Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus, avustukset vuodelta 2022, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan nuorisojaosto merkitsi tiedoksi raportit vuoden 2022 avustusta saaneiden tilinpidon tarkastuksista.

Toimialan yhteistä avustusten käytön pistokoeluonteista tarkastusmenettelyä jatketaan. Vuoden 2023 avustusten tarkastusten tulokset esitellään nuorisojaostolle vuonna 2025 syyskaudella.

Raportit käydään läpi tarkastettujen yhteisöjen kanssa. Lisäksi jatketaan avustuksien saajien talouden ja hallinnan osaamista edistävää neuvontaa ja ohjausta.

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan keskeisistä tehtävistä. Sitä toteutetaan kolmessa palvelukokonaisuudessa. Vuosittaiset tilinpidon tarkastukset ovat yksi osa toimialan avustusten käytön seurannan laadunvarmistamista ja yhtenäisten toimintatapojen kehittämistä.

Yhteinen tarkastusprosessi toteutettiin nyt viidettä kertaa. Tarkastusraportit esiteltiin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnalle 11.6.2024, § 79. Yhteistä prosessia jatketaan myös vuonna 2025, jolloin vuotta 2023 koskevat avustusten tarkastusraportit esitellään lautakunnalle ja jaostoille.

Kulttuuri- ja kirjastojaoston, liikuntajaoston ja nuorisojaoston avustuksia myönnettäessä noudatetaan Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeita ja palvelukohtaisia kriteereitä sekä kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialan yhteisiä avustusperiaatteita. Nuorisojaoston avustuksia myönnettäessä noudatetaan Nuorisoyhdistysten avustusohjesääntöä.

Tilinpidon tarkastuksen toteutti KPMG Oy, joka suoritti tarkastuksen myös vuonna 2023. Yhdistysten toimintaa tarkasteltiin suhteessa kunkin avustuksen myöntämisperusteisiin/arviointikriteereihin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin. Tarkastus toteutettiin yhteisen palaverin pohjalta sovittujen periaatteiden ja tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Tarkastus kohdistui nuorisojaoston avustusten osalta viiteen yhdistykseen. Kohteet valikoituivat pistokoeluonteisesti avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen ja edustamaan erityyppisiä toimijoita. Kuudennen tilinpidontarkastukseen valitun toimijan tarkastus jouduttiin keskeyttämään yhdistyksen konkurssista johtuvista syistä.

KPMG Oy:n edustajat toimittivat tarkastettaville yhteisöille listan materiaaleista, joita heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Lisäksi avustusvalmistelijat toimittivat tarkastajille avustushakemuksiin ja niiden päätöksiin liittyvän materiaalin.

Tilinpidon tarkastuksen tärkeänä tavoitteena on tarkastustoiminnan ja vuoropuhelun kautta auttaa yhteisöjä kehittämään omaa toimintaansa. Tarkastustoiminnan avulla kumppanuusyksiköissä pystytään kehittämään avustamiseen liittyvää opastusta ja neuvontaa. Kaikki tarkastuksen kohteena olevat yhteisöt saavat omaa toimintaansa koskevan tarkastusraportin, jonka lisäksi nuorisopalvelujen kumppanuusyksikkö käy edellisen vuoden tapaan niin halutessaan jokaisen kanssa keskustelun, jossa voidaan raportin havaintoihin pohjaten sopia kehittämistoimenpiteistä.

Havaintoja tarkastuksesta

Edelliseen tarkastettuun vuoteen 2021 verrattuna, vuoden 2022 avustusten tilinpidontarkastuksessa ei enää noussut esiin koronapandemian vaikutuksia tarkastuksessa mukana olleiden yhdistysten toiminnassa. Sekä avustusten käyttö että niiden selvittäminen vaikuttivatkin siirtyneen ainakin tarkastettujen yhdistysten kohdalla pandemian jälkeiseen normaalimenettelyjen aikaan. Tarkastuksessa nousi esiin kysymys avustusten käytön ensisijaisuusjärjestyksestä, eli siitä, huomioidaanko avustus ensisijaisena vai viimesijaisena rahoituseränä. Kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialalla ei ole tällä hetkellä avustuksen käytön ensisijaisuusjärjestystä, joten havainto ei johda toimenpiteisiin eikä sitä tarvitse sellaisenaan huomioida avustusten selvityksissä nykyisellään.

Tarkastettaviksi kohteiksi valikoitui moninainen joukko erilaisia nuorisoalan toimijoita, joiden välillä oli suurta vaihtelua sekä yhdistyksen ja toiminnan koossa, mutta myös toiminnan luonteessa. Joukossa on sekä suuria ja ammattimaisia nuorisoalan toimijoita, sekä pienempiä ja suurelta osin vapaaehtoisvoimin pyöriviä yhdistyksiä. Yleinen huomio kautta linjan oli se, kuinka tärkeää on jatkossakin painottaa avustusten käytön ohjeistuksissa avustuskohtaisen kirjanpidon tärkeyttä.

Tilinpidontarkastuksen keskeinen havainto on se, että tarkastuksen kohteena olleiden yhdistysten toiminnassa tai taloudenpidossa ei ole ilmennyt mitään, joka edellyttäisi asiantuntija-arvion mukaisesti takaisinperintäprosessin käynnistämistä.

Nuorisojaoston avustusta saaneet tarkastetut toimijat ja vuodelle 2022 myönnetyt avustukset olivat:

Kumppanuusyksikkö tulee järjestämään edellisten tilinpidontarkastuskierrosten tapaan kaikille halukkaille tarkastuksessa mukana olleille yhdistyksille mahdollisuuden osallistua yksilölliseen keskustelutilaisuuteen. Tilaisuudessa ovat läsnä kumppanuusyksikön edustajia sekä kht-tilintarkastaja. Tilaisuuksissa on tarkoitus käydä läpi tarkastusraporttien keskeiset huomiot ja sekä esiin nousseet kysymykset. Nuorisopalveluilla on pitkä perinne tilinpidon tarkastuksiin. Palautteet tarkastuksista ovat olleet lähinnä myönteisiä. Tarkastukset ja niistä saatavat yhdistyskohtaiset raportit on koettu hyödyllisiksi toiminnan jatkokehittämisen kannalta.

Toimivalta ja avustukseen liittyvät päätökset

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaostojen käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta ja hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (luku 17, § 1–4)