Tietopyyntö, Helsingin kaupungin tiedonpyytäjälle lähettämät sähköpostit

Kansliapäällikkö päätti, että tietopyyntö hylätään niiltä osin, kuin pyydettyjä tietoja ei ole kaupungin hallussa ja pyyntö edellyttää uuden asiakirjan tuottamista.

********** (Tiedon pyytäjä) on 17.10.2024 pyytänyt kopioita niistä sähköpostiviesteistä, jotka hänelle on lähetty hänen ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen Helsingin kaupungin käyttämistä sähköpostijärjestelmistä sähköpostiosoitteesta noreply@helbit.fi tai muista Helsingin kaupungin käyttämistä sähköpostiosoitteista 26.4.2024. Hän pyytää myös kyseisten viestien lähettämisen tarkkaa ajankohtaa, lähettäjää, vastaanottajaa, lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostiosoitteita, viestin aihetta koskevia tietoja sekä viestin tietosisältöä kaikkine tietoineen.

Vastaus tietopyyntöön on pyydetty toimittamaan sähköpostitse. Tietopyyntö on tehty samasta sähköpostiosoitteesta, johon lähetettyjä viestejä hakija pyytää ja joka on aiemmin ilmoitettu yhteystiedoksi asiassa.

Tiedon pyytäjälle on 21.10.2024 sähköpostitse annetussa vastauksessa annettu hänen pyytämänsä tiedot pdf-muotoisena kopiona Helbit-tietojärjestelmän viesteistä niihin liittyvine lähettämisen tarkkaa ajankohtaa, lähettäjää, vastaanottajaa, lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostiosoitteita ja viestin aihetta koskevine tietoineen.

Tiedon pyytäjä on 21.10.2024 vaatinut, että hänelle luovutetaan pdf-tiedostomuotoon tallennettuina kuvamuodossa näköiskopiot niistä viesteistä, jotka hänelle on lähetty kaikkine metatietoineen. Hakija on samassa yhteydessä täydentänyt tietopyyntöön koskemaan myös hänelle lähetettyjen viestien liitetietoja.

Tiedon pyytäjälle on 28.10.2024 ilmoitettu, että hänelle toimitetut tiedot ovat näköiskopioita Helbit-tietojärjestelmästä pyydettyine metatietoineen. Lisäksi hänelle on kerrottu, että viestit, joita koskevat tiedot hänelle on toimitettu 21.10.2024, eivät sisältäneet liitetiedostoja.

Tiedon pyytäjä on 28.10.2024 ilmoittanut, että ei katso hänelle toimitettujen tietojen vastaavan hänen tietopyyntöään. Hän on viestiinsä liittänyt kopion samana päivänä vastaanottamansa sähköpostiviestin otsikko-kentästä (header) esimerkiksi tarkoittamistaan metatiedoista.

Tiedon pyytäjä on vielä 19.11.2024 pyynnöstä erikseen vahvistanut, että hänen tietopyyntönsä koskee hänelle itselleen annettua tiedoksiantoa valintapäätöksestä rekrytoinnissa, jonka rekrytointiavain on SOTEPE-04-28-24. Tätä tiedoksiantoa koskeva viesti pyydettyine sitä koskevina lisätietoineen on annettu hänelle edellä kuvatulla tavalla 21.10.2024.

Tiedon pyytäjä on ilmoittanut vaativansa asiassa viranomaisen päätöstä.

Sovellettava lainsäädäntö

Julkisuuslain 5 §:n 2 momentin mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.

Julkisuuslain 9 §:n mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Julkisuuslain 11 §:n 1 momentin mukaan hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta tai etua asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.

Julkisuuslain 12 §:n jokaisella on oikeus saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista 11 §:n 2 ja 3 momentissa säädetyin rajoituksin, jollei laissa toisin säädetä.

Julkisuuslain 16 §:n 1 momentin mukaan tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pyydetyllä tavalla, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle.

Hakijan oikeus saada tieto omaa työnhakuaan koskevasta asiakirjasta

Tiedon pyytäjä on pyytänyt tietoja, jotka ovat julkisia ja jotka koskevat hänen työnhakuaan koskevaa asiaa. Hänellä on siis oikeus saada asiaa koskevat kaupungin hallussa olevat tiedot ja ne on hänelle toimitettu.

Tiedot, joita kaupungilla ei ole hallussaan

Tiedon pyytäjä on pyytänyt hänelle luovutettujen viestien liitteitä. Hakijalle on ilmoitettu, että hänen pyytämänsä viestit eivät ole sisältäneet liitteitä. Tietopyyntö tulee näiltä osin hylätä, koska pyyntö ei kohdistu viranomaisen hallussa olevaan asiakirjaan.

Uuden asiakirjan tuottaminen

Tiedon pyytäjä on vaatinut, että hänelle toimitetaan näköiskopio hänelle Helbit-järjestelmästä lähetetystä sähköpostiviestistä.

Sähköpostiviestiä ei tallenneta sähköpostijärjestelmään sen kaltaisena näköisviestinä, jonka viestin vastaanottaja avaa omassa sähköpostiohjelmassaan. Viestit tallennetaan ja lähetetään sähköisessä muodossa koodattuna ja vasta vastaanottajan sähköpostiohjelma avaa ja tulkitsee koodatun viestin hakijan pyytämän kaltaiseksi näköisviestiksi. Näin ollen kaupungilla ei ole hallussaan hakijan pyytämän kaltaista näköisviestiä siinä muodossa, kuin hänen oma sähköpostiohjelmansa sen hänelle avaa.

Hakijalle on jo toimitettu hänen pyytämänsä tiedot kopioina Helbit-järjestelmästä ja tietojen muokkaaminen hänen pyytämäänsä muotoon merkitsisi uuden asiakirjan tuottamista, mihin viranomaisella ei ole velvollisuutta. Uuden asiakirjan, näköisviestin, tuottaminen edellyttäisi järjestelmätoimittajan manuaalista työtä tietojärjestelmässä koodattuna tallennetun viestin tietojen muokkaamiseksi pyydettyyn muotoon.

Näin ollen tietopyyntö hylätään näköisviestin tuottamista koskevilta osin.

Julkisuuslain mukainen toimivalta

Julkisuuslain 14.1 §:n mukaan viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on, jollei 15 §:n 3 momentissa tai muualla laissa toisin säädetä. Kaupunginkansliaa koskevasta tietopyynnöstä päättää näin ollen kansliapäällikkö.