Sosiaalihuollon palveluissa syntyneen potilas- ja asiakastiedon arkistoinnin ratkaisu

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti käytöstä poistuvien asiakas- ja potilastietojärjestelmissä syntyneiden tietojen arkistoinnista seuraavasti:

- Pegasos-järjestelmän sosiaalihuollon palveluissa syntynyt sekä potilas- että asiakastieto arkistoidaan Kannan vanhojen potilastietojen arkistoon.

- Effica YPH -järjestelmän sosiaalihuollon palveluissa muodostuneet asiakasasiakirjat arkistoidaan pääsääntöisesti Kanta-palveluiden arkistoon sosiaalihuollon asiakasasiakirjoina ja vanhojen potilastietojen arkistoon arkistoidaan vain ne asiakirjat, jotka voidaan yksiselitteisesti katsoa terveydenhuollon asiakirjoiksi.

- Hoitorekisterin tiedot arkistoidaan Helsingin kaupungin digitaaliseen arkistointiratkaisuun.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla on vanhoja asiakas- ja potilastietojärjestelmiä, jotka on korvattu Apotti-järjestelmällä. Vanhojen järjestelmien asiakas- ja potilastiedot arkistoidaan pääsääntöisesti Kanta-palvelujen vanhojen potilastietojen arkistoon ja sosiaalihuollon asiakastietojen arkistoon.

Sosiaalihuollossa on palveluita, joissa toimii sekä terveydenhuollon että sosiaalihuollon ammattilaisia. Näitä palveluita ovat päihdehuolto, lastensuojelu, lapsiperheiden palvelut, kasvatus- ja perheneuvonta, vammaispalvelut sekä ikääntyneiden ja aikuisten asumispalvelut.

Uuden 1.1.2024 voimaan tulleen asiakastietolain (703/2023) 69§ mukaisesti edellä mainituissa palveluissa syntynyt aiempi potilastieto voidaan arkistoida Kanta-palvelujen vanhojen potilastietojen arkistoon. Sosiaalihuollon asiakastieto tulee arkistoida Kanta-palvelujen sosiaalihuollon asiakastietojen arkistoon siitä lukien, kun palvelunantaja on liittynyt valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin lukuun ottamatta 102§:ssa säädettyjä poikkeuksia tietyissä palvelutehtävissä, joiden osalta Kanta-arkistointivelvoite alkaa vasta myöhemmin säännöksessä eriteltyinä ajankohtina.

Vanhoihin asiakas- ja potilastietojärjestelmiin kirjatuista tiedoista valtaosa pystytään teknisesti erottelemaan terveydenhuollon ja sosiaalihuollon tietoihin ja arkistoimaan eriteltyinä. Joiltain osin tietoja on voitu sosiaalihuollon yhteydessä kirjata siten, ettei arkistoinnin vaatimaa erittelyä asiakas- ja potilastietoihin voida tehdä. Taustalla on järjestelmien pitkät elinkaaret ja vuosien saatossa muuttuneet järjestelmien käyttötavat ja eri ammattiryhmien kirjaamiskäytännöt. Joissain tapauksissa erittelyn estävät tietokanta- ja järjestelmätekniset ominaisuudet. Erittelyvaikeudet koskevat arviolta n. 10 %:ia koko tietojoukosta, mutta tarkkaa määrittelyä on vaikea tehdä.

Hoitorekisterin osalta on todettu, että Kanta-arkistoinnin toteuttaminen ei ole todennäköisesti mahdollista. Tietojen säilymisen turvaamisella on kiire, koska nykyinen käyttöympäristö ei ole enää tietoturvallinen ja asiakastietojen käytettävyys on vaarassa estyä, kun järjestelmä on ilman järjestelmätukea. Tekninen toteutus vaatisi keinotekoisten Kanta-palvelutapahtumien ja metatietoasiakirjojen luomista. Tietojen määrä, vaadittava aikataulu ja teknisen toteutuksen haasteet huomioiden on huomattavan epätodennäköistä, että yksikään tietojärjestelmätoimittaja kykenisi tuottamaan Kanta-arkistoimiseksi vaadittavat palvelut.

Päätöksessä tarkoitettujen järjestelmien arkistointiratkaisua on selvitetty eri näkökulmista ja arkistoinnit toteutetaan käytettävyyden, tiedonsaannin ja rekisteröityjen oikeuksien turvaamisen kannalta kokonaisuutta parhaiten palvelevalla tavalla.

Arkistoitu tieto on katseltavissa Apotti-järjestelmän kautta. Vanhat arkistotiedot ovat vain rekisteripitäjän käytettävissä, eivätkä ne välity OmaKantaan.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan toimivalta rekisterinpitäjänä perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan delegointipäätökseen 17.1.2023 § 12.