Terveydenhuollon pienlaitteiden ja -välineiden hankinta

A Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää valita terveydenhuollon pienlaitteiden sekä välineiden toimittajiksi seuraavat toimittajat:

Lisäksi sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää hylätä seuraavat tarjoukset:

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää keskeyttää hankinnan seuraavien osa-alueiden osalta:

Valitut tuotteet ja tarjoajat ilmenevät liitteeltä tarjousvertailut ja tarjousten tiedot (Liite 1). Hylätyt tarjoukset ja tarjousten hylkäämisten syyt ilmenevät liitteeltä hylkäämisten syyt (Liite 2).

Sopimukset ovat määräaikaisia ja ovat voimassa 31.7.2028 saakka. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on syyskuu 2024. Sopimusta voidaan tilaajan niin päättäessä jatkaa kahdella (2) enintään yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella. Optiokaudet voidaan tilaajan harkinnan mukaan ottaa käyttöön myös samalla kertaa.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo optiokaudet mukaan lukien on 2 500 000 euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen kaikkien toimittajien osalta sillä ehdolla, että he toimittavat rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

B Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää oikeuttaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan hankinta- ja sopimusjohtajan

- allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset
- päättämään optiokausien käyttöönotoista
- päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Hankinnan taustaa

Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala hankkii tarpeiden mukaan terveydenhuollon pienlaitteita ja -välineitä toimialan eri yksiköihin Helsingin kaupungin alueella.

Hankinnan kohde

Kilpailutettu hankinta koskee terveydenhuollon pienlaitteiden ja -välineiden hankintaa. Hankinnan tavoitteena on tehdä hankintasopimukset tuotteista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan käyttöön.

Hankinta oli jaettu 35 osa-alueeseen:

Hankintamenettely

Terveydenhuollon pienlaitteiden ja -välineiden hankinnan arvo ylittää lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) tarkoittaman EU-kynnysarvon.

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa, osoitteessa hankintailmoitukset.fi 20.3.2024 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettiin tarjoajien soveltuvuudelle vähimmäisvaatimukset ja määriteltiin hankittavat tuotteet sekä hankittavien tuotteiden laadun ja ominaisuuksien vähimmäisvaatimukset sekä sopimusehdot. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettiin lisäksi muun muassa vaatimukset tarjoajien sosiaaliselle ja ekologiselle vastuullisuudelle. Tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoajilta edellytettiin ympäristönsuojelua ja jätehuoltoa koskevien säädösten ja määräysten noudattamisen ohella kestävän kehityksen periaatteiden noudattamista sekä pyrkimystä edistää ympäristövaikutusten vähentämistä.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa oli määritelty tarjousten valintaperusteet. Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena oli hinta ja laatu kullakin osa-alueella erikseen määritellyillä painoarvoilla.

Tarjouskilpailussa sallittiin osatarjoukset sekä rinnakkaiset tarjoukset. Tarjoajat saattoivat jättää yhden tai useamman tarjouksen yhteen tai useampaan tarjouspyynnön osa-alueeseen.

Tarjoajilla oli tarjousaikana mahdollista esittää hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia tarkentavia lisätietokysymyksiä 3.4.2024 kello 14.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalin kautta. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä yhteensä 35 kysymystä, joihin vastattiin 10.4.2024.

Kysymyksiin vastaamisen jälkeen hankintayksikkö korjasi tarjouspyyntöä ja julkaisi hankinnasta korjatun tarjouspyynnön ja korjatun hankintailmoituksen 10.4.2024. Tarjousten jätön määräaikaa jatkettiin samalla kahdella viikolla 8.5.2024 asti.

Tarjouspyynnössä ja hankintailmoituksessa asetettuun määräaikaan 8.5.2024 kello 14.00 mennessä tarjouksia jättivät seuraavat 18 tarjoajaa.

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 8.5.2024 sähköisestä järjestelmästä.

Hankintayksikön toteuttaman alustavan selvityksen mukaan kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö tarkisti soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle ja tarjottaville tuotteille asetetut vähimmäisvaatimukset sekä muut hankintamenettelyn ehdot.

Tarjousten hylkääminen

Hankintayksikkö hylkäsi tarjouspyynnön ja hankintamenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset ja sulki ne pois tarjouskilpailusta. Hylätyt tarjoukset ja hylkäämisten syyt ilmenevät liitteestä 2.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti, eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Kaikki ne tarjoukset, jotka täyttivät tarjouspyynnössä asetetut ehdottomat vähimmäisvaatimukset ja hankintamenettelyn ehdot, otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä määritellyllä tavalla. Kullekin osa-alueelle oli määritelty hinnan ja laadun painoarvo siten, että hinnan painoarvo saattoi osa-alueittain vaihdella 50 prosentista 100 prosenttiin ja laadun painoarvo 0 prosentista 50 prosenttiin. Niissä osa-alueissa, joissa hinnan painoarvo on 100 prosenttia, laatutekijät on huomioitu tarjouspyynnössä asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa.

Kullakin osa-alueella osa-aluekohtainen vertailuhinta muodostui tarjouksessa annetuista positiokohtaisista yksikköhinnoista kertomalla yksikköhinta kyseisen position arvioidulla vuosittaisella hankittavalla määrällä ja laskemalla näin saadut osa-alueen positioiden vertailuhinnat yhteen. Kullakin osa-alueella halvin vertailuhinta sai osa-alueen hinnan maksimipisteet, muut suhteutettiin halvimpaan.

Niissä osa-alueissa, joissa tarjousten vertailu perustui hinnan lisäksi myös laadun arviointiin, tarjouksen saamat laatupisteet muodostuivat tarjousten ja tuotekatselmoinnin perusteella tehtyyn tuotteen käytettävyyden arviointiin. Käytettävyyttä arvioitiin asteikolla 0–5. Parhaaksi arvioitu tarjous sai 5 arviointipistettä, muut suhteutettiin parhaaseen. Myös puolikkaat pisteet olivat arvioinnissa mahdollisia. Tarjouksen saamat arviointipisteet suhteutettiin vielä kyseisen osa-alueen laadun painoarvoon siten, että 5 pistettä saanut tarjous sai osa-alueen laadun maksimipisteet ja muut vähemmän tarjouspyynnöllä ilmoitetun laskentakaavan mukaisesti.

Tarjoukset vertailtiin osa-alueittain ja tarjousten saamat osa-aluekohtaiset kokonaisvertailupisteet muodostuivat tarjousten osa-aluekohtaisista hinta- ja laatupisteistä. Kullakin osa-alueella eniten pisteitä saaneen tarjouksen jättänyt tarjoaja valittiin sopimustoimittajaksi kyseiselle osa-alueelle.

Osa-alueille 18, 19, 21, 23, 25, 31, 33 ja 35 saatiin kuhunkin ainoastaan yhdet tarjouspyynnön mukaiset ja hankintamenettelyn ehdot täyttäneet tarjoukset. Hankintayksikön näkemyksen mukaan näille osa-alueille saadut tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset olivat hinnaltaan kohtuullisia ja tarjotut tuotteet täyttivät niille tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. Näin ollen näille osa-alueille valittiin sopimustoimittajiksi hyväksyttävät tarjoukset jättäneet tarjoajat.

Hankinnan keskeyttäminen

Hankintalain 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.

Osa-alueelle 12 (oto- ja oftalmoskoopit) ei saatu yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta. Osa-alueille 27, 28, 29 ja 30 (alkometri ammattikäyttöön, alkometri lääkintälaitteeksi hyväksytty, häkämittari sekä lääkesumutin) ei saatu lainkaan tarjouksia.

Hankintayksikkö katsoo, että sillä on perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely osa-alueen 12 osalta, koska tähän osa-alueeseen saatiin neljä tarjousta, mutta yksikään niistä ei ollut tarjouspyynnön mukainen. Hankintayksikkö katsoo, että tarjouspyyntö on osa-alueen 12 osalta ollut epäselvä ja epätarkoituksenmukainen ja hankinta tulee keskeyttää osa-alueen 12 osalta.

Hankintayksikkö katsoo, että sillä on perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely myös osa-alueiden 27, 28, 29 ja 30 osalta, koska näihin osa-alueisiin ei saapunut lainkaan tarjouksia.

Hankintavaltuuksista päättäminen

Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on 12.12.2023 § 260 päättänyt sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista.

Nyt tehtävän terveydenhuollon pienlaitteiden ja -välineiden hankinnan kokonaisarvoksi on arvioitu 2 500 000 euroa. Hankinnan arvo ylittää viranhaltijoiden hankintavaltuudet, minkä vuoksi lautakunta päättää asiasta.

Sopimusten allekirjoittaminen

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä. Esittelijä pitää riittävänä, että sopimukset allekirjoittaa hankinta- ja sopimusjohtaja. Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen), päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä koskeva päätösvalta on hankinta- ja sopimusjohtajalla. Lisäksi on tarkoituksenmukaista, että hankinta- ja sopimusjohtaja voi päättää myös optioiden käyttöönotoista.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun hankinnasta on tehty hankintasopimukset valittujen toimittajien kanssa. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14
päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.