Hankinta, potilastietojärjestelmän tietojen käsittely, työterveysliikelaitos
Työterveysliikelaitoksen potilastietojärjestelmän tietojen käsittelyn hankinta
Päätös
Henkilöstöjohtaja päätti hankkia Vitec Acute Oy:lta työterveysliikelaitoksen potilasrekisterijärjestelmässä olevien potilas- ja asiakasasiakirjojen siirron, säilyttämisen ja tuhoamisen palvelut.
Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on 45 000 euroa.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua tämän päätöksen tiedoksiannosta.
Päätöksen perustelut
Kaupunginvaltuusto on 1.6.2022 päättänyt, että Helsingin kaupungin omana toimintana tuottamat työterveyspalvelut voidaan saattaa kilpailuttamisen piiriin. Kansliapäällikkö on 18.4.2024 tehnyt päätöksen kaupungin työterveyspalvelujen hankinnasta Mehiläinen Oy:ltä ja työterveyshuollon liikkeenluovutuksesta. Mehiläinen Oy tuottaa kaupungin työterveyspalvelut 1.11.2024 alkaen. Kaupunginvaltuusto on 19.6.2024 päättänyt lakkauttaa Helsingin kaupungin työterveysliikelaitoksen 1.11.2024 alkaen. Helsingin kaupungin työnantajana järjestämä työterveyshuollon palvelu päättyy 31.10.2024 ja samalla liikelaitoksen rekisterinpitäjyys työterveyshuollon yksikkönä päättyy.
Toimintansa päättävän Työterveys Helsingin potilasrekisteri käsitellään uuden lainsäädännön mukaisesti. Toimintansa lopettaneiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajien asiakas- ja potilasasiakirjojen rekisterinpidosta ja asiakirjojen säilyttämisestä ei ole ennen 1.1.2024 erikseen säädetty. 1.1.2024 voimaan tulleen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 16 §:n mukaan palvelunantajan toiminnan päättyessä, on palvelunantajan rekisterinpidossa olevat asiakirjat siirrettävä sen hyvinvointialueen tai Helsingin kaupungin rekisterinpitoon, jonka alueella palvelunantajan kotipaikka on sijainnut. Toiminnan päätyttyä palvelunantajan on huolehdittava asiakirjojen toimittamisesta Kansaneläkelaitoksen säilytettäväksi ilman aiheetonta viivytystä. Helsingin kaupunki ja Kansaneläkelaitos ovat yhteisrekisterinpitäjiä.
Säännöksen mukaan Kansaneläkelaitos vastaa yhteisrekisterinpitäjänä tietojen turvallisuuden varmistamisesta sekä tietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä sekä toimii tietosuoja-asetuksen 26 artiklan 1 kohdan mukaisena yhteyspisteenä. Kukin hyvinvointialue tai Helsingin kaupunki vastaa muista tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisterinpitäjän vastuista. Kansaneläkelaitos ja kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ovat tehneet sopimuksen yhteisrekisterinpitäjyydestä.
Koska Kannassa jo olevia tietoja ei voi erotella pois potilastietojärjestelmän tietokokokonaisuudesta, Kelaan siirretään koko aineisto, jotta se säilyy eheänä kokonaisuutena. Työterveyshuollon organisaatiotieto siirretään kaupunginarkistoon. Organisaatiotieto ei kuulu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietolain piiriin.
Työterveysliikelaitoksen toimitusjohtaja on 11.10.2024 hyväksynyt työterveysliikelaitoksen ja Kansaneläkelaitoksen välisen potilasrekisterin aineiston siirtoa koskevan sopimuksen.
Tietojen siirron toteutusta Kelan pitkäaikaissäilytykseen Työterveys Helsingin palvelutoiminnan päättymisen jälkeen on valmisteltu yhteistyössä Työterveys Helsingin, Kelan, kaupunginkanslian ja sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan kanssa. Siirrosta on valmisteltu työterveysliikelaitoksen johdolla liikelaitoksen toiminta-aikana projektisuunnitelma, projektiorganisaatio ja siirron hankinta.
Hankintayksikkö toteuttaa asiassa suorahankinnan, koska siirrettävä data on Vitec Acute Oy:n hallussa ja näin ollen vain kyseinen toimija voi toteuttaa hankinnan. Työterveysliikelaitos on käynnistänyt siirron valmistelut Vitec Acute Oy:n kanssa keväällä 2024. Liikelaitoksen lakkauttamisen jälkeen kaupunginkanslian henkilöstöosasto jatkaa siirron toteuttamista nyt tehtävällä hankinnalla.
Toimivalta
Kaupunginvaltuusto on 19.6.2024 päättänyt, että mahdolliset liikelaitoksen lakkauttamisen jälkeen tarvittavat liikelaitoksen lakkauttamistoimenpiteet ja päätökset tehdään kaupunginkansliassa. Henkilöstöosasto huolehtii työhyvinvoinnista, työturvallisuudesta jaa työnantajatoiminnasta, joten työterveyshuollon lakkauttamistoimet toteutetaan henkilöstöosaston johdolla 1.11.2024 alkaen.
Liikelaitoksen päättyvän potilasrekisterin yhteisrekisterinpitäjyys 1.11.2024 alkaen perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan 17.6.2024 hyväksymään sopimukseen yhteisrekisterinpitäjyydestä Kelan ja Helsingin kaupungin välillä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 16 §:n mukaisesti.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti kaupunginkanslian viranhaltijoiden hankintaoikeuksista 1.12.2023 alkaen päätöksellään 11.12.2023, 169 §.
Hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 3 momentin mukaan viranhaltijan päätöksen perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa se viranhaltija, joka on päättänyt sopimukseen sitoutumisesta, tai hänen määräämänsä henkilö.
Päätös tullut nähtäväksi 16.10.2024
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta tekemällä hankintaoikaisuvaatimuksen tai kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksiantopäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupunginhallitus.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
OHJEET KUNTALAIN MUKAISEN OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen.
Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.
Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä
- se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen)
- kunnan jäsen.
Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto, tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupunginhallitus.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava
- päätös, johon oikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä halutaan oikaistavaksi
- oikaisuvaatimuksen tekijä
- millä perusteella oikaisuvaatimuksen tekijä on oikeutettu tekemään vaatimuksen
- oikaisuvaatimuksen tekijän yhteystiedot.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Sanna-Mari Myllynen, yksikön päällikkö, puhelin: 050 4876989
Marko Karvinen, toimitusjohtaja, puhelin: 050 5473737