Hankinta, puitejärjestely, erityishankkeiden rakennuttaminen ja asiantuntijapalvelut 2024-2026, kaupunkiympäristön toimiala

Kaupunkiympäristön toimialan Tilat-palvelun yksikönpäällikkö päätti keskeyttää osa-alueen 6 hankinnan.

Kaupunkiympäristön toimialan Tilat-palvelun yksikönpäällikkö päätti sulkea CreaCon Oy:n tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Kaupunkiympäristön toimialan Tilat-palvelun yksikönpäällikkö päätti hylätä Sweco Oy:n pyynnön ottaa saapumatta jäänyt osallistumishakemus tarjouskilpailussa huomioon.

Kaupunkiympäristön toimialan Tilat-palvelun yksikönpäällikkö päätti kutsua Erikoishankkeiden rakennuttamispalveluiden puitejärjestelyä koskevaan neuvottelumenettelyyn seuraavat yritykset:

Osa-alue 1 (Arkkitehtonisesti erityisen vaativien uudisrakennus- ja laajennushankkeiden rakennuttamistehtävät)

Osa-alue 2 (Erityisen vaativien perusparannushankkeiden rakennuttamistehtävät)

Osa-alue 3 (Elinkaarimallilla toteutettavien hankkeiden valmistelu ja ohjaus)

Osa-alue 4 (Vuokramallilla toteutettavien hankkeiden valmistelu ja ohjaus)

Osa-alue 5 (SR-mallilla toteutettavien hankkeiden valmistelu ja ohjaus)

Osa-alue 7 (Eri hankkeiden rakennuttamisen tukena käytettävät erityisasiantuntijapalvelut)

Osa-alue 8 (Projektinjohtomallilla toteutettavien hankkeiden valmistelu ja ohjaus)

Arvio hankinnan kokonaisarvosta sopimuskaudella optiokaudet mukaan lukien on arvonlisäverottomana 18.000.000 euroa.

Hankinnan perustiedot

Hankintayksiöt tilaavat puitejärjestelyn piiriin kuuluvia toimeksiantoja, joiden kohteina ovat pääasiassa Helsingin kaupungin omistamiin ja kaupunkiympäristön toimialan hallinnoimiin julkisiin kiinteistöihin (mm. sosiaali- ja terveystoimen, kasvatuksen ja koulutuksen, kulttuuri-, liikunta- ja nuorisotoimen rakennukset sekä toimisto- ja liikerakennukset) sekä yhteishankintaan osallistuvien muiden osapuolien omistamiin kiinteistöihin kohdistuvat tehtävät.

Puitejärjestely on jaettu kolmeen kokonaisuuteen (A, B ja C) sekä kahdeksaan (8) eri osa-alueeseen seuraavasti:

Kokonaisuus A: Poikkeuksellisen vaativien rakennushankkeiden rakennuttamistehtävät, osa-alueet 1 ja 2

1. Arkkitehtonisesti erityisen vaativien uudisrakennus- ja laajennus-hankkeiden rakennuttamistehtävät

2. Erityisen vaativien perusparannushankkeiden rakennuttamistehtävät

Kokonaisuus B: Ulkopuolisen toteutusvastuulla olevien tilahankkeiden valmistelu- ja ohjaustehtävät, osa-alueet 3–5

3. Elinkaarimallilla toteutettavien hankkeiden valmistelu ja ohjaus

4. Vuokramallilla toteutettavien hankkeiden valmistelu ja ohjaus

5. SR-mallilla toteutettavien hankkeiden valmistelu ja ohjaus

Kokonaisuus C: Rakennushankkeiden eritysasiantuntijatehtävät, osa-alueet 6–8

6. Hankesalkun strateginen ohjaus

7. Eri hankkeiden rakennuttamisen tukena käytettävät erityisasiantuntijapalvelut

8. Projektinjohtomallilla toteutettavien hankkeiden valmistelu ja ohjaus

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 31.10.2026 saakka. Sopimuksia on mahdollista jatkaa kahdella optiovuodella.

Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintoina varsinaisen sopimuskauden ajaksi.

Ehdokas on voinut jättää osallistumishakemuksen haluamilleen osa-alueille. Tarjouksen voi antaa vain niille osa-alueille, joille on tullut valituksia tarjoajaksi, ja jonka hankintaneuvotteluihin tarjoaja on osallistunut.

Hankintamenettely

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 14.5.2024 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2024-003966 sekä osallistumishakemusaikana jätettyjen osallistumispyyntöä koskeneiden kysymysten vastauksiin. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 34 § mukaisella neuvottelumenettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.

Hankinnasta on 14.5.2024 julkaistu EU-hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin internet-osoite, josta osallistumispyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityneiden noudettavissa.

Saadut osallistumishakemukset

Määräaikaan 13.6.2024 klo 13.00 mennessä osallistumishakemuksen jätti 12 ehdokasta:

Osa-alueen 6 hankinnan keskeyttäminen

Hankinta voidaan hankintalain 125 §:n mukaan keskeyttää vain todellisesta ja perustelusta syystä. Hankinnan keskeyttämiselle on hankin-talaissa tarkoitettu perusteltu syy.

Hankintayksikkö on harkinnut uudelleen osa-alueen 6 hankinnan sisältöä ja todennut, että hankinta on syytä keskeyttää ja määrittää mahdollisen uuden hankinnan sisältö ja tehtävät toisella tavalla.

Hankintamenettelyn virheellisyyttä ei ole mahdollista korjata kuin keskeyttämällä hankinta ja julkaisemalla uusi tarjouspyyntö.

Osallistumishakemusten tarkistus

Osallistumispyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa vaaditut yritystä koskevat tiedot.

Osallistumispyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Hankintayksikkö on tarkastanut osallistumishakemukset edellä kuva-tuin perustein

Osallistumishakemusten tarkastuksessa havaittiin, ettei CreaCon Oy täytä päävastuullisena tarjoajana osallistumishakemuksessa ehdokkaiden soveltuvuudelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Creacon Oy ei täytä ilmoittamalleen osa-alueelle määriteltyjä liikevaihtovaatimuksia.

Osallistumispyynnön tarjoajien valintaperusteissa on määritetty ehdokkaan tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vähimmäisvaatimukset, jotka tarjoajan tulee täyttää.

Osallistumishakemusten tarkastuksessa todettiin, että Vison Oy:n osa-alueiden 1 ja 2 vähimmäisvaatimuksena esitetyt referenssit eivät täyttäneet asetettuja vähimmäisvaatimuksia, joiden mukaan ehdokas on vastannut arkkitehtonisesti poikkeuksellisen vaativan uudisrakennushankkeen (osa-alue 1) tai poikkeuksellisen vaativan perusparannushankeen rakennuttamistehtävistä hankkeen vaiheissa B-K / HJR18 (Hankkeen johtamisen ja rakennuttamisen tehtäväluettelo, RT 10-11284). Vison Oy:n ei voitu todeta vastanneen tehtäväluettelon mukaisista tehtävistä esittämissään referenssihankkeissa.

Osallistumishakemusten tarkastuksessa todettiin, että CAPEX advisors Oy:n osa-alueen 4 vähimmäisvaatimuksena esitetty referenssi ei täyttänyt asetettuja vähimmäisvaatimuksia, joiden mukaan ehdokas on vastannut tilaajan asiantuntijana Build to Suit -vuokramallilla (BtoS) tai Sale and Lease Back -järjestelyllä (SLB) toteutetun rakennushankkeen toteutuksen valmistelusta ja ohjaamisesta hankkeen alusta loppuun saakka. Kyseinen CAPEX advisors Oy:n referenssihanke on toteutettu elinkaarimallilla (PPP-malli), ei vuokramallilla.

Kaikki muut saadut osallistumishakemukset olivat osallistumispyynnön mukaisia.

Ehdokkaiden valintaperusteet

Hankintailmoituksen mukaan puitejärjestelyn kuhunkin osa-alueeseen valitaan neuvottelumenettelyyn seuraava määrä ehdokkaita:

Mikäli osallistumishakemuksen jättäneitä ja osallistumispyynnön vähimmäisvaatimukset täyttäviä tarjoajia on enemmän kuin yllä mainittu, niin osallistumishakemukset pisteytetään ja eniten pisteitä saaneista ehdokkaista valitaan suuruusjärjestyksessä tarjouskilpailuun. Pisteiden mennessä tasan, ehdokkaat valitaan vaatimusjärjestyksessä, jossa etusijalla on yritysreferensseissä yhteenlaskettuna suurimman hankearvon saavuttanut tarjoajaehdokas.

Osa-alueiden 1, 2, 3, 4 ja 7 osalta hyväksyttäviä ehdokkaita ei ole enemmän kuin mitä neuvotteluihin kutsutaan. Kaikki vähimmäisvaatimukset täyttävät osallistumishakemuksen jättäneet kutsutaan mukaan hankintaa koskeviin neuvotteluihin osa-alueen 1, 2, 3, 4 ja 7 osalta.

Osa-alueiden 5 ja 8 osallistumishakemukset pisteytettiin osallistumispyynnön liitteen 2 mukaisesti. Vertailuperusteina osa-alueella 5 olivat rakennuksen pinta-ala, rakennuskustannukset sekä kuvaus hankkeen tarjouskilpailusta ja arkkitehtonisista ratkaisuista. Osa-alueella 8 vertailuperusteina olivat rakennuksen pinta-ala, rakennuskustannukset sekä kuvaus hankkeen arkkitehtonisesta ja teknisestä haastavuudesta. Referenssihankkeiden ratkaisujen ja haastavuuden arvioinnin suorittivat hankintayksikön nimeämät asiantuntijat. Osa-alueen 5 osalta kutsutaan neuvotteluihin kolme eniten pisteitä saanutta osallistumishakemuksen jättänyttä ja osa-alueen 8 osalta kutsutaan neuvotteluun neljä eniten pisteitä saanutta osallistumishakemuksen jättänyttä.

Neuvottelumenettelyyn valittavilla tarjoajilla ja näiden nimettävillä avainhenkilöillä tulee olla riittävänä pidettävä kokemus vastaavanlaisista hankkeista osallistumispyynnössä tarkemmin esitettyjen perus-teiden mukaisesti.

Neuvottelumenettely suoritetaan hankintailmoituksen mukaisesti.

Osallistumishakemuksen saapumatta jääminen

Sweco Oy:stä ilmoitettiin osallistumishakemusten jättämistä koskevan määräajan jälkeen tilaajalle, että osallistumishakemusta ei ole pystytty toimittamaan Tarjouspalvelussa esiintyneen virheen vuoksi.

Tilaaja pyysi Tarjouspalvelua ylläpitävältä Cloudia Oy:ltä selvitystä tietojärjestelmän toiminnasta ja Sweco Oy:tä koskevista lokitiedoista.

Cloudia on selvityksessään todennut, ettei Tarjouspalvelussa ole ollut häiriötä osallistumishakemuksen lähettämisen aikaan. Lokitietojen perusteella Sweco PM Oy on tarkastellut osallistumishakemuksensa ESPD:llä olevia tietoja noin neljä minuuttia ennen määräajan päättymistä ja tämä on ollut viimeinen tapahtuma. Osallistumishakemusta ei ole lähetetty.

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 8 §:n mukaan sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla. Pykälän esitöiden (HE 17/2002 vp s. 37) mukaan lähettäjä vastaa myös siitä, että viesti tulee perille määräajan kuluessa, jos viestin toimittamiselle on asetettu jokin määräaika.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että osallistumishakemusta ei ole toimitettu Tarjouspalveluun eikä tilaaja ole näin ollen saanut osallistumishakemusta käsiteltäväkseen hankintailmoituksessa esitetyn määräajan kuluessa. Osallistumishakemuksen toimittamatta jättäminen on aiheutunut Sweco Oy:stä johtuvasta syystä ja tilaaja ei saa ottaa menettelyyn ehdokkaita, jotka eivät ole toimittaneet osallistumishakemusta määräaikaan mennessä.

Sweco Oy:n pyyntö hylätään sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 8 §:n ja hankintalain 34 §:n 4 momentin perusteella.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta).

Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 19.12.2023 § 700 mukaan kaikilla kaupunkiympäristön toimialan viranhaltijoilla, joilla on hankintavaltuus, on oikeus keskeyttää hankinta hankinnan arvosta riippumatta.

Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 19.12.2023 § 700) mukaan toimivalta rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä, kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä, innovaatiokumppanuudessa ja dynaamisessa hankintajärjestelmässä ehdokkaiden valinnasta sekä suunnittelukilpailussa osallistujien valinnasta kaupunkiympäristön toimialalla viranhaltijoille, joilla on liitteen 1 perusteella hankintavaltuus.

Kaupunkiympäristön toimialan Tilat-palvelun yksikönpäälliköllä on siten toimivalta päättää keskeyttämisestä ja ehdokkaiden valinnasta.