Hankinta, minikilpailutus, työympäristöjen kehittäminen ja sisustussuunnittelu, kaupunginarkisto ja kirjaamo

HEL 2024-000222
Asialla on uudempia käsittelyjä
16. / 131 §

Työympäristön kehittämiseen ja sisustussuunnitteluun kohdistuva hankintaoikaisuvaatimus

Helsingin kaupunginhallitus

Päätös

Kaupunginhallitus päätti hylätä Pentagon Design Oy:n ja Rune & Berg Design Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen, joka kohdistuu hallintojohtajan hankintapäätökseen 11.1.2024 § 2.

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Sulje

Hankinnan kohteena on työympäristökehittäminen ja sisustussuunnittelu hallinto-osaston tiedonhallintayksikön toimipisteissä, joita ovat kaupunginarkisto sekä asiakirjahallinnon ja asianhallinnan toimitilat Kallion virastotalossa, arkistotilat Meritalossa ja kirjaamon tilat kaupungintalolla.

Kysymys on palvelumuotoilun puitejärjestelyn perusteella tehdystä minikilpailutuksesta. Minikilpailutus toteutettiin palvelumuotoilun puitesopimuksen osa-alue 3, palveluympäristöjen muotoilu, puitteissa (H088-21/HEL 2022-002395 /osa-alue 3). Tarjouspyyntö lähetettiin kaikille osa-alueen 3 puitesopimustoimittajille.

Helsingin kaupunginkanslian tarjouspyynnön, päivätty 14.11.2023, määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 1.12.2023 klo 00:00. Määräaikaan mennessä saapui viisi (5) tarjousta: Agile Work Oy (2661604-9), Design Office Koko 3 Oy (3203099-2), Kuudes Kerros Helsinki Oy (1873202-3), Pentagon Design Oy (1049233-6) ja Rune & Berg Design Oy (2419350-5). Kaikki jätetyt tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjoukset arvioitiin 40% hinta ja 60% laatu suhteella. Hinta- ja laatupisteiden määräytyminen ja laskentatapa oli esitetty tarjouspyynnössä. Tarjousten vertailun perusteella hallintojohtaja päätti hyväksyä Agile Work Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana. Tarjousten vertailu pisteytyksineen toimitettiin tarjoajille päätöksen liitteenä.

Palvelumuotoiluhankintojen puitejärjestelyyn perustuvassa minikilpailutuksessa tarjouksen antaneet Pentagon Design Oy ja Rune Berg Oy ovat määräajassa esittäneet hankintaoikaisuvaatimuksen. Hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu hankintapäätökseen. Oikaisuvaatimuksessa esitetään, että kilpailutuksen voittaneen tarjoajan hinta on liian alhainen suhteessa tarjouspyynnössä esitettyyn suunnittelutyön laajuuteen ja vaativuuteen. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä.

Tarjoaja on vastuussa siitä, että sen tarjous on tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten mukainen. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu edellyttää, että vertailuun hyväksytyt tarjoukset ovat hankinta-asiakirjoissa asetettujen ehtojen, kriteerien, kuvausten ja vaatimusten mukaisia. Agile Work Oy:n tarjous on täyttänyt tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset.

Oikeuskäytännössä katsotaan vakiintuneesti, että hankintayksiköllä on oikeus luottaa tarjouksessa annettuihin tietoihin ja tarjoajan tarjoukseen, jollei hankintayksiköllä ole perusteltua syytä epäillä muuta. Hintatarjouksen antaessaan tarjoaja voi laatia tarjouksen käyttämällä tarkoituksenmukaisiksi katsomiaan kustannuslaskelmia ja hintarakenteita. Alihintaisenkaan tarjouksen antaminen ei ole julkisissa hankinnoissa kiellettyä, kunhan alihintaisuus ei johdu lakisääteisten työnantajavelvoitteiden tai muiden sosiaalisten tai ympäristövelvoitteiden rikkomisesta. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintayksikön velvollisuutena on selvittää poikkeuksellisen alhaiselta vaikuttavan hinnan syitä tarjoajalta. Muissa kuin EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa selvittämisvelvollisuutta ei ole, oikeus sellaiseen kuitenkin on.

Tässä hankinnassa hankintayksikkö arvioi, että kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous on hyväksyttävissä. Hankintayksiköllä ei ollut syytä epäillä annettua hintatarjousta. Näin ollen hankintayksiköllä ei ole perusteita tarjouksen tai tarjoajan hylkäämiseen. Kilpailutuksen voittanut tarjoaja puolestaan vastaa siitä, että tarjottu palvelu on tarjouspyynnön vaatimusten mukainen ja että palvelu voidaan sopimuskauden aikana toteuttaa tarjouspyynnön vaatimusten ja annetun tarjouksen mukaisesti. Hankintayksikkö valvoo palvelun laatua sopimuskauden aikana ja edellyttää, että palvelu toteutetaan sopimusehtojen mukaisesti.

Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta on hallintolain mukaisesti kuultu Agile Work Oy:tä. Kuulemislausuma on tämän esityksen liitteenä. Lausuman perusteella ei ole syytä epäillä, etteikö hankintasopimuksen toteuttaminen tarjotuilla hinnoilla olisi mahdollista.

Hankintayksikkö on noudattanut hankintalaissa hankintamenettelylle asetettuja säännöksiä sekä tarjouspyyntöasiakirjoissa kilpailutukselle asetettuja ehtoja. Hankintapäätös on tehty noudattaen hankintaoikeudellisia periaatteita tarjoajien tasapuolisesta ja syrjimättömästä kohtelusta.

Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.

Sulje

Keskushallinto Kaupunginkanslia Hallinto-osasto Hallintojohtaja 11.01.2024 § 2

Päätös

Hallintojohtaja päätti hyväksyä Agile Work Oy:n tarjouksen koskien kaupunginarkiston ja kirjaamon työympäristöjen kehittämistä ja sisustussuunnittelua.

Hankinnasta tehdään erillinen toimeksiantosopimus valitun palveluntuottajan kanssa.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on 16 865,00 euroa (alv 0 %).

Päätöksen perustelut

Hankinnan kohteena on työympäristökehittäminen ja sisustussuunnittelu hallinto-osaston tiedonhallintayksikön toimipisteissä, joita ovat kaupunginarkisto sekä asiakirjahallinnon ja asianhallinnan toimitilat Kallion virastotalossa, arkistotilat Meritalossa ja kirjaamon tilat kaupungintalolla.

Minikilpailutus toteutettiin palvelumuotoilun puitesopimuksen osa-alue 3, palveluympäristöjen muotoilu, puitteissa (H088-21/HEL 2022-002395 /osa-alue 3). Tarjouspyyntö lähetettiin kaikille osa-alueen 3 puitesopimustoimittajille.

Helsingin kaupunginkanslian tarjouspyynnön, päivätty 14.11.2023, määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 1.12.2023 klo 00:00. Määräaikaan mennessä saapui viisi (5) tarjousta: Agile Work Oy (2661604-9), Design Office Koko 3 Oy (3203099-2), Kuudes Kerros Helsinki Oy (1873202-3), Pentagon Design Oy (1049233-6) ja Rune & Berg Design Oy (2419350-5).

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjoajien kelpoisuus on tarkistettu palvelumuotoilun puitesopimuksen kilpailutuksen (H088-21/HEL 2022-002395 /osa-alue 3) yhteydessä.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Kaikki jätetyt tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjoukset arvioitiin 40% hinta ja 60% laatu suhteella. Hinta- ja laatupisteiden määräytyminen ja laskentatapa oli esitetty tarjouspyynnössä.

Tarjousten vertailun perusteella hallintojohtaja päätti hyväksyä Agile Work Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisuista kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu kansliapäällikön päätökseen Kaupunginkanslian viranhaltijoiden hankintaoikeuksista 11.12.2023 § 169.

Lisätiedot

Mervi Alaluusua, johtava asiantuntija, puhelin: 040 5420414

mervi.alaluusua@hel.fi
Sulje

Päätös tullut nähtäväksi 14.03.2024

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.

Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.

Sulje

Esittelijä

kansliapäällikkö
Jukka-Pekka Ujula

Lisätietojen antaja

Mervi Alaluusua, johtava asiantuntija, puhelin: 040 5420414

mervi.alaluusua@hel.fi