Hankinta, kulttuurikeskusten turvallisuuspalvelut, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Kulttuurikeskusten turvallisuuspalveluiden hankinta
Päätös
Kulttuurijohtaja päätti hankkia kulttuurikeskusten turvallisuuspalvelut Palmia Oy:ltä tarjouspyynnössä ilmoitettujen ehtojen mukaisesti arvonlisäverottomaan kokonaishintaan enintään 5 300 000 euroa. Hinta sisältää mahdollisen optiokauden.
Hankinnan sopimuskausi on 1.9.2024–31.12.2025. Hankinta sisältää lisäksi mahdollisuuden yhteen (1) kahden (2) vuoden pituiseen optiokauteen vuosille 2026 ja 2027.
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta oikeutti kulttuurijohtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen ja tekemään siihen tarvittaessa vähäisiä muutoksia.
Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Päätöksen perustelut
Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala hankkii paikallis- ja hälytys- sekä vartiointipalveluita kulttuuritaloille: Annantalo, Caisa, Kanneltalo, Malmitalo, Stoa,Vuotalo sekä Savoy-teatterille. Jokaisella kohteella on oma erityinen painotuksensa ja tuotettavat sisällöt ja palvelut vaihtelevat talokohtaisesti, myös talojen toimintaympäristöt ja kohderyhmät ovat erilaisia ja sen vuoksi tällä hetkellä ilmoitettuihin vuoroihin ja tuntimääriin muutokset ovat mahdollisia.
Hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Hankinnan toteuttamiseksi järjestettiin kilpailutus soveltaen hankintalain 26 § EU kynnysarvon ylittäviä muita erityispalveluja koskevien palveluhankintojen osalta koskevia säännöksiä. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on esitetty tarjoajan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset ja niiden täyttymisen selvittämiseksi vaaditut liitteet. Hankintayksikön erikseen määrittelemien vähimmäisvaatimusten lisäksi tarjoajan on täytettävä ESPD-lomakkeella vaaditut edellytykset ja kaikki tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja velvoitteet.
Kilpailutuksesta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ”Kulttuurikeskusten turvallisuuspalvelut 494982 HEL 2024–001769”. Hankinnasta on 12.4.2024 lähetetty julkaistavaksi EU-hankintailmoitus TED (Tenders Electronic Daily) -tietokannassa sekä kansallisessa HILMA-ilmoituskanavassa (www.hankintailmoitukset.fi).
Kilpailutuksessa 494982 HEL 2024-001769 Kulttuurikeskusten turvallisuuspalvelut olleiden teknisten ongelmien vuoksi TED rajapinta ei vastaanottanut ilmoituksia Hilmasta, eikä EU-ilmoitusten lähettäminen TEDiin onnistunut TEDissä olevien häiriöiden vuoksi määräajassa. Tämän vuoksi alkuperäisessä tarjouspyynnössä esitetyt määräajat lisäkysymyksille ja tarjousten jättämiselle vaativat uuden ilmoituksen ja uudet määräajat. Hankintailmoitus ”Kulttuurikeskusten turvallisuuspalvelut 494982 HEL 2024-001769” hankinnasta lähetettiin uudestaan julkaistavaksi 7.5.2024 EU-hankintailmoitus TED (Tenders Electronic Daily) -tietokannassa sekä kansallisessa HILMA-ilmoituskanavassa (www.hankintailmoitukset.fi) siten, että määräaika tarjousten vastaanottamiselle oli 3.6.2024 kello 12.00.
Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että palveluntuottajaksi valitaan yksi (1) toimittaja.
Tarjouspyyntö ja sen liite hankinnan kohteen kuvaus ovat tämän päätöksen liitteenä 1–2.
Saadut tarjoukset
Määräaikaan 3.6.2024 klo 12.00 mennessä tarjouksia saapui yhteensä viisi (5): Avarn Security Oy, Etelä-Suomen Vartiointi Oy, Palmia Oy, Securitas Oy ja STSEC Ky.
Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjouksen tarkistus
Tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusehtojen täyttymisen ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksen yhteydessä todettiin, että kaikki tarjoukset täyttävät niille asetetut vähimmäisvaatimukset.
Tarjousten vertailu
Tarjousten vertailussa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta, jossa vertailuperusteena olivat hintatekijät 70 pistettä ja palvelun laatutekijät arvoltaan 30 pistettä.
Laatuvertailuperusteina ovat kuvaukset tarjoajan haltuunottosuunnitelmasta kaikista kulttuurikeskuksista ja Savoy-teatterista. Tarjoushinnat pyydettiin kiinteinä yksikköhintoina palvelukohtaisesti, kokonaisvertailuhinta on vertailutekijä. Tarjousten laatukriteerit pisteytettiin vähimmäisvaatimusten täyttävien tarjoajien toimittamien haltuunottokuvausten perusteella seuraavasti:
5 p. = saa kun kuvaus on kuvattu yleisellä tasolla, mutta kuvaus ei ole yksityiskohtainen eikä sitä ole kohdennettu tilaajan kohteen tarpeisiin.
20 p. = saa kun haltuunottokuvauksessa on esitetty lista asioista, joita tulee käsitellä yhteistoiminnassa asiakkaan kanssa sekä toimenpiteet palvelun käynnistämiseen liittyen mm. resurssoinnin kohteisiin. Aikataulu haltuunotosta on kuvattu. Haltuunottokuvaus on realistinen ja toteutuskelpoinen.
30 p. = saa kun haltuunottokuvauksessa on kaikki edellä kuvatut asiat, mutta siinä on lisäksi osattu ottaa huomioon erinomaisesti ko. kohteiden erityispiirteet ja siten, että se tuottaa lisäarvoa tilaajalle.
Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä 3.
Kokonaistaloudellisesti edullisimman hinta-laatusuhteeltaan parhaimman tarjouksen perusteella valituksi tulee Palmia Oy.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla tarjouspyynnön liitteenä olleen sopimusluonnoksen mukaisella sopimuksella.
Sopimuksessa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (Jyse-ehdot Palvelu, huhtikuu 2022).
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianomaisille hankintaa koskevan päätöksen tekemisen yhteydessä.
Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.
Julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan mukaan salassa pidettäviä ovat asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisestä liikesalaisuudesta, samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja muusta vastaavasta yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa.
Vertailuhinta ei kuitenkaan koskaan voi olla salainen, mutta jos hankinnassa on kysytty yksikköhintoja, tieto näistä hinnoista voi sitä vastoin olla liike- ja ammattisalaisuus.
Toimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 9.4.2024 § 55 oikeuttaa kulttuurin ja vapaa-ajan kulttuurijohtajan tekemään hankinnasta kulttuurikeskusten turvallisuuspalvelut päätöksen ja allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavan sopimuksen sekä päättämään optiokauden käyttöönotosta.
Päätös tullut nähtäväksi 03.07.2024
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Niina Lammi, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 20573
Sami Hulkkonen, riskienhallinta- ja turvallisuuspäällikkö, puhelin: 09 31027950