Hankinta, minikilpailutus, työympäristöjen kehittäminen ja sisustussuunnittelu, kaupunginarkisto ja kirjaamo

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankinnan kohteena on työympäristökehittäminen ja sisustussuunnittelu hallinto-osaston tiedonhallintayksikön toimipisteissä, joita ovat kaupunginarkisto sekä asiakirjahallinnon ja asianhallinnan toimitilat Kallion virastotalossa, arkistotilat Meritalossa ja kirjaamon tilat kaupungintalolla.

Kysymys on palvelumuotoilun puitejärjestelyn perusteella tehdystä minikilpailutuksesta. Minikilpailutus toteutettiin palvelumuotoilun puitesopimuksen osa-alue 3, palveluympäristöjen muotoilu, puitteissa (H088-21/HEL 2022-002395 /osa-alue 3). Tarjouspyyntö lähetettiin kaikille osa-alueen 3 puitesopimustoimittajille.

Helsingin kaupunginkanslian tarjouspyynnön, päivätty 14.11.2023, määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 1.12.2023 klo 00:00. Määräaikaan mennessä saapui viisi (5) tarjousta: Agile Work Oy (2661604-9), Design Office Koko 3 Oy (3203099-2), Kuudes Kerros Helsinki Oy (1873202-3), Pentagon Design Oy (1049233-6) ja Rune & Berg Design Oy (2419350-5). Kaikki jätetyt tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjoukset arvioitiin 40% hinta ja 60% laatu suhteella. Hinta- ja laatupisteiden määräytyminen ja laskentatapa oli esitetty tarjouspyynnössä. Tarjousten vertailun perusteella hallintojohtaja päätti hyväksyä Agile Work Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana. Tarjousten vertailu pisteytyksineen toimitettiin tarjoajille päätöksen liitteenä.

Palvelumuotoiluhankintojen puitejärjestelyyn perustuvassa minikilpailutuksessa tarjouksen antaneet Pentagon Design Oy ja Rune Berg Oy ovat määräajassa esittäneet hankintaoikaisuvaatimuksen. Hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu hankintapäätökseen. Oikaisuvaatimuksessa esitetään, että kilpailutuksen voittaneen tarjoajan hinta on liian alhainen suhteessa tarjouspyynnössä esitettyyn suunnittelutyön laajuuteen ja vaativuuteen. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä.

Tarjoaja on vastuussa siitä, että sen tarjous on tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten mukainen. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu edellyttää, että vertailuun hyväksytyt tarjoukset ovat hankinta-asiakirjoissa asetettujen ehtojen, kriteerien, kuvausten ja vaatimusten mukaisia. Agile Work Oy:n tarjous on täyttänyt tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset.

Oikeuskäytännössä katsotaan vakiintuneesti, että hankintayksiköllä on oikeus luottaa tarjouksessa annettuihin tietoihin ja tarjoajan tarjoukseen, jollei hankintayksiköllä ole perusteltua syytä epäillä muuta. Hintatarjouksen antaessaan tarjoaja voi laatia tarjouksen käyttämällä tarkoituksenmukaisiksi katsomiaan kustannuslaskelmia ja hintarakenteita. Alihintaisenkaan tarjouksen antaminen ei ole julkisissa hankinnoissa kiellettyä, kunhan alihintaisuus ei johdu lakisääteisten työnantajavelvoitteiden tai muiden sosiaalisten tai ympäristövelvoitteiden rikkomisesta. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintayksikön velvollisuutena on selvittää poikkeuksellisen alhaiselta vaikuttavan hinnan syitä tarjoajalta. Muissa kuin EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa selvittämisvelvollisuutta ei ole, oikeus sellaiseen kuitenkin on.

Tässä hankinnassa hankintayksikkö arvioi, että kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous on hyväksyttävissä. Hankintayksiköllä ei ollut syytä epäillä annettua hintatarjousta. Näin ollen hankintayksiköllä ei ole perusteita tarjouksen tai tarjoajan hylkäämiseen. Kilpailutuksen voittanut tarjoaja puolestaan vastaa siitä, että tarjottu palvelu on tarjouspyynnön vaatimusten mukainen ja että palvelu voidaan sopimuskauden aikana toteuttaa tarjouspyynnön vaatimusten ja annetun tarjouksen mukaisesti. Hankintayksikkö valvoo palvelun laatua sopimuskauden aikana ja edellyttää, että palvelu toteutetaan sopimusehtojen mukaisesti.

Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta on hallintolain mukaisesti kuultu Agile Work Oy:tä. Kuulemislausuma on tämän esityksen liitteenä. Lausuman perusteella ei ole syytä epäillä, etteikö hankintasopimuksen toteuttaminen tarjotuilla hinnoilla olisi mahdollista.

Hankintayksikkö on noudattanut hankintalaissa hankintamenettelylle asetettuja säännöksiä sekä tarjouspyyntöasiakirjoissa kilpailutukselle asetettuja ehtoja. Hankintapäätös on tehty noudattaen hankintaoikeudellisia periaatteita tarjoajien tasapuolisesta ja syrjimättömästä kohtelusta.

Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.

Keskushallinto Kaupunginkanslia Hallinto-osasto Hallintojohtaja 11.01.2024 § 2

Päätös

Päätöksen perustelut

Lisätiedot

Mervi Alaluusua, johtava asiantuntija, puhelin: 040 5420414

Päätös tullut nähtäväksi 14.03.2024

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.

Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.