Lausuntopyyntö, kotoutumislain mukaiset asetukset 1-5, työ- ja elinkeinoministeriö

Pormestari päätti antaa työ- ja elinkeinoministeriölle seuraavan lausunnon luonnoksista kotoutumislain mukaisiksi valtioneuvoston asetuksiksi.

Kotoutumislain mukaiset valtioneuvoston asetukset koskevat viittä asetusta. Helsingin kaupunki toteaa, että asetusten lausuntokierros tulee palvelujen täysimääräisen toteuttamisen kannalta harmillisen myöhään. Kaupungin on ollut pakko edetä palvelujen suunnittelussa ilman varmuutta siitä, minkälaisilla korvaustasoilla ja palveluiden sisällöillä lainsäätäjä olettaa uuden lain mukaisia palveluja toteutettavan 1.1.2025 alkaen.

Helsingin kaupunki pitää ensimmäistä osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointia koskevaa asetusta (jäljempänä arviointiasetus) sisällöltään selkeänä ja pitkälti nykyisen alkukartoitusta koskevan asetuksen mukaisena. Arviointiasetuksen sisältö täsmentää joltain osin laissa määriteltyjä toimenpiteitä muutamien palvelutarpeen arviointia koskevien yksityiskohtien osalta, mikä on kannatettavaa. Myönteistä on myös palvelutarpeen arvioinnin tavoitteen selkeä ilmaiseminen. Suomen tai ruotsin kielen peruskielitaidon saavuttaminen on tärkeää monitahoisten ja pitkäkestoisten kotoutumisen tavoitteiden saavuttamisen kannalta. Toimivan peruskielitaidon saavuttamiseksi on tärkeää arvioida maahan muuttaneen osaamista ja sen perusteella tarvittavia toimenpiteitä. Asetuksella tulee tukea sitä, että arvioinnissa noudatetaan sisällöllistä yhdenmukaisuutta.

Alkuhaastattelun ja asiantuntijan arvioinnin sisällön laajuutta on lisätty aiempaan alkukartoitusasetukseen verrattuna. Helsingin kaupunki esittää, että 2 §:n alkuhaastattelua koskevaan maahan muuttaneiden tietoon tuotaviin asioihin tulisi vielä lisätä kotoutumissuunnitelman enimmäiskesto. Arviointiasetuksen mukainen sisällöllinen laajuus vaikeuttaa kuitenkin arvioinnin tekemistä sille varattujen resurssien puitteissa.

Arviointiasetus ei kuitenkaan anna lisäymmärrystä kaikille laissa määritellyille toimille, mikä on valitettavaa. Etenkin perheen kotoutumissuunnitelman laatimisen käynnistämisen ja perustelujen yksityiskohtien avaaminen on tarpeen. Asetuksessa tulisi huomioida, että molempien puolisoiden osallistuminen kotoutumisen edistämisen toimenpiteisiin on tärkeää yhteensovittaa perhetilanteen, lastenhoitotarpeiden sekä muiden perheenjäsenten tuen tarpeiden kanssa. Yhteensovitus voitaisiin tehdä myös yksilölle laadittavassa kotoutumissuunnitelmassa, kun olosuhteet tunnistetaan molempien puolisoiden osalta, eikä sen vuoksi tarvitse laatia perheen kotoutumissuunnitelmaa. Monialaisen työskentelyn käynnistäminen on tärkeää etenkin, jos perheen kotoutumissuunnitelman laatiminen perustuu asetuksessa määriteltyihin vanhemmuuden tuen tarpeisiin eikä kotoutumisen edistämisen toimenpiteisiin osallistumisen yhteensovitus ole itsessään riittävää.

Asetuksessa olisi toivottavaa tuoda selkeästi esille myös arvioinnin rajat. Henkilön yksityisyyden suojaa tulee kunnioittaa ja sen toteutumista tukea pitäytymällä vain tehtävän hoitamisen kannalta välttämättömissä tiedoissa.

Toinen asetus koskee monikielisen yhteiskuntaorientaation sisältöä ja sen toteuttamista (jäljempänä yhteiskuntaorientaatioasetus). Helsingin kaupunki pitää yhteiskuntaorientaatioasetusta oikeansuuntaisena, mutta huomauttaa, että asetukseen tulisi vielä tehdä tarkennuksia koskien yhteiskuntaorientaation sisältöjä ja ylialueellisia toteutusratkaisuja.

Helsingissä rekisteröityjä äidinkieliä on yli 140. Monikielisen yhteiskuntaorientaation järjestäminen yli 100 kielelle on yksittäiselle kunnalle tai alueelle haastavaa. Harvinaisemmilla kielillä, joista ei muodostuisi kunnassa tai alueella riittävän suuria ryhmiä, palvelun järjestäminen olisi mahdollista vain valtakunnallisesti asiakasvolyymeja yhdistämällä. Yksittäisen kunnan tai alueen on haasteellista ottaa vastuuta itselleen, sillä palvelun valtakunnallisen järjestämisen kustannukset voivat kohdistua yksin järjestävälle kunnalle tai alueelle tilanteessa, jossa osallistujia ei ohjata palveluun muista kunnista tai alueilta. Lainsäätäjän tulisi harkita palvelun ylialueellista järjestämistä ja rahoittamista valtion toimesta, jolloin olisi parhaimmat edellytykset tasalaatuisella ja monilla kielillä saatavilla olevaan palveluun. Helsingin kaupunki pitää kannatettavana asetusmuistiossa esitettyä ajatusta valtakunnallisen tasalaatuisen ja yhtenäisen oppimateriaalin tarjoamisesta koulutuksen järjestäjille.

Helsingin kaupungin mielestä on tärkeää, että monikielisen yhteiskuntaorientaation sisältö ja toteuttamisen tapa on pääosin mahdollista toteuttaa asiakaslähtöisesti ja joustavasti. Ehdotettu vähimmäistuntimäärä 70 tuntia sekä mahdollisuus intensiiviseen tai pitkäkestoiseen toteutukseen ottaa huomioon kuntien tarpeet. Palvelun vähimmäiskestoon nähden palveluun on määritelty suuri määrä erilaisia sisältöjä. Mikäli palvelussa käytetään myös paikallisia sisältöjä, esimerkiksi alueen julkisista ja yksityisistä palveluista, työmarkkinoista ja kolmannen sektorin toiminnasta, tulisi kokonaiskestoon käytettävässä ajassa huomioida paikallisten sisältöjen vaatima aika. Tämänhetkisessä monikielisen yhteiskuntaorientaation opetusmateriaalissa eivät näy työikäisten palvelut tai työkykyyn liittyvät seikat. Asetusluonnoksen muistiossa sosiaali- ja terveyspalvelut sisältyvät opetukseen, mutta sen sisältöä ei ole tarkemmin määritelty. Vähimmäissisältö olisi hyvä määrittää tai muutoin varmistaa, että työterveyshuolto tai työkyvyn tuen sekä kuntoutuksen palvelut sisältyvät myös opetusmateriaaliin. Lisäksi on tärkeää sisällyttää orientaatioon myös tietoa kotoutumisprosessin psykososiaalisesta ulottuvuudesta ja miten siihen tarvittaessa saa tukea.

Kolmas asetus koskee alaikäisenä ilman huoltajaa tulleen lapsen edustajan palkkion maksamisen perusteita ja palkkion suuruutta, korvattavia kuluja sekä menettelyjä palkkion maksamisessa ja kulujen korvaamisessa (jäljempänä edustajanpalkkioasetus). Asetus säädetään pääosin nykyistä vastaavasti. Helsingin kaupunki kuitenkin toteaa, että edustajan koulutus tulisi määritellä tarkemmin.

Neljäs asetus koskee laskennallisen korvauksen perusteita ja maksatusta, sekä sitä kuinka laskennallinen korvaus jakautuu kunnan ja hyvinvointialueen välillä 1.1.2025 alkaen (jäljempänä korvausasetus). Helsingin kaupunki vastustaa laskennallisten korvausten määrärahatasojen alentamista kunnille tai hyvinvointialueille. Mikäli ehdotukset toteutuvat sellaisenaan ja yhdessä muiden kotoutumiseen suunnattavien määrärahaleikkausten kanssa, johtaa se mahdollisesti palveluiden karsimiseen ja vaikeuttaa siten maahan muuttaneiden kotoutumista ja työllistymistä.

Laskennallisen korvauksen maksuaikaa on lyhennetty lailla 322/2024 kansainvälistä ja tilapäistä suojelua saaneiden osalta nykyisestä kolmesta vuodesta kahteen vuoteen ja kiintiöpakolaisilla nykyisestä neljästä vuodesta kolmeen vuoteen.

Kunnalle maksettavan laskennallisen korvauksen 1 §:n muistion perustelujen mukaan monialainen osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointi tehtäisiin 2 § 3 ja 4 momentissa kuvatuista henkilöistä toimeentulotukea saaville (yhteensä 384 asiakasta), ihmiskaupan uhreille (yhteensä 115 asiakasta), yhteensä enintään 500 asiakkaalle. Kuitenkin kotoutumislain 15 §:n 5) kohdan mukaan monialaisia osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointeja tulisi tehdä myös muille kotoutujille, joilla on palvelujen yhteensovittamisen tarve. Helsingin kaupungin kotoutumisen ja sosiaalityön asiakastyön ammattilaisten esittämä arvio on, että lähtökohtaisesti lähes kaikki 2 § 3 ja 4 mom. kotoutujista ovat tämän toimenpiteen tarpeessa. Täten asetuksen arvio, jonka mukaan monialaisia osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointeja tehtäisiin enintään 500 vuodessa on asiakastyön ammattilaisten näkökulmasta hyvin alimitoitettu ja tulisi korjata vastaamaan koko potentiaalisen asiakaskunnan kokoa.

Kunnalle maksettavan laskennallisen korvauksen 1 §:n muistion perustelujen mukaan vuonna 2019 arvioitiin kotoutumiskoulutukseen osallistuneista noin 40 %:n olleen 2 § 3 ja 4 momentissa kuvattuja henkilöitä. Tätä samaa arviota käytetään vuoden 2025 laskentaperusteissa. Ukrainan sodan aiheuttama tilapäistä suojelua saaneiden määrän voimakas kasvu on muuttanut 40 % oletusta olennaisesti niin, että huomattavasti suurempi osa kotoutumiskoulutuksen osallistujista olisi 2 § 3 ja 4 momentissa kuvattuja henkilöitä. Asetuksen arvio 2 §:n 3 ja 4 momentissa kuvatun asiakaskunnan osuudesta koko asiakaskunnasta ja sen mukaisesti laskennallisiin korvauksiin huomioitavasta kotoutumiskoulutuksen osuudesta on näin ollen virheellinen ja se tulisi korjata vastaamaan nykyhetken asiakaskunnan koostumusta.

Kunnalle maksettavan laskennallisen korvauksen 1 §:n kotoutumiskoulutuksen rahoituksen tarpeeseen vaikuttaa voimakkaasti kasvaneiden asiakasmäärien ohella se, etteivät OKM:n valtionosuuksilla rahoitettavat kotoutujien omaehtoiset opinnot ole kyenneet vastaamaan kasvaneeseen kysyntään. TEM:n kesäkuun 2024 ulkomaan kansalaisten ja vieraskielisten työllisyyskatsauksen mukaan toukokuusta 2023 toukokuuhun 2024 työvoimakoulutuksissa oli Uudellamaalla 1610 osallistujaa enemmän ja omaehtoisissa opinnoissa 297 osallistujaa vähemmän kuin vuotta aikaisemmin. Tällöin kunnan ja työvoimaviranomaisen järjestämään koulutukseen kohdistuu kysyntää entistä suuremmalta osuudelta 2 § 3 ja 4 momentissa kuvatuilta henkilöiltä. Näin ollen vuoden 2019 tilanteeseen perustuva asetuksen arvio, että 2070 henkilöä yhteensä 2400 täysi-ikäisestä henkilöstä osallistuisi kotoutumiskoulutukseen on alimitoitettu ja tulisi korjata vastaamaan nykyistä koulutusten tarjonnan tilannetta.

Kotoutumislaki lisää entisestään kuntien tehtäviä, eivätkä kotoutumissuunnitelman määräajan lyhentäminen tai korvausten alentaminen poista kotoutumisen tuen tarpeita ja palvelujen järjestämisen kustannuksia. Helsinki kiinnittää huomiota siihen, että samalla kun kotoutumislain mukaisia laskennallisia korvauksia oltaisiin tosiasiallisesti alentamassa, myös valtionosuuksia ollaan vähentämässä.

Helsingin kaupunki on jo aiemmissa lausunnoissaan katsonut, että kotoutumissuunnitelman keston lyhentäminen ei tehosta kotoutumista tai työllistymistä, eikä tähän sidottu laskennallisten korvausten määrän alentaminen myöskään tehosta kotoutumista. Maahan muuttaneen omaa aktiivisuutta ja toimijuutta ei lisätä siten, että kotoutumista edistäviä palveluja merkittävästi vähennetään. Kotoutumiskoulutus myös lisää kotoutujan tuloja tutkitusti pidemmällä aikavälillä (VATT, Sarvimäki 2018).

Asetusluonnosten perusteluiden mukaan vaikutukset kuntatalouteen sekä hyvinvointialueiden talouteen ovat vähäisiä. Perusteluna tuodaan esiin se, että verrattuna nykyiseen laskennalliseen korvaukseen, eri osapuolten saamat korvaussummat kasvavat. Tässä ei ole kuitenkaan huomioitu sitä, että rahoitusjärjestelmän uudistamisen vuoksi korvausten vertailu suoraan keskenään ei ole yksiselitteistä.

Esimerkiksi nykyisin todellisten kustannusten mukaan haettavat tulkitsemisen kustannukset sekä kuntien nykyisin hakema alkukartoituskorvaus on uudessa laissa jyvitetty osaksi laskennallista korvausta. Lisäksi on syytä huomioida, että kasvaneet korvaussummat perustuvat uuden kotoutumislain mukaisten uusien tehtävien kustannusten kattamiseen, joita on merkittävä määrä. Laskennallisia korvauksia ei ole aiemminkaan sidottu hintatason nousuun tai indeksiin, joka nostetaan esiin myös kotoutumislain hallituksen esityksen perusteluissa (HE 208/2022). Kansainvälistä suojelua saavien kotoutumiskoulutusta ei ole aiemmin katettu laskennallisista korvauksista, joka sekin tekee vertailusta haastavaa.

Kunnalle maksettavan laskennallisen korvauksen 1 §:n kotoutumiskoulutusta koskevan muistion kohdan mukaan ”säästö kotoutumiskoulutuksen osalta perustuu alentuneisiin kustannuksiin.” Uudellamaalla kotoutumiskoulutuksen kustannukset ovat kasvaneet vuonna 2023. Esityksessä ei ole huomioitu alueellisia eroja, jonka seurauksena kuntia kohdellaan eriarvoisesti korvausten alentamisessa.

Helsingin kaupunki pitää kotoutumiskoulutuksesta leikkaamista erityisen lyhytnäköisenä. Määrärahat kotoutumiskoulutuksen laadukkaaseen järjestämiseen ovat olleet jo aiemmin riittämättömiä ja palvelun siirtyessä työvoima- ja kunnan viranomaisen vastuulle ei ole järkevää leikata keskeisimmästä kotoutumista ja työllistymistä tukevasta palvelusta. Helsingin kaupunki huomauttaa, että valtionosuusrahoituksen epävarmuus ja TE24-uudistukseen liittyvä rahoituksen vähentäminen estää kuntien työllisyyttä edistävien investointien ja työllisyystoimien tekemistä.

Nyt tehtävä vähennys on kotoutumiskoulutuksen osalta merkittävä, koska aiemmassa hallituksen esityksessä (HE 208/2022) ehdotettu laskennallinen korvaus kunnalle kotoutumiskoulutuksesta oli 8333 euroa per opiskelija vuodessa ja todelliset kustannukset vuoden 2019 hintatason mukaisesti 9669 euroa per opiskelija vuodessa. Nyt ehdotetussa asetusluonnoksessa kunnille korvattaisiin palvelun järjestämisestä 7092 euroa. Kotoutujien määrän jatkaessa kasvuaan, tulee laskennallisten korvausten väheneminen tarkoittamaan Helsingille erittäin merkittäviä haasteita kotoutumiskoulutusten ja muiden kotoutujien palveluiden järjestämisen rahoittamisessa.

Helsingin kaupunki kiinnittää huomiota siihen, että toisaalla kehysriihen päätöksellä ollaan alentamassa myös laskennallisten korvausten piirissä olevien henkilöiden toimeentulotuesta aiheutuneiden kustannusten korvausaikaa hyvinvointialueille. Korvausaika lyhenee kolmesta vuodesta vuoteen. Tämän ehdotuksen perusteluissa korostetaan sitä, että kunnan kotoutumisen ja työllistymisen tehostaminen ja nopea työllisyysasteen nousu vähentäisivät toimeentulotukiriippuvuutta. Nyt tehtävä laskennallisten korvausten kotoutumiskoulutusta koskeva määrärahan alennus ja toimeentulotuen korvausajan lyhennys ovat keskenään ristiriidassa. Kun kotoutumiskoulutuksen rahoitusta leikataan, pidentyy asiakkaan polku työmarkkinoille ja kotoutumiskoulutukseen pääsy voi viivästyä tarjonnan vähentyessä.

Helsingin kaupunki huomauttaa lisäksi, että laskennallisten korvausten alentamisella on merkittäviä vaikutuksia sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan palveluiden järjestämiseen. Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut järjestetään hyvinvointialueilla tarveperustaisesti, eikä palvelujen järjestämistä voida rajata laskennallisen korvauksen päättymisen perusteella. Hyvinvointialueille maksettavien laskennallisten korvausten osuutta supistettiin jo merkittävästi, joten nyt tehtävät alentamiset yhdessä kehysriihen toimeentulotuesta aiheutuneiden kustannusten korvausajan lyhentämisellä vaikeuttavat hyvinvointialueen mahdollisuuksia selviytyä tehtävistään.

Hallitusohjelman mukaisesti tulkitsemiskustannuksia on tarkoitus alentaa kolme miljoonaa euroa vuodessa vuodesta 2025 alkaen. Viranomaisen velvollisuudesta huolehtia asian tulkitsemisesta tai kääntämisestä säädetään hallintolain (434/2003) 26 §:ssä ja tähän viitataan myös kotoutumislaissa. Helsinki ei voi irtisanoutua viranomaista koskevasta velvollisuudesta ja vaarantaa asiakkaan oikeusturvaa siten, ettei asiakas ymmärrä häntä koskevaa asiaa kokonaisuudessaan.

Tulkkauskustannusten alentamista perustellaan esityksessä siten, että sillä on vähäisiä vaikutuksia viranomaisten talouteen, sillä tulkitsemista koskeva vähennys edellyttää, että kunnat toteuttavat tulkitsemista aiempaa kustannustehokkaammin. Asiakkaan tulkkaustarvetta ei kuitenkaan voida tehostaa, koska tarve tulkkaukseen ei esimerkiksi lopu kategorisesti esimerkiksi kotoutumisajan päättymisen jälkeen.

Samalla perusteluissa kuitenkin todetaan, että jos kunnat ja hyvinvointialueet päätyisivät laskennallisen korvauksen osana maksettavan tulkitsemiskorvauksen alentamisen seurauksena vähentämään tulkitsemisen saatavuutta, se vaikuttaisi maahan muuttaneisiin. Erityisesti se voisi vaikuttaa sukupuolten tasa-arvoon sekä lapsiin.

Kunnalle maksettavan laskennallisen korvauksen 1 §:n perusteluissa kuvattu tulkitsemisesta maksettavien korvauksien alentaminen on Helsingin kaupungin näkökulmasta puhtaasti säästötoimenpide, jota ei perustella palvelun käyttöön liittyvillä syillä. Tulkitsemiskustannusten korvausten laskeminen yhteensä 3,1 miljoonalla eurolla on lähes 23 prosentin leikkaus. Tällä on todennäköisiä vaikutuksia tulkitsemisen järjestämiseen, mikä heikentää asiakkaiden oikeusturvaa sekä hankaloittaa asiakasprosessia, jonka sujuva eteneminen edellyttää yhteistä ymmärrystä ja asiakkaan informointia.

Voimassa olevan kotoutumisen edistämistä koskevan lain mukaan henkilöille tarjotusta tulkitsemisesta on maksettu korvauksia kunnille ja hyvinvointialueille todellisten kustannusten mukaan ilman aikarajaa. Voimaan astuvassa kotoutumislaissa säädetään, että tulkitsemisen korvaukset jyvitetään osaksi laskennallista korvausta. Laskennallisten korvausten korvausaikaa esitetään samanaikaisesti lyhennettäväksi kolmesta vuodesta kahteen vuoteen ja kiintiöpakolaisten kohdalla neljästä vuodesta kolmeen vuoteen. Asetusluonnoksessa esitetään, että Manner-Suomen kunnille maksettaisiin tulkitsemisen korvauksista 40 % ja hyvinvointialueille 60 %. Jakosuhteen määräytymistä ei perustella tarkemmin. Helsinki katsoo, että uuden asetuksen maksuperusteet eivät vastaa tulkitsemiskustannusten todellista määrää.

Helsingin kaupunki toteaa, että Suomeen sijoittuneet kotoutujat muuttavat kotoutumisajan jälkeen pitkälti pääkaupunkiseudulle ja kasvukeskuksiin ja heillä on edelleen tarve kotoutumispalveluille. Erityisesti monet kotoutumislain 2 §:n 2 tai 3 momentissa tarkoitetuista henkilöistä muuttavat Helsinkiin omatoimisesti muista kunnista. Tällöin ensimmäiselle kotikunnalle maksetaan suurin osa laskennallisista korvauksista ensimmäisen vuoden aikana. Käytännössä muutto uudelle paikkakunnalle käynnistää kotoutumisprosessin osin alusta, varsinkin jos muuton taustalla on esimerkiksi työttömyys. Kotoutumispalveluiden tarve ei siten rajaudu kahteen ensimmäiseen vuoteen. Sekä kustannukset maahan muuttaneiden kotoutumisesta että palveluiden järjestäminen laajassa mittakaavassa jäävätkin suurten kaupunkien harteille.

Viides asetus koskee kotoutumisen edistämisen valtakunnalliseen tietovarantoon tallennettavia tietoja (jäljempänä tietoasetus). Tietoasetuksessa on tarkoitus säätää osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arvioinnin, kotoutumissuunnitelman sekä ohjauksen ja neuvonnan tapaamisten sisällöistä, jotka kunnan olisi tallennettava valtakunnalliseen tietovarantoon.

Helsingin kaupunki pitää asetusta sisällöltään oikeansuuntaisena. Helsingin kaupunki pitää välttämättömänä, että valtio mahdollistaa kotoutumisen valtakunnallisen asiakastietojärjestelmän toiminnallisuudet sellaisiksi, että järjestelmä on mahdollista tosiasiallisesti ottaa käyttöön kunnassa 1.1.2025 alkaen. Kotoutumisen kansalliseen tietovarantoon tallennettavien tietojen vastaavat toiminnallisuudet asiakastietojärjestelmässä tulee olla valmiit, jotta Helsinki voi ottaa järjestelmän käyttöön 1.1.2025 alkaen. Lisäksi tietovarantoon tallennettavia tietoja koskevien valtion ohjeistusten tulee olla yksiselitteisiä ja valmiina kunnille ennen asiakastietojärjestelmän käyttöönottoa.

Helsingin kaupunki toteaa, että asetuksessa olisi hyvä täsmentää tietojen taso ja huomioida salassapitovelvoitteet ja rekisterirajojen ylitykset siltä osin kuin niitä ei ole riittävästi määritelty laissa kotoutumisen edistämisestä. Salassapitovelvoitteet vaativat erityistä tarkkuutta ja harkintaa tietojen näkyvyyden suhteen ja ammattilaisilla on niiden osalta tarve selkeille toimintaa ohjaaville säännöksille ja ohjeille.

Asetuksen 1 §:n muistion mukaan tietovarantoon kirjataan osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä, milloin kotoutumissuunnitelma on tarkoitus laatia, mikäli sitä ei laadita samassa yhteydessä arvioinnin kanssa. Kotoutumissuunnitelmaa tai monialaista kotoutumissuunnitelmaa ei laadita säännönmukaisesti kaikille asiakkaille, sillä heidän palvelutarpeensa ei välttämättä edellytä suunnitelman laatimista. Tällöin lopputuloksena voi olla, ettei suunnitelmaa laadita. Suunnitelma voidaan laatia myös myöhemmässä tarkemmin määrittelemättömässä vaiheessa, kun asiakastarve sitä edellyttää. Suunnitelman laatimisen tarkan ajankohdan merkitseminen palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä voi myös olla haastavaa erilaisten työtapojen vuoksi. Tällaisten tulevaisuuteen sijoittuvien ajankohtien merkitsemistä tietovarantoon tulisi arvioida kriittisesti, jotta tietovaranto ei ohjaisi asiakasprosessia vaan palvelisi sitä.

Asetusta tulisi lisäksi tarkentaa kotoutumisen edistämisessä tarvittavien sosiaalihuollon palvelukohtaisten tietojen laajuuden määrittelyn osalta. Asetuksen 3§:n 2 momentin mukaan hyvinvointialueen on tallennettava valtakunnalliseen tietovarantoon kotoutumisen edistämisestä annetun lain 22 §:n 3 momentissa tarkoitetussa tilanteessa monialaisen kotoutumisen suunnitelman tarkistamiseen liittyvät välttämättömät tiedot. Tämä tulee tehdä suunnitelman tarkistamisen yhteydessä tai kun suunnitelmaa muutetaan vain hyvinvointialueen järjestämisvastuulla olevan palvelun osalta. Mikäli välttämätöntä tai tarvittavaa tietoa ei kuitenkaan määritellä tarkemmin, on riskinä, että valtakunnallinen rekisteri on tietosisällöltään pian sama kuin sosiaalihuollon rekisteri, mikä ei ole asiakkaan oikeussuojan kannalta tarkoituksenmukaista.

Koska kotoutumista edistävien palveluiden tarkoituksena on useimmissa tapauksissa edesauttaa kotoutuja-asiakkaan työllistymistä, tulisi tietovarantoon kirjata tietoja sellaisella tarkkuudella, joka palvelisi työvoimaviranomaisen toimintaa työvoiman ulkopuolella olevien asiakkaiden siirtyessä työvoiman piiriin ja työvoimapalveluihin. Asiakasprosessien ja kirjausten tulisi välttää kaksinkertaista tietojen kysymistä ja kirjaamista aina kuin mahdollista.

Ohjaus- ja neuvontapalvelujen osalta on määritelty 4 §:ssä, että tietovarantoon voidaan tallentaa tietoja palvelutarpeesta, ohjaamisesta palveluihin sekä kotoutumiseen liittyvistä asioista asiakkaan suostumuksella. Asetuksessa tulisi määritellä tallennettavat tiedot rajatummin ja tarkentaa sitä, mitä tietoa ohjaus- ja neuvontapalveluiden on mahdollista tallentaa.