Valtuutus sähköisestä allekirjoitusroolista Euroopan unionin rahoittamiin rahastoihin ja aloitteisiin, kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö päätti valtuuttaa kaupunginkanslian strategiaosaston erityissuunnittelijan Anna Lehtovaaran sekä erityisasiantuntijan Qiongfang Zhengin toimimaan Euroopan unionin rahoittamien rahastojen ja aloitteiden sähköisissä hallintajärjestelmissä asiointi/nimenkirjoittaja roolissa.

Euroopan unionin rahoittamissa rahastoissa ja aloitteissa on käytössä pelkästään sähköiset hankkeiden hallintajärjestelmät. Hankehakemukset, maksatushakemukset ja raportit täytetään ja toimitetaan liitteineen rahoittajille sähköisesti eikä paperisia asiakirjoja enää pääsääntöisesti vastaanoteta. Hakemusten ja muiden asiakirjojen lähettäminen ja allekirjoittaminen rahoittajille tapahtuu useimmissa sähköisissä järjestelmissä Suomi.fi-palvelun tunnistautumista käyttäen. Sähköinen järjestelmä helpottaa hankkeiden hakumenettelyä, niiden muutos- ja täydentämiskäytäntöjä sekä maksatushakemusten ja raporttien työstämistä ja lähettämistä. On perusteltua, että käytännön hankehakemusten ja muiden asiakirjojen jättäminen sähköisellä alekirjoitusroolilla erilaisiin järjestelmiin tapahtuu valtuutetun valmistelijan toimesta, mutta varsinainen kaupungin päätöksenteko säilyy edelleen hallintosäännön mukaisena.

Helsingin kaupungin pääkäyttäjänä Suomi.fi-palvelun tunnistautumisjärjestelmässä toimii taloushallintopalvelu Talpa, joka hakemuksesta voi myöntää hankevalmistelijoille valmistelijaroolin. Euroopan unionin muut sähköiset hakujärjestelmät toimivat kukin omilla tunnistautumisjärjestelmillään. Strategiaosasto on EU-hankkeita koordinoivana ja päätösvalmistelua hoitavana osastona luonnollinen taho huolehtimaan myös asiakirjojen sähköisestä allekirjoituksesta.

Kansliapäällikkö on päätöksellään 2.10.2023 § 139 valtuuttanut erityisasiantuntija Qiongfang Zhengin toimimaan Euroopan unionin rahoittamien rahastojen ja aloitteiden sähköisissä hallintajärjestelmissä asiointi/nimenkirjoittaja-roolissa 31.8.2024 saakka. Tällä päätöksellä valtuutusta jatketaan toistaiseksi. Lisäksi valtuutukseen on tarpeen lisätä toinen allekirjoittaja esimerkiksi mahdollisten poissaolotilanteiden varalta.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 1 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää, kaupungin puolesta Euroopan unionin rahoituksen hakemisesta. Kansliapäällikkö on päätöksellään 4.8.2021 § 164 siirtänyt Euroopan unionilta haettavaa rahoitusta koskevan toimivallan strategiajohtajalle, joka tekee päätökset miljoonaan euroon asti.