen tilakuvaus pohjautuen työssä syntyvään palvelukonseptiin, sisältäen mm. toiminnalliset ja tunnelmalliset tilakuvaukset tai suunnitteluperiaatteet, palveluympäristöjen hierarkia ja tilojen keskinäiset riippuvuussuhteet, tavoiteltu kokemus tiloittain, tavoiteltu toiminnallisuus tiloittain. Tilakuvauksen pohjana käytetään alustavaa tilakonseptia. Aiempi kerätty käyttäjätieto hyödynnettävissä työskentelyssä.
Lisäksi mukaan valittava palvelumuotoilutoimisto kutsutaan mukaan Stoan tulevaisuuslaboratorion suunnitteluun ja toimiston toivotaan hyödyntävän ja kehittävän taidelähtöistä menetelmällisyyttä Stoan Tulevaisuuslaboratorion puitteissa. Laboratorion organisointi ja tuottaminen eivät kuulu hankintaan, mutta projektintoimenpiteitä suunnitellessa etsitään synergiaetuja ja suunnitellaan toimenpiteitä yhdessä tulevaisuuslaboratoriotyöryhmän kanssa. Palvelumuotoiluprosessissa toivotaan hyödynnettävän laboratorion avulla kerättyä tietoa työn lopputuloksissa riippumatta tulevaisuuslaboratorion yksittäisten toimien ja tapahtumien toteuttajasta.
Toimivalta
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 12.4.2023, § 50 siirtää hankintojen toimivaltaansa viranhaltijoille Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2. momentin 3. kohdan perusteella siten, että toimialan vs. hallintojohtaja voi päättää hankinnoista 150 000 euroon saakka.
Päätös tullut nähtäväksi 06.10.2023
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta joko tekemällä hankintaoikaisuvaatimuksen tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Jos hankintayksikkö kuitenkin on tehnyt hankintasopimuksen noudattamatta hankintalaissa säädettyä odotusaikaa, valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta muutoksenhakuaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
Dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävien EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 10 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Anne Euramaa, vuorovaikutusasiantuntija, puhelin: 09 310 37007
Essi Eranka, viestintä- ja markkinointipäällikkö, puhelin: 09 310 74342