Ohjausryhmän asettaminen, varhaiskasvatuksen järjestelmämuutoshanke

Vuosien 2022-23 aikana arvioitiin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan vuonna 2019 aloittamaa asioinnin tietojärjestelmähanke ASTIn toimivuutta, kustannuksia, riskejä ja tulevaisuuden mahdollisuuksia yhtenä järjestelmänä.

Arvioinnin pohjalta toimialajohtaja päätti lakkauttaa ASTIn kehittämisen ja asettaa varhaiskasvatuksen järjestelmämuutoshankkeen sekä sille ohjausryhmän, joiden toimikausi on 15.1.2024 – 31.12.2026.

Hankkeen tehtävät

Varhaiskasvatuksen järjestelmämuutoshankkeen tehtävänä on

- Korvata nykyisen asiakastietojärjestelmän vanha käyttöliittymä uudella käyttöliittymällä

- Lopettaa ASTI-järjestelmän käyttö varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa sekä korvata toiminnot muilla, kaupallisesti saatavilla olevilla ratkaisuilla tai oman toiminnan muuttamisella

- Toteuttaa tarvittavat toimintaprosessien muutokset

- Toteuttaa ja vakiinnuttaa tietohuoltosuunnitelman mukaiset tietohuoltotoimet Effica/Edlevo -järjestelmään

- Valita varhaiskasvatuksen käyttöön pitkän aikavälin järjestelmäkokonaisuus markkinoilla olevista kaupallisista järjestelmistä

Ohjausryhmän tehtävät

Ohjausryhmän ensisijainen tehtävä on auttaa hanketta toteuttamaan sille asetetut tavoitteet ja ohjata hanketta.

Hankkeen ohjausryhmä

- seuraa hankkeen tavoitteiden toteutumista, antaa hankkeelle tarvittavaa ohjausta ja linjauksia ja tekee hankkeen laajuuteen vaikuttavia päätöksiä

- asettaa hankkeelle tavoitteet ja hyväksymiskriteerit sekä tarvittaessa muuttaa niitä

- vastaa hankkeen resursseista

- tekee sellaiset hankkeen laajuuteen kuuluvat päätökset ja linjaukset, joita hankejohtaja tai hankkeen projektit eivät pysty itsenäisesti tekemään

- hyväksyy hankkeen tuotokset ja

- päättää hankkeen sulkemisesta

Hankkeen etenemistä seurataan toimialan johtoryhmässä.

Effica on jo ikääntynyt järjestelmä, joka on ollut kaskon varhaiskasvatuksen ja sitä edeltävien organisaatioiden käytössä vuodesta 2001 alkaen. Järjestelmän toimittaja on ilmoittanut, että Effican vanha käyttöliittymä on korvautumassa uudella Edlevo-käyttöliittymällä. Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen on keskeytyksettömän toimintansa jatkumiseksi siirryttävä käyttämään uutta käyttöliittymää.

Vuonna 2019 käynnistetyn ASTI-hankekokonaisuuden tavoitteena oli luoda asioinnin kokonaisuus, joka kattaa kaupunkilaisen hakeutumisen kasvatuksen ja koulutuksen palvelujen piiriin aina varhaiskasvatuksesta toisen asteen opintoihin asti. Hanke käynnistettiin toimialan omana projektina, koska silloisissa markkinoilla olleissa asiointijärjestelmissä ei ollut tarjolla tarvittavia ominaisuuksia. ASTI-hankekokonaisuuden uudelleenarviointi käynnistettiin syksyllä 2022. Järjestelmäkehityksen etenemisnopeus, IT-henkilöstön rekrytointihaasteet sekä markkinoilla olevien valmisratkaisujen kehittyvät ominaisuudet huomioiden päätettiin, että ASTI-järjestelmän kehitystä ei jatketa varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen osalta.

Kasko luopuu ASTIn käytöstä varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen toiminnoissa ja tukeutuu jatkossa pääasiassa kaupallisesti saataviin ohjelmistoratkaisuihin. ASTI-järjestelmään toteutetut toiminnallisuudet voidaan korvata osittain hyödyntämällä käytössä olevan asiakastietojärjestelmän ominaisuuksia, kunnes pitkän aikavälin ohjelmistoratkaisu on tehty.

ASTIn käytöstä luopumisen ja niiden korvaaminen muilla ratkaisuilla edellyttää muutoksia nykyisiin toimintamalleihin ja palveluprosesseihin.

Effican tietojen läpikäynnin ja ASTI-järjestelmän alasajon yhteydessä tullaan tarkistamaan tietojen eheys.

Hankintalain mukaan julkishallinnon palvelut tulee kilpailuttaa määräajoin tai ainakin tehdä markkinaselvitys markkinoilla olevista vastaavista, toimintaan sopivista palveluista ja tietojärjestelmistä, jotta voidaan varmistua, että käytössä on kustannustehokkaat ja käyttöön sopivat ratkaisut. Varhaiskasvatuksen tietojärjestelmien osalta edellinen markkinakatsaus tehtiin vuonna 2017. Markkinoille on sen jälkeen tullut uusia soveltuvia järjestelmiä. Hankkeen tulee tehdä uusi markkinaselvitys ja tarvittaessa valita kustannuksiltaan ja kyvykkyyksiltään sopivin järjestelmä, joka varhaiskasvatuksen toimiala käyttää pitkän aikavälin tietojärjestelmänä.