Vanhojen eläkesääntöjen mukaisten eläkkeiden maksatuksen siirtäminen 1.10.2024 lukien, taloushallintopalveluliikelaitos, Keva, kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö päättää siirtää Helsingin kaupungin vanhojen eläkesääntöjen mukaisten eläkkeiden maksatuspalvelun Helsingin kaupungin taloushallintopalveluliikelaitoksesta Kevaan 1.10.2024 lukien. Samalla kansliapäällikkö kehottaa taloushallintopalveluliikelaitosta ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin päätöksen täytäntöönpanemiseksi.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaan kansliapäällikkö antaa hallintoa koskevia määräyksiä ja ohjeita.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Helsingin kaupungin vanhoja eläkesääntöjä ovat Helsingin kaupungin viranhaltijain eläkesääntö, 14.10.1953; Helsingin kaupungin palveluksessa työsopimussuhteessa olevien eläkesääntö, 14.10.1953; leski- ja orpoeläkekassan säännöt, 1.9.1993 (kassa lakkautettu 14.1.2010) ja Helsingin kaupungin leskieläke- ja kasvatusapusääntö, 14.4.1954.

Taloushallintopalveluliikelaitos (Talpa) on hoitanut edellä mainittuihin kaupungin vanhoihin eläkesääntöihin perustuvien eläkkeiden/ kasvatusavustusten (jäljempänä yhteisnimityksellä eläkkeet) maksupalvelun lähinnä aikaisemmin HKL:n tai opetusviraston palveluksessa työskennelleille eläkkeensaajille tai näiden leskille tai lapsille. Talpan ja kaupunginkanslian välisessä erillissopimuksessa on sovittu, että Talpa tuottaa Helsingin kaupungin eläkesääntöjen mukaisten omien eläkkeiden maksupalvelun, josta se laskuttaa kaupunginkansliaa kuukausittain.

Nykyisin uusia päätöksiä tehdään ainoastaan leskille. Eläkkeelle siirtyvät Helsingin kaupungin työntekijät ovat aina Kevan asiakkaita. Leskieläkkeiden myöntämisestä päättää henkilöstöjohtaja Talpan valmisteleman päätöksen mukaisesti. Eläkkeiden maksupäivä on joka kuukauden 15. päivä.

Helsingin kaupungin vanhojen eläkesääntöjen mukaisten eläkkeiden maksatuspalvelun piiriin kuuluvat seuraavat yhteensä 453 eläkettä:

Mainittujen eläkkeiden maksatuspalvelun uudelleen järjestämiselle on syntynyt tarve, sillä kaupungin käyttämä Sarastia-järjestelmä ei tue kaikilta osin eläkkeiden maksua. Esimerkiksi eläkkeiden saajille ei voida toimittaa vuositodistusta tai maksukoosteita siitä, paljonko eläkettä on maksettu vuosittain. Talpalla ei ole myöskään yhteyksiä Digi- ja väestötietoviraston (DVV) tietoihin, jolloin eläkkeitä maksetaan usein vielä eläkkeensaajan menehtymisen jälkeen, mistä aiheutuu takaisinperintäprosesseja. Talpa on tilannut DVV:ltä erikseen erityisen menehtyneiden eläkkeensaajien listan, jonka pohjalta tietoja on ylläpidetty Sarastiassa. Lista ei ole kuitenkaan reaaliaikainen.

Keva voi sopimuksen perusteella tuottaa eläkehallintopalveluja sekä niiden hoidossa tarvittavia tukipalveluja Kevasta annetun lain (66/2016) 2 §:n mukaisesti. Hallituksen esityksessä (21/2015) todetaan lisäksi, että Kevan jäsenyhteisöt voivat antaa myöntämiensä eläkkeiden maksupalvelun Kevan tehtäväksi.

Eläkepalvelut saadaan Kevalta 4.12.2003 tehdyn maksupalvelusopimuksen perusteella, jossa on mukana erillinen tietosuojasopimus.

Helsingin kaupungilla säilyy edelleen maksatuspalvelun siirron piiriin kuuluvien eläkkeiden hallinnointi siltä osin, kuin kyse on eläkkeiden alkamisesta, euromääristä ja eläkelajimuutoksista, joista kaupunki tuottaa tiedot Kevalle.

Kevan järjestelmät on suunniteltu nimenomaan eläkkeiden maksuun ja Kevalla on hyvät yhteydet DVV:n tietoihin. Keva lähettää vuosittain eläkkeensaajille selvityksen maksetuista eläkkeistä sekä suoritetuista ennakonpidätyksistä. Menehtyneistä eläkkeensaajista Keva saa tiedot järjestelmiinsä automaattisesti ja ajantasaisesti. Eläkkeiden maksupäivä on joka kuukauden 3. päivä, mikä tarkoittaa sitä, että vanhojen eläkesääntöjen mukaisten eläkkeiden maksupäivä aikaistuu nykyisestä.

Tällä hetkellä kaupungin eläkesääntöjen mukaisten eläkkeiden maksatuksesta syntyvät käsittelykulut ovat 26 320 euroa vuodessa, kun Kevalle siirrettynä maksatuspalvelun käsittelykulut tulevat olemaan noin 20 000 euroa vuodessa. Keva laskuttaa jäsenyhteisöiltään kuukausittain etukäteen käsittelykulut ja eläkkeestä aiheutuneet eläkemenot.

Eläkkeiden maksatuspalvelun siirrolla Kevaan ei ole henkilöstövaikutuksia Talpassa, koska kyseisten eläkkeiden käsittelyn vaativa työmäärä on vain joitakin tunteja kolmen henkilön työpanoksesta.

Edellä esitetty huomioon ottaen on hallinnollisesti, taloudellisesti sekä eläkkeensaajien palvelujen parantamiseksi tarkoituksenmukaista, että kaupungin vanhojen eläkesääntöjen mukaisten eläkkeiden maksatuspalvelu siirretään Talpasta Kevaan, jossa on eläkkeisiin liittyvä laaja osaaminen neuvontapalveluineen, valmiit toimintamallit ja eläkkeiden maksua tukevat järjestelmät.

Eläkkeiden maksatuspalvelun siirtoa koskeva yhteistoimintamenettely on toteutettu työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnassa ja hyvinvointialueella annetun lain (449/2007) sekä yhteistoiminnasta Helsingin kaupungilla tehdyn sopimuksen mukaisesti. Yhteistoiminta on todettu toteutuneeksi taloushallintopalveluliikelaitoksen henkilöstötoimikunnassa 6.5.2024. Eläkkeitä hoitavien työntekijöiden kanssa on käyty lisäksi erikseen yhteistoimintakeskustelut suunnitellusta muutoksesta.