Hankinta, DPS, sisäinen kilpailutus, Harrastamisen Suomen malli, kulttuurinen harrastustoiminta, lukuvuosi 2024–25, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Toimialajohtaja päätti valita Harrastamisen Suomen mallin kulttuurisen harrastustoiminnan puitesopimustoimittajiksi ajalle 01.08.2024–31.05.2025 seuraavat toimijat:

3feR Oy, Artpreneur Finland Ry, Asad Friigym Oy, Aurinko -música de Latinoamérica ry, Break the Fight Oy, Circus Helsinki Association ry, Dance Forever Ry, E.L.C.C English Language club for children , Föreningen för Drama och Teater, DOT r.f., Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys r.y., Helsinki Street Chess ry, Koulukinoyhdistys -Skolbioförening ry, Kulosaaren taidekoulu Oy, Käpylän Musiikkiopiston Kannatusyhdistys ry, Linnanmäen sirkuskoulun kannatusyhdistys ry, Mahistuki Oy, Meri-Helsingin musiikkiopiston kannatusyhdistys ry, Norr om Stan rf, Nuorten Kuoroliitto ry, Nylands svenska ungdomsförbund rf, Osk Ursa Minor, Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys ry, PopUp ry, Pukinmäen taidetalo ry, School of Gaming Galactic Oy, Siltamäen Nuorisoseura ry, Stadin Nuorisoseurat ry, Studio Lasifaasi Oy, Suomen sarjakuvaseura ry, Taito Etelä-Suomi ry, Teatterikoulu ILMI Ö osk, Toimintakeskus Semja ry, Yhteisö tanssii ry, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Klemetti Maaria Anita, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Manual Productions, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Natural Voices, Yksityinen elinkeinonharjoittaja QJ:DIASPORASSA, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Raita Virkkunen, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Saara Malmström

Osa-alueiden kohdalta, joissa valituiksi tulevilta tarjoajilta ei saada riittävästi harrastustoimintaa, toimialajohtaja oikeuttaa Nuorisopalveluiden Läntisen alueen aluepäällikön valitsemaan sopivimmat tarjoajat näihin osa-alueen kohteisiin suoraa hankintaa käyttäen.

Toimialajohtaja päätti hylätä Vapaan taidekoulun kannatusyhdistys ry:n tarjoukset kaikilta osa-alueilta, Mediametka ry:n osa-alueilta animaatio, elokuva ja mediataide, ja muu harrastustoiminta, SATS Finland Oy:n tarjouksen osa-alueelta tanssi, teatteri ja sirkus, Taide- ja käsityöosuuskunta Oivalluksen tarjouksen osa-alueelta muu harrastustoiminta hinnaltaan liian korkeana tarjouksena tarjouspyynnön ehtojen vastaisena.

Samalla toimialajohtaja päätti oikeuttaa Nuorisopalveluiden Läntisen alueen aluepäällikön allekirjoittamaan hankintasopimukset ja lisäksi oikeuttaa Nuorisopalveluiden Läntisen alueen projektipäällikön tilaamaan harrastustoimintaa enintään 470 000 eurolla ilman arvonlisäveroa.

Hankintasopimukset sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin allekirjoitettavalla sopimuksella. Sopimuskausi alkaa 1.8.2024.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala toteuttaa ajalla 1.8.2024–31.5.2025 koko toimialan kattavan Harrastamisen Suomen malli Helsingissä toimintamallin, jonka kokonaisbudjetti on 1 400 000 euroa. Hankkeen koordinoinnista, hallinnosta ja taloudesta vastaa nuorisopalvelukokonaisuus (Haj 29.1.2024, 3 §, tiliöinnin tunniste HEL 2024-001434).

Helsingin kaupunki on 6.9.2021 perustanut harrastustoimintapalvelujen hankintaa varten dynaamisen hankintajärjestelmän Tarjouspalvelu-hankintapalvelussa. Hankintajärjestelmä on jaettu kolmeen (3) luokkaan: 1) liikunnallinen harrastustoiminta ja 2) kulttuurinen ja 3) digitaalinen ja muu harrastustoiminta. Dynaaminen hankintajärjestelmä on voimassa 30.6.2024 asti.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, ”hankintalaki”) 49.2 §:n mukaan hankintajärjestelmän sisäisissä kilpailutuksissa tulee noudattaa rajoitettua menettelyä. Hankintayksikkö on 21.3.2024 julkaissut puitesopimusjärjestelyä koskevan tarjouspyynnön kulttuurisen harrastustoiminnan järjestämisestä. Sisäiseen kilpailutukseen ovat voineet jättää tarjouksensa kaikki kulttuuriseen harrastuskoriin hyväksytyt tarjoajat. Tarjousten jättämisen määräaika on ollut 8.4.2024 klo 12:00.

Hankinnan kohteena on kulttuurisen harrastustoiminnan järjestäminen kohderyhmälle 3–9 luokka kaikissa Helsingissä olevissa kouluissa. Tarjouspyyntö on jaettu 5 osa-alueeseen: kuvataide, animaatio, elokuva ja mediataide, tanssi, teatteri ja sirkus, musiikki ja muu harrastustoiminta (esim. muotoilu, arkkitehtuuri, kädentaidot, kirjallisuus).

Puitesopimus tehdään lukukaudelle 2024–2025. Hankinnan ennakoiduksi arvoksi ilman arvonlisäveroa on arvioitu enintään 470 000 euroa (alv 0 %). Hankintamäärät ovat arvioita, eivätkä ne muodosta ostovelvoitetta. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin, vaan palveluita hankitaan hankintayksikön tarpeen mukaan.

Määräaikaan 8.4.2024 klo 12.00 mennessä hankintayksikkö vastaanotti tarjoukset seuraavilta toimijoilta:

3feR Oy, Artpreneur Finland Ry, Asad Friigym Oy, Aurinko -música de Latinoamérica ry, Break the Fight Oy, Circus Helsinki Association ry, Dance Forever Ry, E.L.C.C English Language club for children , Föreningen för Drama och Teater, DOT r.f., Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys r.y., Helsinki Street Chess ry, Koulukinoyhdistys -Skolbioförening ry, Kulosaaren taidekoulu Oy, Käpylän Musiikkiopiston Kannatusyhdistys ry, Linnanmäen sirkuskoulun kannatusyhdistys ry, Mahistuki Oy, Mediametka ry, Meri-Helsingin musiikkiopiston kannatusyhdistys ry, Norr om Stan rf, Nuorten Kuoroliitto ry, Nylands svenska ungdomsförbund rf, Osk Ursa Minor, Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys ry, PopUp ry, Pukinmäen taidetalo ry, SATS Finland Oy, School of Gaming Galactic Oy, Siltamäen Nuorisoseura ry, Stadin Nuorisoseurat ry, Studio Lasifaasi Oy, Suomen sarjakuvaseura ry, Taide- ja käsityöläisosuuskunta Oivallus, Taito Etelä-Suomi ry, Teatterikoulu ILMI Ö osk, Toimintakeskus Semja ry, Vapaan Taidekoulun kannatusyhdistys ry, Yhteisö tanssii ry, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Klemetti Maaria Anita, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Manual Productions, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Natural Voices, Yksityinen elinkeinonharjoittaja QJ:DIASPORASSA, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Raita Virkkunen, Yksityinen elinkeinonharjoittaja Saara Malmström

Tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä soveltuvuudelle esitetyt vaatimukset ja olivat tarjouspyynnön mukaiset. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset on esitetty osallistumispyynnössä ja vaatimukset on tarkistettu hyväksyttäessä ehdokas DPS-järjestelmään.

Tarjousten vertailuperusteena on käytetty kokonaistaloudellista edullisuutta. Tarjouspyynnön mukaan kokonaistaloudellisesti edullisimpana tarjouksena pidetään tarjousta, joka on hinnaltaan halvin. Laatu on huomioitu vähimmäisvaatimuksissa. Vertailun perusteella 39 tarjoajaa on valittu puitejärjestelyyn ja tilaukset tehdään tarjousvertailusta muodostuvassa etusijaisuusjärjestyksessä. Yksittäiset hankinnat sopimuskautena tehdään pääsääntöisesti etusijajärjestyksessä ensimmäisenä olevalta tarjoajalta. Mikäli tarjoaja ei pysty tarjoamaan pyydettyjä ryhmiä taikka pystyy tarjoamaan vain osan pyydetyistä harrastusryhmistä, tehdään hankinta niiden ryhmien osalta, joita tarjoaja ei pysty tarjoamaan, seuraavaksi sijoittuneelta jne. Pistevertailun perusteella etusijajärjestyksessä on seuraava:

Kuvataide

Animaatio, elokuva ja mediataide

Tanssi, teatteri ja sirkus

Musiikki

Muu harrastustoiminta

Hankintayksikkö viittaa edellä mainittuun ja valitsee tarjoajiksi puitesopimusjärjestelyyn edellä mainitut tarjoajat siten, että hankintojen kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa on enintään 470 000 euroa.

Hankintayksikkö hylkää Vapaa taidekoulu ry:n tarjouksen kaikilta osa-alueilta, Mediametka ry:n tarjouksen osa-alueilta animaatio, elokuva ja mediataide, ja muu harrastustoiminta, SATS Finland Oy:n tarjouksen osa-alueelta tanssi, teatteri ja sirkus, Taide- ja käsityöosuuskunta Oivalluksen tarjouksen osa-alueelta muu harrastustoiminta tarjoushinnaltaan liian korkeana. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että tilaaja varaa oikeuden hylätä tarjous, mikäli tarjoajan jättämä tarjous on yli 100 euroa ilman arvonlisäveroa harrastustunnilta, tarjoajaa ei hyväksytä toimittajaksi.

Hankintayksikkö toteaa, ettei se noudata sopimusmenettelyssä odotusaikaa hankintalain 130 § 3 kohdan nojalla.

Toimivalta

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 11.4.2023, § 50 siirtää hankintojen toimivaltaansa viranhaltijoille Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2. momentin 3. kohdan perusteella siten, että toimialajohtaja voi päättää hankinnoista 500 000 euroon saakka.