Hankinta, apuvälinepalveluiden apuvälineiden huolto- ja korjauspalvelut, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialat,

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Johtava kuntoutussuunnittelija ********** hankinta-asiantuntija ********** ja hankinta-asiantuntija ********** ovat kutsuttuina asiantuntijoina.

Hankinnan taustaa

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan apuvälinepalvelut vastaa perustason apuvälinepalvelusta yli 16-vuotiaille helsinkiläisille. Apuvälinepalvelu on lakisääteinen terveydenhuollon palvelu (terveydenhuoltolaki 1326/2010, 29 §), joka pitää sisällään apuvälinetarpeen arvioinnin, apuvälineen sovituksen ja lainaamisen, käytön seurannan ja huoltamisen. Apuvälinepalvelut kierrättää hankkimansa apuvälineet pesten, tarkastaen ja tarvittaessa huoltaen ne ennen seuraavaa lainausta.

Laissa lääkinnällisistä laitteista (719/2021) edellytetään, että ammattimaisesti laitteita huoltavan tai asentavan henkilön tulee noudattaa muun muassa valmistajan antamia tietoja ja ohjeita laitteen kuljetuksesta, säilytyksestä, asennuksesta, huollosta, tietoturvallisuudesta, päivityksistä ja muusta laitteen käsittelystä. Henkilön on varmistuttava siitä, että luovuttaessaan lääkinnällisen laitteen loppukäyttäjälle laite on siinä kunnossa, missä valmistaja on tarkoittanut laitetta käytettävän. Laite on tarvittaessa huollettava asianmukaisesti ennen luovutusta.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan apuvälinepalvelut ja Helsingin kaupunkiympäristön toimiala ovat tehneet yhteistyötä vuodesta 2008, kun apuvälinepalvelut perustettiin. Kaupunkiympäristön toimialan apuvälinetiimi on kahdeksan työntekijän kokoinen apuvälinetiimi, jonka vastuulla on tiettyjen apuvälineiden huollot ja korjaukset. Nykyisestä huoltopalvelusta maksetaan kiinteä hinta kaupunkiympäristön toimialan työvoimakustannuksiin perustuen. Kaupunkiympäristön toimialan apuvälinetiimin tekemien huoltojen lisäksi apuvälinepalvelut hankkii tiettyjen apuvälineiden huolto- ja korjauspalvelut ulkopuolisilta palveluntuottajilta. Vuosittaiset kokonaiskustannukset apuvälinehuolloille ovat viime vuosina olleet noin 800 000 euroa. Kaupunkiympäristön toimialan osuus vuonna 2023 on ollut noin 440 000 euroa. Kaupunkiympäristön toimialalle maksettavat korvaukset jäävät pois 6 kuukautta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta. Emme hanki jatkossa huoltoja muilta kun valitulta palveluntuottajalta, jolloin nykyiset kustannukset jäävät kokonaisuudessaan pois.

Apuvälineiden tarvitsijoiden määrä kasvaa tasaisesti vuosittain. Yli 75-vuotiaiden lukumäärä Helsingissä kasvaa vielä tämän vuosikymmenen aikana 53 000 asukkaasta noin 70 000 asukkaaseen. Apuvälineiden huoltopalvelun tarve kasvaa samassa suhteessa jakelussa olevien apuvälineiden kanssa.

Huoltopalvelun kilpailutus

On tarpeellista keskittää huoltotoiminta toimijalle, jonka ydinosaaminen kattaa koko huoltoprosessin ja sen hallinnoinnin. Yhdellä apuvälinehuoltojen palveluntuottajalla voidaan taata korjaus- ja huoltopalveluiden laadun tasaisuus, erilaisten apuvälineiden huoltovalmius sekä vaadittu erityisosaaminen. Palvelu on räätälöitävissä nykyistä tarvetta ja tulevaisuuden tarpeita vastaavaksi, ja pitkäaikaisella kumppanilla palvelua voidaan kehittää ja parantaa kauaskantoisesti.

Kokonaispalveluna tuotettavan huolto- ja korjauspalvelun keskittäminen yhdelle palveluntuottajalle mahdollistaa yhtenäisen palveluketjun, joka on asiakkaalle selkeä. Ulkopuolisella palveluntuottajalla on valmiudet tuottaa tarkoituksen- ja tarpeenmukaista, kustannustehokasta sekä oikea-aikaista palvelua kokonaisuutta tarkastellen.

Ulkopuoliselta palveluntuottajalta hankitusta palvelusta maksetaan tosiasiallisesti hankitusta palvelusta, eikä hankitusta työvoimasta kuukausikustannuksena. Huolto- ja korjauspalvelun keskittämisellä kustannukset pysyvät tasaisina ja ovat ennustettavissa.

Huoltotoimintaan ja apuvälineisiin perehtynyt palveluntuottaja kykenee tarjoamaan johtamisosaamista, ohjausta, valmiita prosesseja, työnjakoa ja muita tärkeitä toimintamalleja huoltoon. Apuvälinehuoltoja suorittavia henkilöitä johdetaan alaa tuntevien osaajien toimesta. Alan erityispiirteet tulevat huomioiduksi, ja toiminta on ennakkoon suunniteltavissa.

Sopimuksella määritellään palvelun tavoitetasot, joiden noudattamatta jättämisestä voidaan sanktioida palveluntuottajaa. Palveluntuottajan intresseissä on varmistaa, että henkilöstöresursointi on tarkoituksenmukaista ja kustannustehokkuuteen tähtäävää. Huoltohenkilöstön osaamispohjaa ja monitaitoisuutta pystytään kehittämään.

Huolto- ja korjauspalveluiden koordinointitarve vähenee hankinnan myötä, jolloin apuvälineprosessi sujuvoituu.

Apuvälineiden ja apuvälineiden käyttäjien määrä Helsingissä jatkaa kasvuaan. Apuvälineiden huoltoprosessi vaatii uudistamista ja kehittämistä. Yhdellä pitkäaikaisella sopimuskumppanilla saavutetaan kustannustehokas ja asiakaslähtöinen huoltopalvelu.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan apuvälinepalvelujen perustason apuvälineiden huolto- ja korjauspalvelut kokonaispalveluna. Huollot, määräaikaishuollot ja korjaukset toteutetaan apuvälineiden valmistajien huolto-ohjelmia, toimialan huolto-ohjelmia ja asiaan liittyvää lainsäädäntöä noudattaen (muun muassa sosiaali- ja terveysministeriön asetus lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineiden luovutuksesta 1326/2011 ja laki lääkinnällisistä laitteista 719/2021). Palveluun kuuluu huoltojen ja korjausten lisäksi asiakaspalvelu puhelimitse, huoltojen koordinointi ja huoltotoimenpiteiden kirjaaminen toimialan apuvälinepalvelujen järjestelmään.

Palveluntuottaja sitoutuu vastaamaan kokonaispalvelusta koko sopimuskauden ajan. Sopimuskausi on aluksi määräaikainen kolmenkymmenenkuuden (36) kuukauden ajan, minkä jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Tavoiteaikataulu palvelun käynnistämiselle on vuoden 2024 aikana.

Palvelu käynnistetään kahden (2) kuukauden siirtymäajalla, jolloin sekä nykyinen että uusi palveluntuottaja tuottavat palvelua. Siirtymäajasta laaditaan palveluntuottajan ja toimialan välisenä yhteistyönä suunnitelma kouluttamisesta ja toiminnan käynnistämisestä. Tämän jakson aikana palveluntuottajan henkilöstö koulutetaan nykyisen palveluntuottajan toimesta huoltojen sisältöön ja järjestelmien käyttöön sekä laaditaan yhteistyössä suunnitelma tulevalle sopimuskaudelle. Kouluttamisjaksosta palveluntuottaja voi laskuttaa tehdystä työstä sopimuksen mukaisesti. Siirtymäajan jälkeen palveluntuottaja vastaa täysimääräisesti palvelun tuottamisesta.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 3 200 000 euroa 48 kuukauden mukaan arvioituna. Sopimuksen kesto on 36 kuukautta, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Tarjouskilpailu

Hankinnasta järjestetään tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) mukaisella avoimella menettelyllä.

Kilpailutuksella valitaan yksi (1) palveluntuottaja.

Esityksen liitteenä olevissa tarjouspyyntöasiakirjoissa (liitteet 1−4) esitetään ehdottomat vähimmäisvaatimukset tuotettavalle palvelulle sekä palveluntarjoajille. Ehdottomien vähimmäisvaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Palvelun laatu ja tarjousten vertailuperuste

Tarjousten vertailuperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, jossa hinnan painoarvo on 100 prosenttia kokonaisvertailupisteistä. Laadulliset kriteerit otetaan huomioon asettamalla hankinnan kohteena olevalle palvelulle tiukat vähimmäisvaatimukset.

Esitys tarjouspyyntöasiakirjoiksi on liitteinä 1−4 (palvelukuvaus, sopimusluonnos, tietosuoja- ja salassapitoliite, tarjouspyyntöluonnos). Hankintalain 60 §:n ja 138 §:n mukaan hankintailmoitusta ei saa julkaista muualla ennen kuin se on julkaistu julkisten hankintojen internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun), joten tarjouspyyntöasiakirjoja ei julkaista internetissä esityslistan liitteenä.

Tehtävä sopimus

Palvelun perussopimuskausi on 36 kuukautta sopimuksen allekirjoittamisesta. Perussopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt apuvälinehuoltojen määrät perustuvat aiempien vuosien lukuihin, eivätkä ne sido Helsingin kaupunkia. Palvelu toteutuu tarpeen mukaan.

Hankintavaltuudet

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on 12.12.2023 § 260 päättänyt toimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista siten, että sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan osalta vahvistettu hankintaraja on 500 000 euroa. Nyt tehtävällä päätöksellä lautakunta oikeuttaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, jonka laskennallinen arvo on enemmän kuin 500 000 euroa.

Hankinnasta solmittavat sopimukset ja sopimusten allekirjoittaja

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä. Esittelijä pitää riittävänä, että sopimukset allekirjoittaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtaja.

Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen), päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä koskeva päätösvalta on sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajalla.

Päätös tullut nähtäväksi 15.02.2024

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Pöytäkirjan 25, 26, 27, 28 (A), 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 ja 38 §:t.

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Pöytäkirjan 28 § (B).

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.