Sopimus, työterveysliikelaitoksen ja Kansaneläkelaitoksen välisen potilas- ja asiakasasiakirjojen siirtoa koskeva sopimus
Työterveysliikelaitoksen ja Kansaneläkelaitoksen välisen potilas- ja asiakasasiakirjojen siirtoa koskevan sopimuksen hyväksyminen
Päätös
Toimitusjohtaja päätti hyväksyä työterveysliikelaitoksen ja Kansaneläkelaitoksen välisen potilasrekisterin aineiston siirtoa koskevan sopimuksen.
Päätöksen perustelut
Kaupunginvaltuusto on 1.6.2022 päättänyt, että Helsingin kaupungin omana toimintana tuottamat työterveyspalvelut voidaan saattaa kilpailuttamisen piiriin. Kansliapäällikkö on 18.4.2024 tehnyt päätöksen kaupungin työterveyspalvelujen hankinnasta Mehiläinen Oy:ltä ja työterveyshuollon liikkeenluovutuksesta. Mehiläinen Oy tuottaa kaupungin työterveyspalvelut 1.11.2024 alkaen. Kaupunginvaltuusto on 19.6.2024 päättänyt lakkauttaa Helsingin kaupungin työterveysliikelaitoksen 1.11.2024 alkaen. Helsingin kaupungin työnantajana järjestämä työterveyshuollon palvelu päättyy 31.10.2024. Liikelaitoksen rekisterinpitäjyys työterveyshuollon yksikkönä päättyy.
Toimintansa päättävän Työterveys Helsingin potilasrekisteri käsitellään uuden lainsäädännön mukaisesti. Toimintansa lopettaneiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajien asiakas- ja potilasasiakirjojen rekisterinpidosta ja asiakirjojen säilyttämisestä ei ole ennen 1.1.2024 erikseen säädetty.
1.1.2024 voimaan tulleen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 16 §:n mukaan palvelunantajan toiminnan päättyessä, on palvelunantajan rekisterinpidossa olevat asiakirjat siirrettävä sen hyvinvointialueen tai Helsingin kaupungin rekisterinpitoon, jonka alueella palvelunantajan kotipaikka on sijainnut. Toiminnan päätyttyä palvelunantajan on huolehdittava asiakirjojen toimittamisesta Kansaneläkelaitoksen säilytettäväksi ilman aiheetonta viivytystä. Helsingin kaupunki ja Kansaneläkelaitos ovat yhteisrekisterinpitäjiä.
Säännöksen mukaan Kansaneläkelaitos vastaa yhteisrekisterinpitäjänä tietojen turvallisuuden varmistamisesta sekä tietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä sekä toimii tietosuoja-asetuksen 26 artiklan 1 kohdan mukaisena yhteyspisteenä. Kukin hyvinvointialue tai Helsingin kaupunki vastaa muista tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisterinpitäjän vastuista.
Kela ja kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ovat tehneet sopimuksen yhteisrekisterinpitäjyydestä. Tietojen siirron toteutusta Kelan pitkäaikaissäilytykseen Työterveys Helsingin palvelutoiminnan päättymisen jälkeen on valmisteltu yhteistyössä Työterveys Helsingin, Kelan, kaupunginkanslian ja sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan kanssa.
Koska Kannassa jo olevia tietoja ei voi erotella pois potilastietojärjestelmän tietokokokonaisuudesta, Kelaan siirretään koko aineisto, jotta se säilyy eheänä kokonaisuutena. Lisäksi siirretään säilytettävä kuvantamisen PACS-aineisto ja sähköisen asioinnin keskusteluaineisto asiointijärjestelmästä. Samoin siirretään työterveysliikelaitoksen analoginen aineisto. Lisäksi siirretään sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan terveydenhuollon keskusarkistossa olevat kaupungin itse järjestämän työterveyshuollon aiemmat aineistot. Tämä aineisto sisältää kaupungin työterveyden yksiköitä menneiltä vuosikymmeniltä.
Työterveyshuollon organisaatiotieto siirretään kaupunginkanslian arkistoitavaksi. Organisaatiotieto ei kuulu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietolain piiriin.
Liikelaitoksen johtokunnan velvollisuus toimia rekisterinpitäjänä liikelaitoksella olevien henkilörekisterien osalta perustuu kuntalain 67 §:n 2 momentin mukaiseen velvollisuuteen vastata liikelaitoksen hallinnon ja toiminnan sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä. Johtokunta on Työterveys Helsingin potilastietorekisterien rekisterinpitäjä. Työterveysliikelaitoksen johtokunta päätti 16.5.2018 siirtää henkilörekistereitä koskevissa asioissa toimivaltansa toimitusjohtajalle.
Työterveysliikelaitoksen lakkauttamisen toimenpiteet on tulkittu kaupunginvaltuuston lakkauttamispäätöksen 19.6.2024 täytäntöönpanon hallinnollisiksi ja teknisiksi toimenpiteiksi. Liikelaitoksen johtajan toimivaltaan kuuluu päättää liikelaitosta koskevista asioista ja hoitaa muutoinkin juoksevaa hallintoa (Hallintosääntö 11 luku 2 §).
Potilasrekisterin aineiston siirrosta Kelan pitkäaikaissäilytykseen ja kaupunginarkistoon vastaa liikelaitoksen toiminnan päättymisen jälkeen 1.11.2024 alkaen kaupunginkanslia. Kaupunginvaltuusto on 19.6.2024 päättänyt, että mahdolliset liikelaitoksen lakkauttamisen jälkeen tarvittavat liikelaitoksen lakkauttamistoimenpiteet ja päätökset tehdään kaupunginkansliassa. Siirrosta on valmisteltu projektisuunnitelma, projektiorganisaatio ja tarvittavat hankinnat ja asiasta on valmisteilla henkilöstöjohtajan päätös.
Liikelaitoksen päättyvän potilasrekisterin yhteisrekisterinpitäjyys 1.11.2024 alkaen perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan 17.6.2024 hyväksymään sopimukseen yhteisrekisterinpitäjyydestä Kelan ja Helsingin kaupungin välillä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 16 §:n mukaisesti.
Hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 3 momentin mukaan viranhaltijan päätöksen perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa se viranhaltija, joka on päättänyt sopimukseen sitoutumisesta, tai hänen määräämänsä henkilö.
Päätös tullut nähtäväksi 11.10.2024
OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.
Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä
- se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen)
- kunnan jäsen.
Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin työterveysliikelaitoksen johtokunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava
- päätös, johon oikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä halutaan oikaistavaksi
- oikaisuvaatimuksen tekijä
- millä perusteella oikaisuvaatimuksen tekijä on oikeutettu tekemään vaatimuksen
- oikaisuvaatimuksen tekijän yhteystiedot
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.