Hankinta, DPS, sisäinen kilpailutus, Harrastamisen Suomen malli, digitaalinen ja muu harrastustoiminta, lukuvuosi 2024–25, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Toimialajohtaja päätti valita Harrastamisen Suomen mallin digitaalisen ja muun harrastustoiminnan puitesopimustoimittajiksi ajalle 01.08.2024–31.05.2025 seuraavat toimijat:

3feR Oy, Asad Friigym Oy, Break the Fight Oy, Evenio Oy, Helsingin 4H-yhdistys ry, Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys r.y., Helsingin Nuorten Naisten Kristillinen Yhdistys ry, Helsingin yliopisto, Helsinki Street Chess ry, Incoach Oy, Kehittämisosuuskunta Liito ry, Kielikoulu Masto Oy, Kiven alla Oy, Koodikaverit Oy, Käpylän Shakkikerho ry, Learning Fun The Kids Club, Leirikesä ry, Leos HopLop Oy, Luontoliiton Uudenmaan piiri ry, Mahistuki Oy, Norr om Stan rf, Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys ry, School of Gaming Galactic Oy, Siltamäen Nuorisoseura ry, Stadin Nuorisoseurat ry, Suomen sarjakuvaseura ry, Tiedon julkistamisen kulttuuritehdas ry, XRoc Gaming Oy, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Maaria Klemetti, Yksityinen elinkeinonharjoittaja QJ:DIASPORASSA, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Saara Malmström

Toimialajohtaja päätti hylätä Asad Friigym Oy tarjouksen osa-alueelta muu laji, Helsinki Street Chess ry tarjouksen osa-alueilta digitaaliset pelit ja koodaus, ruokaharrastus, eläin- ja luontoharrastus, Tiedekeskussäätiö sr tarjouksen osa-alueelta muu laji, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Joshua Matthew Cockroft tarjouksen osa-alueelta muu laji hinnaltaan liian korkeana tarjouksena tarjouspyynnön ehtojen vastaisena.

Osa-alueiden kohdalta, joissa valituiksi tulevilta tarjoajilta ei saada riittävästi harrastustoimintaa, toimialajohtaja oikeuttaa Nuorisopalveluiden Läntisen alueen aluepäällikön valitsemaan sopivimmat tarjoajat näihin osa-alueen kohteisiin suoraa hankintaa käyttäen.

Samalla toimialajohtaja päätti oikeuttaa Nuorisopalveluiden Läntisen alueen aluepäällikön allekirjoittamaan hankintasopimukset ja lisäksi oikeuttaa Nuorisopalveluiden Läntisen alueen projektipäällikön tilaamaan harrastustoimintaa enintään 470 000 eurolla ilman arvonlisäveroa.

Hankintasopimukset sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin allekirjoitettavalla sopimuksella. Sopimuskausi alkaa 1.8.2024.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala toteuttaa ajalla 1.8.2024–31.5.2025 koko toimialan kattavan Harrastamisen Suomen malli Helsingissä toimintamallin, jonka kokonaisbudjetti on 1 400 000 euroa. Hankkeen koordinoinnista, hallinnosta ja taloudesta vastaa nuorisopalvelukokonaisuus (Haj 29.1.2024, 3 §, tiliöinnin tunniste HEL-2024-001434).

Helsingin kaupunki on 6.9.2021 perustanut harrastustoimintapalvelujen hankintaa varten dynaamisen hankintajärjestelmän Tarjouspalvelu-hankintapalvelussa. Hankintajärjestelmä on jaettu kolmeen (3) luokkaan: 1) liikunnallinen harrastustoiminta ja 2) kulttuurinen ja 3) digitaalinen ja muu harrastustoiminta. Dynaaminen hankintajärjestelmä on voimassa 30.6.2024 asti.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, ”hankintalaki”) 49.2 §:n mukaan hankintajärjestelmän sisäisissä kilpailutuksissa tulee noudattaa rajoitettua menettelyä. Hankintayksikkö on 21.3.2024 julkaissut puitesopimusjärjestelyä koskevan tarjouspyynnön digitaalisen harrastustoiminnan järjestämisestä. Sisäiseen kilpailutukseen ovat voineet jättää tarjouksensa kaikki digitaaliseen – ja muut harrastukset koriin hyväksytyt tarjoajat. Tarjousten jättämisen määräaika on ollut 8.4.2024 klo 12:00.

Hankinnan kohteena on digitaalisen ja muun harrastustoiminnan järjestäminen kohderyhmälle 3–9 luokka kaikissa Helsingissä olevissa kouluissa. Tarjouspyyntö on jaettu 4 osa–alueeseen: digitaaliset pelit ja koodaus, ruokaharrastus, eläin- ja luontoharrastus, muu laji (esim. Anime, manga, kielet, tiede, keppihevonen, historia, lautapelit).

Puitesopimus tehdään lukukaudelle 2024–2025. Hankinnan ennakoiduksi arvoksi ilman arvonlisäveroa on arvioitu enintään 470 000 euroa (alv 0 %). Hankintamäärät ovat arvioita, eivätkä ne muodosta ostovelvoitetta. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin, vaan palveluita hankitaan hankintayksikön tarpeen mukaan.

Määräaikaan 8.4.2024 klo 12.00 mennessä hankintayksikkö vastaanotti tarjoukset seuraavilta toimijoilta:

3feR Oy, Asad Friigym Oy, Break the Fight Oy, Evenio Oy, Helsingin 4H-yhdistys ry, Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys r.y., Helsingin Nuorten Naisten Kristillinen Yhdistys ry, Helsingin yliopisto, Helsinki Street Chess ry, Incoach Oy, Kehittämisosuuskunta Liito ry, Kielikoulu Masto Oy, Kiven alla Oy, Koodikaverit Oy, Käpylän Shakkikerho ry, Learning Fun The Kids Club, Leirikesä ry, Leos HopLop Oy, Luontoliiton Uudenmaan piiri ry, Mahistuki Oy, Norr om Stan rf, Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys ry, School of Gaming Galactic Oy, Siltamäen Nuorisoseura ry, Stadin Nuorisoseurat ry, Suomen sarjakuvaseura ry, Tiedekeskussäätiö sr, Tiedon julkistamisen kulttuuritehdas ry, XRoc Gaming Oy, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Joshua Matthew Cockroft, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Maaria Klemetti, Yksityinen elinkeinonharjoittaja QJ:DIASPORASSA, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Saara Malmström

Tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä soveltuvuudelle esitetyt vaatimukset ja olivat tarjouspyynnön mukaiset. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset on esitetty osallistumispyynnössä ja vaatimukset on tarkistettu hyväksyttäessä ehdokas DPS-järjestelmään.

Tarjousten vertailuperusteena on käytetty kokonaistaloudellista edullisuutta. Tarjouspyynnön mukaan kokonaistaloudellisesti edullisimpana tarjouksena pidetään tarjousta, joka on hinnaltaan halvin. Laatu on huomioitu vähimmäisvaatimuksissa. Vertailun perusteella 31 tarjoajaa on valittu puitejärjestelyyn ja tilaukset tehdään tarjousvertailusta muodostuvassa etusijaisuusjärjestyksessä. Yksittäiset hankinnat sopimuskautena tehdään pääsääntöisesti etusijajärjestyksessä ensimmäisenä olevalta tarjoajalta. Mikäli tarjoaja ei pysty tarjoamaan pyydettyjä ryhmiä taikka pystyy tarjoamaan vain osan pyydetyistä harrastusryhmistä, tehdään hankinta niiden ryhmien osalta, joita tarjoaja ei pysty tarjoamaan, seuraavaksi sijoittuneelta jne. Pistevertailun perusteella etusijajärjestyksessä on seuraava:

Digitaaliset pelit ja koodaus

Ruokaharrastus

Eläin- ja luontoharrastus

Muu laji

Hankintayksikkö viittaa edellä mainittuun ja valitsee tarjoajiksi puitesopimusjärjestelyyn edellä mainitut tarjoajat siten, että hankintojen kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa on enintään 470 000 euroa.

Hankintayksikkö hylkää Asad Friigym Oy tarjouksen osa-alueelta muu laji hinnaltaan liian korkeana, Helsinki Street Chess ry tarjouksen osa-alueilta digitaaliset pelit ja koodaus, ruokaharrastus, eläin- ja luontoharrastus hinnaltaan liian korkeana, Tiedekeskussäätiö sr tarjouksen osa-alueelta muu laji hinnaltaan liian korkeana, yksityinen elinkeinonharjoittaja Joshua Matthew Cockroft tarjouksen osa-alueelta muu laji hinnaltaan liian korkeana. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että tilaaja varaa oikeuden hylätä tarjous, mikäli tarjoajan jättämä tarjous on yli 100 euroa ilman arvonlisäveroa harrastustunnilta, tarjoajaa ei hyväksytä toimittajaksi näillä osa-alueilla.

Hankintayksikkö toteaa, ettei se noudata sopimusmenettelyssä odotusaikaa hankintalain 130 § 3 kohdan nojalla.

Toimivalta

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 11.4.2023, § 50 siirtää hankintojen toimivaltaansa viranhaltijoille Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2. momentin 3. kohdan perusteella siten, että toimialajohtaja voi päättää hankinnoista 500 000 euroon saakka.