Toimivallan siirtäminen, kaupunkiympäristön toimiala hankinta-asiat

Kaupunkiympäristölautakunta päättää siirtää toimivaltaa hankintojen tekemisessä 1.2.2025 alkaen seuraavasti:

- siirtää hankintojen toimivaltaa liitteessä 1 esitetyllä tavalla kaupunkiympäristön toimialalla viranhaltijoille ja toimielimille;

- siirtää toimivaltaa keskeyttää hankinta julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 125 §:n mukaisesti kaupunkiympäristön toimialan viranhaltijoille, joilla on liitteen 1 perusteella hankintavaltuus;

- siirtää toimivaltaa päättää rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä, kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä, innovaatiokumppanuudessa ja dynaamisessa hankintajärjestelmässä ehdokkaiden valinnasta sekä suunnittelukilpailussa osallistujien valinnasta hankintamenettelyyn kaupunkiympäristön toimialan viranhaltijoille, joilla on liitteen 1 perusteella hankintavaltuus;

- siirtää toimivaltaa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 41 §:n 1 momentin tarkoittamissa lisätilauksissa sekä 136 §:n mukaisissa sopimusmuutoksissa siten, että hankintavaltuus määräytyy lisätilausten tai sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella, eikä hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti (alkuperäinen hankinta ja siihen liittyvät tilaukset yhteensä).

Toimialajohtaja, maankäyttöjohtaja, tekninen johtaja, asiakkuusjohtaja tai yhteisten palvelujen johtaja voi päättää edellä mainituista lisätilauksista ja sopimusmuutoksista myös niissä tapauksissa, joissa päätösvalta lisätöiden yhteenlasketun arvon perusteella kuuluisi kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolle;

- siirtää toimivaltaa ICT-hankinnoissa toimialajohtajalle, tekniselle johtajalle, maankäyttöjohtajalle, asiakkuusjohtajalle ja yhteisten palvelujen johtajalle siten, että heillä on yksinomainen toimivalta ICT-hankinnoissa hankintavaltuuden euromäärään asti ja tämän ylittäviltä osilta toimivalta on toimialajohtajalla;

- siirtää toimivaltaa hankintoja koskevissa yhteistyö- ja toteutussopimuksissa viranhaltijoille siten, että toimivalta määräytyy viranhaltijan hankintavaltuuden mukaan;

- siirtää toimivaltaa väliaikaisiin tilaratkaisuihin liittyvissä hankinnoissa siten, että hankintavaltuus määräytyy esisopimuksen arvon mukaan, jos hankintapäätös tehdään ehdollisena siihen saakka, kunnes myöhemmin tehtävä hankintapäätös tulee lainvoimaiseksi.

Hankintavaltuus myöhemmin tehtävässä hankintapäätöksessä määräytyy hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti;

- siirtää toimivaltaa suunnittelukilpailuhankinnoissa siten, että hankintavaltuus suunnittelukilpailun palkkioista, palkinnoista ja muista maksuista määräytyy palkkioiden, palkintojen ja muiden maksujen yhteenlasketun arvon perusteella, eikä suunnittelukilpailun maksujen ja voittajalta mahdollisesti tilattavan palveluhankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti.

Hankintavaltuus suunnittelukilpailun voittajalta tilattavassa palveluhankinnassa määräytyy suunnittelukilpailun palkkioiden, palkintojen ja muiden maksujen sekä voittajalta tilattavan palveluhankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti;

- siirtää toimivaltaa siten, että toimialajohtaja, maankäyttöjohtaja, tekninen johtaja, asiakkuusjohtaja tai yhteisten palvelujen johtaja voi päättää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) tarkoittaman tai lain kynnysarvon alittavan hankintasopimuksen tai käyttöoikeussopimuksen irtisanomisesta tai purkamisesta myös niissä tapauksissa, joissa päätösvalta sopimuksen arvon perusteella kuuluisi kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolle.

Samalla kaupunkiympäristölautakunta päättää, että toimialajohtajalla sekä tehtäväalueellaan teknisellä johtajalla, maankäyttöjohtajalla, asiakkuusjohtajalla, yhteisten palvelujen johtajalla, palvelun päälliköllä tai yksikön päälliköllä ja Tilat-palvelun hankeyksikkö 1:n ja hankeyksikkö 2:n tiimipäälliköllä on toimivalta hyväksyä tilaukset niiden arvosta riippumatta, kun tilaukset perustuvat:

- kaupunkiympäristölautakunnan jaostojen tai viranhaltijoiden aiempaan hankintapäätökseen taikka

- yhteishankintayksikön aiempaan hankintapäätökseen yhteishankinnasta, jonka piirissä kaupunkiympäristön toimiala on.

Kaupunkiympäristölautakunta päättää, että ICT-hankintoja koskevissa tilauksissa toimialajohtajalla sekä tehtäväalueellaan teknisellä johtajalla, maankäyttöjohtajalla, asiakkuusjohtajalla, yhteisten palvelujen johtajalla, palvelukokonaisuuden kehittämisyksikön päälliköllä, kehittämis- ja digitalisaatiopäälliköllä, tietohallintoyksikön päälliköllä ja digitalisaatioyksikön päälliköllä on yksinomainen toimivalta hyväksyä tilaukset niiden arvosta riippumatta, kun tilaukset perustuvat:

- kaupunkiympäristölautakunnan jaostojen tai viranhaltijoiden aiempaan hankintapäätökseen taikka

- yhteishankintayksikön aiempaan hankintapäätökseen yhteishankinnasta, jonka piirissä kaupunkiympäristön toimiala on.

Samalla kaupunkiympäristölautakunta päättää kumota 1.2.2025 alkaen tekemänsä päätöksen 19.12.2023 § 700 toimivallan siirtämisestä hankintojen tekemisestä kaupunkiympäristön toimialalla.

Hankintavaltuudet perustuvat hallintosääntöön (kaupunginvaltuusto 11.12.2024 § 274) sekä sen perusteella kaupunkiympäristölautakunnan tekemiin toimivaltapäätöksiin. Edellinen kaupunkiympäristölautakunnan hankintavaltuuksia koskeva päätös on 19.12.2023 § 700.

Muutettavaksi esitettävät hankintavaltuudet ovat liitteenä 1 ja niitä sovelletaan myös kaupungin sisäisiin hankintoihin. Hankintavaltuudet koskevat vain liitteessä 1 mainittuja kaupunkiympäristön toimialan toimielimiä ja viranhaltijoita. Hankintavaltuuksia ei ole mahdollista siirtää työsuhteessa oleville. Hankintavaltuudet ovat arvonlisäverottomia arvoja.

Päätöksessä mainitaan lisäksi myös sellaisia voimassa olevia hankintavaltuuksia, joihin ei esitetä muutoksia. Ne eivät muuta voimassa olevia hankintavaltuuksia ja ne mainitaan päätöksessä vain selvyyden vuoksi. Hankintavaltuuksien käyttäminen helpottuu, kun valtuuksia ja perusteluja ei tarvitse lukea monesta erillisestä päätöksestä.

Muutoksista yleisesti

Hankintavaltuuksien muutosten tarkoitus on sujuvoittaa päätöksentekoa.

ICT-hankinnoissa toimialajohtajalla, teknisellä johtajalla, maankäyttöjohtajalla, asiakkuusjohtajalla ja yhteisten palvelujen johtajalla on yksinomainen toimivalta hankintavaltuuden euromäärään asti ja tämän ylittäviltä osilta toimivalta on toimialajohtajalla.

Väliaikaisiin tilaratkaisuihin liittyvissä hankinnoissa hankintavaltuus määräytyy esisopimuksen arvon mukaan, jos hankintapäätös tehdään ehdollisena siihen saakka, kunnes myöhemmin tehtävä hankintapäätös tulee lainvoimaiseksi. Hankintavaltuus myöhemmin tehtävässä hankintapäätöksessä määräytyy hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti.

Suunnittelukilpailuhankinnoissa hankintavaltuus suunnittelukilpailun palkkioista, palkinnoista ja muista maksuista määräytyy palkkioiden, palkintojen ja muiden maksujen yhteenlasketun arvon perusteella, eikä suunnittelukilpailun maksujen ja voittajalta mahdollisesti tilattavan palveluhankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti. Hankintavaltuus suunnittelukilpailun voittajalta tilattavassa palveluhankinnassa määräytyy suunnittelukilpailun palkkioiden, palkintojen ja muiden maksujen sekä voittajalta tilattavan palveluhankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti.

Toimialajohtaja, maankäyttöjohtaja, tekninen johtaja, asiakkuusjohtaja tai yhteisten palvelujen johtaja voi päättää lisätilauksesta ja sopimusmuutoksesta myös niissä tapauksissa, joissa päätösvalta lisätöiden yhteenlasketun arvon perusteella kuuluisi kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolle.

Toimialajohtaja, maankäyttöjohtaja, tekninen johtaja, asiakkuusjohtaja tai yhteisten palvelujen johtaja voi päättää hankintasopimuksen ja käyttöoikeussopimuksen irtisanomisesta ja purkamisesta myös niissä tapauksissa, joissa päätösvalta sopimuksen arvon perusteella kuuluisi kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolle.

Lisäksi päätöksellä määritellään tilausvaltuudet silloin, kun tilaus perustuu aiempaan hankintapäätökseen.

Toimialajohtajalla sekä tehtäväalueellaan teknisellä johtajalla, maankäyttöjohtajalla, asiakkuusjohtajalla, yhteisten palvelujen johtajalla, palvelun päälliköllä tai yksikön päälliköllä ja Tilat-palvelun hankeyksikkö 1:n ja hankeyksikkö 2:n tiimipäälliköllä on toimivalta hyväksyä tilaukset niiden arvosta riippumatta, kun tilaukset perustuvat:

- kaupunkiympäristölautakunnan jaostojen tai viranhaltijoiden aiempaan hankintapäätökseen taikka

- yhteishankintayksikön aiempaan hankintapäätökseen yhteishankinnasta, jonka piirissä kaupunkiympäristön toimiala on.

ICT-hankintoja koskevissa tilauksissa toimialajohtajalla sekä tehtäväalueellaan teknisellä johtajalla, maankäyttöjohtajalla, asiakkuusjohtajalla, yhteisten palvelujen johtajalla, palvelukokonaisuuden kehittämisyksikön päälliköllä, kehittämis- ja digitalisaatiopäälliköllä, tietohallintoyksikön päälliköllä ja digitalisaatioyksikön päälliköllä on yksinomainen toimivalta hyväksyä tilaukset niiden arvosta riippumatta, kun tilaukset perustuvat:

- kaupunkiympäristölautakunnan jaostojen tai viranhaltijoiden aiempaan hankintapäätökseen taikka

- yhteishankintayksikön aiempaan hankintapäätökseen yhteishankinnasta, jonka piirissä kaupunkiympäristön toimiala on.

Päätöksellä muutetaan toimialan yhteisten palvelujen (entinen toimialan hallinto- ja tukipalvelut) ja yhteisten palvelujen johtajan (entinen hallintojohtaja) organisaationimi ja virkanimike vastaamaan nykyistä hallinto- ja toimintasäännön mukaista nimikettä.

Muilta osin voimassa olevaa hankintavaltuuspäätöstä ei ole tarkoitus muuttaa. Muutokset on tarkoitettu tulemaan voimaan 1.2.2025.

Tilausvaltuudet

Aiemmin hankintavaltuudet toimivat myös tilausvaltuuksina, ellei yksittäisissä hankinnoissa päätetty tilausvaltuudesta erikseen. Jotta jokaisessa hankintapäätöksessä ei tarvitse erikseen määritellä tilauksen hyväksymisoikeutta, on tarkoituksenmukaista määritellä yleisesti oikeus tilauksen hyväksymiselle, kun tilaus perustuu aiempaan hankintapäätökseen.

Tilausvaltuus koskee vain tilauksia, jotka perustuvat aiempaan hankintapäätökseen. Mikäli tilaus ei perustu aiempaan hankintapäätökseen, noudatetaan tilausvaltuuksien sijaan hankintavaltuuksia. Tilausta koskeva päätös on luonteeltaan täytäntöönpanoa, eikä tilausta koskevaan päätökseen sisälly julkisen vallan käyttämistä. Tilausvaltuuksilla määritellään viranomaisen tai työsuhteisen oikeudet päättää hankintapäätöksen mukaisista tilauksista.

Toimialajohtajalla sekä tehtäväalueellaan teknisellä johtajalla, maankäyttöjohtajalla, asiakkuusjohtajalla, yhteisten palvelujen johtajalla, palvelun päälliköllä tai yksikön päälliköllä ja Tilat-palvelun hankeyksikkö 1:n ja hankeyksikkö 2:n tiimipäälliköllä on toimivalta hyväksyä tilaukset niiden arvosta riippumatta, kun tilaukset perustuvat:

- kaupunkiympäristölautakunnan jaostojen tai viranhaltijoiden aiempaan hankintapäätökseen taikka

- yhteishankintayksikön aiempaan hankintapäätökseen yhteishankinnasta, jonka piirissä kaupunkiympäristön toimiala on.

ICT-hankintoja koskevissa tilauksissa toimialajohtajalla sekä tehtäväalueellaan teknisellä johtajalla, maankäyttöjohtajalla, asiakkuusjohtajalla, yhteisten palvelujen johtajalla, palvelukokonaisuuden kehittämisyksikön päälliköllä, kehittämis- ja digitalisaatiopäälliköllä, tietohallintoyksikön päälliköllä ja digitalisaatioyksikön päälliköllä on yksinomainen toimivalta hyväksyä tilaukset niiden arvosta riippumatta, kun tilaukset perustuvat:

- kaupunkiympäristölautakunnan jaostojen tai viranhaltijoiden aiempaan hankintapäätökseen taikka

- yhteishankintayksikön aiempaan hankintapäätökseen yhteishankinnasta, jonka piirissä kaupunkiympäristön toimiala on.

Tilausvaltuuksissa ei ole euromääräistä ylärajaa, mutta hankintapäätös ja -sopimus asettavat ylärajan tilauksen suuruudelle.

ICT-hankinnat

Hankintavaltuudet toimialan ICT-hankinnoissa ovat olleet keskitettynä kehittämis- ja digitalisaatiopäällikölle sekä projektitoimisto- ja talouden hallinta -yksikön päällikölle. Heillä ja toimialajohtajalla on ollut viranhaltijoina yksinomainen toimivalta päättää ICT-hankinnoista. Muilla viranhaltijoilla ei ole ollut toimivaltaa päättää ICT-hankinnoista.

Kehittämis- ja digitalisaatiopalveluja koskevan organisaatiomuutoksen ja vuoden 2025 alussa muuttuneiden tehtävien vuoksi on tarpeen muuttaa ICT-hankintojen hankintavaltuuksia. Digitalisaatio- ja tietohallintopalvelu on aloittanut 1.1.2025 ja se jatkaa entisen kehittämis- ja digitalisaatiopalvelun työtä. Palvelukokonaisuuksiin perustettiin kehittämisyksiköt, jotka tukevat ja koordinoivat palvelukokonaisuuksien kehittämistoimintaa ja vastaavat niiden ICT-hankintojen valmistelusta. Myös organisaatiomuutoksen jälkeen on ICT-kustannusten ja kehittämisen hallinnan kannalta tarkoituksenmukaista, että toimialan ICT-talouden suunnittelu ja ICT-hankintoihin liittyvä päätöksenteko pysyvät edelleen keskitetysti vain tietyillä viranhaltijoilla.

Päätöksentekovastuuta on päätösten runsaan määrän vuoksi perusteltua jakaa toimialajohtajalle, palvelukokonaisuuksien johtajille ja yhteisten palvelujen johtajalle. Heillä on yksinomainen toimivalta päättää ICT-hankinnoista. Muilla viranhaltijoilla tai kaupunkiympäristölautakunnan jaostoilla ei ole toimivaltaa päättää ICT-hankinnoista.

Tekniselle johtajalle, maankäyttöjohtajalle, asiakkuusjohtajalle ja yhteisten palvelujen johtajalle esitetään hankintavaltuuksia ICT-hankinnoissa enintään 3 000 000 euroon saakka.

Taloudellisesti kaikkein merkittävimmissä, 3 000 000 euroa ylittävissä toimialan ICT-hankinnoissa päätöksen tekisi toimialajohtaja ilman euromääräistä ylärajaa.

Lisäksi selvyyden vuoksi todetaan, että edellä esitetyt ICT-hankintojen hankintavaltuudet soveltuvat vain ICT-hankintoihin. Viranhaltijoiden hankintavaltuudet muissa kuin ICT-hankinnoissa ovat osittain erisuuruiset liitteen 1 mukaisesti.

Väliaikaisiin tilaratkaisuihin liittyvät hankinnat

Käytännössä on tarkoituksenmukaista, että väliaikaisiin tilaratkaisuihin liittyvissä hankinnoissa esisopimus pystyttäisiin tekemään ennen hankesuunnitelman hyväksymistä. Esisopimuksen tekeminen vaatii sitä, että hankinnasta on tehty päätös, jossa hankinnan voittanut urakoitsija valitaan. Hankinnat toteutetaan usein SR-urakkana. Näissä hankinnoissa aikataulu on tiukka. Aikataulu on usein sidoksissa peruskorjausurakkaan tai väliaikaisen tilaratkaisun tarpeeseen liittyy muu ennakoimaton kiire. Väliaikaisia tilaratkaisuja toteutetaan pääosin tilatarpeisiin, joihin liittyy lakisääteisen velvoitteen, kuten koulutoiminnan toteuttaminen. Valmistelevien toimien aloittaminen varmistaa väistötilojen valmistumisen niin, että ne ovat käytettävissä tarpeen alkaessa. Kulut pystytään rajaamaan esisopimuksin.

Esitetyn mukaan hankintavaltuus urakoitsijan valinnan ja esisopimuksen tekemisen osalta määräytyy esisopimuksen arvon mukaan, jos hankintapäätös tehdään ehdollisena siihen saakka, kunnes myöhemmin tehtävä hankintapäätös tulee lainvoimaiseksi. Tällä tarkoitetaan, että kaikki ne viranhaltijat, joilla on hankintavaltuus esisopimuksen arvon mukaisen sopimuksen tekemiseen, voisivat tehdä voittajan valintaa ja esisopimuksen tekemistä koskevan välipäätöksen, vaikka lopullisen hankintapäätöksen arvo tulisi ylittämään heidän oman hankintavaltuutensa. Sen sijaan lopullisen hankintapäätöksen, jolla sitoudutaan varojen käyttöön, voisi tehdä ainoastaan sellainen viranhaltija, jonka omat hankintavaltuudet riittävät lopullisen päätöksen tekemiseen, jossa huomioidaan koko sopimuksen arvo. Menettelyn ehtona on se, että esisopimuksessa on määritelty se, että kaupungille aiheutuneet kulut rajautuvat esisopimuksen arvoon siinäkin tilanteessa, ettei hankintaa toteuteta.

Suunnittelukilpailut

Suunnittelukilpailussa voidaan maksaa osallistujille palkkioita, palkintoja tai muita maksuja. Suunnittelukilpailun voittajan kanssa voidaan tehdä palveluhankintasopimus, jos suunnittelukilpailua koskevassa hankintailmoituksessa on tieto tällaisen palveluhankintasopimuksen tekemisestä.

Suunnittelukilpailuhankinnassa tehdään yleensä erillinen hankintapäätös kilpailun tuloksista eli palkkioiden, palkintojen ja muiden maksujen maksamisesta ja tämän jälkeen erillinen hankintapäätös voittajalta tehtävästä palveluhankinnasta. On tarkoituksenmukaista, että suunnittelukilpailuhankinnoissa hankintavaltuus suunnittelukilpailun palkkioista, palkinnoista ja muista maksuista määräytyy palkkioiden, palkintojen ja muiden maksujen yhteenlasketun arvon perusteella, eikä suunnittelukilpailun maksujen ja voittajalta mahdollisesti tilattavan palveluhankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti. Hankintavaltuus suunnittelukilpailun voittajalta tilattavassa palveluhankinnassa määräytyy suunnittelukilpailun palkkioiden, palkintojen ja muiden maksujen sekä voittajalta tilattavan palveluhankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti.

Lisätilaukset ja sopimusmuutokset sekä hankintasopimuksen ja käyttöoikeussopimuksen irtisanominen ja purkaminen

Lisätöiden ja sopimusmuutosten sekä hankintasopimuksen ja käyttöoikeussopimuksen irtisanomisen ja purkamisen päätösvalta on tarpeen siirtää viranhaltijoille suoraan kaupunkiympäristölautakunnalta johtuen edelleen delegoinnin kiellosta.

Ilman toimivallan siirtämistä hankintavaltuus määräytyy lisätilauksissa ja sopimusmuutoksissa hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaan. Edelleen delegoinnin kiellosta johtuen kaupunkiympäristön rakennusten ja yleisten alueiden jaosto ei pysty siirtämään toimivaltaa hankintojen osalta eteenpäin viranhaltijalle, koska toimivalta on jo kerran siirretty lautakunnalta jaostolle.

Toimivalta voidaan kuntalain (410/2015) 91 §:n 2 momentin mukaan delegoida hallintosäännöstä edelleen ainoastaan kerran. Siten jaosto ei voi hankintapäätöksessä siirtää viranhaltijalle toimivaltaa kyseistä hankintaa koskevaan lisätyöhön liittyen.

Hankinnan kohteesta riippuen lisätöitä on kuitenkin tarpeen tehdä vaihtelevilla summilla useitakin yhteen alkuperäiseen hankintaan kohdistuen. Käytännössä on epätarkoituksenmukaista päättää jaostossa esimerkiksi muutaman tuhannen euron lisätyöstä, joka kohdistuu miljoonien eurojen alkuperäiseen hankintaan. Tästä johtuen lisätöitä koskevat hankintavaltuudet määräytyvät hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon sijaan yksittäisten lisätilausten tai sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella.

Hankintasopimuksen ja käyttöoikeussopimuksen irtisanominen tai purkaminen perustuu sopimusehtoihin. Käytännössä on tarkoituksenmukaista, että viranhaltija voi päättää hankintasopimuksen tai käyttöoikeussopimuksen irtisanomisesta tai purkamisesta, koska hankintayksikön oikeus irtisanoa tai purkaa sopimus määräytyy sopimusehtojen mukaisesti ja päätös on usein tarpeen tehdä nopeasti, jotta hankintayksikkö voi tehokkaasti käyttää näitä oikeuksiaan sopimusten toteutumista seuratessaan.

Voimassa olevassa päätöksessä toimialajohtaja voi päättää lisätilauksesta ja sopimusmuutoksesta myös niissä tapauksissa, joissa päätösvalta lisätöiden yhteenlasketun arvon perusteella kuuluisi kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolle. Käytännössä on tarkoituksenmukaista, että toimialajohtajan lisäksi maankäyttöjohtaja, tekninen johtaja, asiakkuusjohtaja tai yhteisten palvelujen johtaja voi päättää lisätilauksesta ja sopimusmuutoksesta sekä hankintasopimuksen ja käyttöoikeussopimuksen irtisanomisesta ja purkamisesta myös niissä tapauksissa, joissa päätösvalta muuten kuuluisi kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolle.

Hankinnan keskeyttäminen

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Toimivaltaa hankintojen keskeyttämiseksi selvennetään siirtämällä toimivalta kaikille niille viranhaltijoille, joilla on myös hankintavaltuus. Hankinnan keskeyttämisessä ei katsottaisi hankinnan arvoa toimivaltaa määritettäessä, vaan viranhaltija voisi keskeyttää myös sellaisen hankinnan, joka ylittää omien hankintavaltuuksien eurorajat.

Hankinta voidaan lain mukaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Keskeyttämisestä on tehtävä muutoksenhakukelpoinen perusteltu päätös.

Päätös monivaiheisten hankintamenettelyiden osallistujien valinnasta

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Monivaiheisissa hankintamenettelyissä eli rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä, kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä, innovaatiokumppanuudessa, dynaamisessa hankintajärjestelmässä ja suunnittelukilpailussa hankintamenettelyn osallistujien valinnasta voidaan tehdä erillinen välipäätös ennen lopullista hankintapäätöstä.

Tältä osin voimassa olevassa hankintavaltuuspäätöksessä on tarkoitettu, että kaikki ne viranhaltijat, joilla on hankintavaltuus, voisivat tehdä tällaisen osallistujien valintaa koskevan välipäätöksen, vaikka lopullisen hankintapäätöksen arvo tulisi ylittämään heidän oman hankintavaltuutensa. Sen sijaan lopullisen hankintapäätöksen, jolla sitoudutaan varojen käyttöön, voisi tehdä monivaiheisessa hankintamenettelyssäkin ainoastaan sellainen viranhaltija, jonka omat hankintavaltuudet riittävät päätöksen tekemiseen. Edellä mainittuja sääntöjä ei ole tarkoitus muuttaa tällä päätöksellä.

Hankesuunnitelmiin perustuvat hankinnat

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Aikaisemmin hankesuunnitelmiin perustuvia hankintoja voivat tehdä suoraan toimialajohtaja sekä tekninen johtaja. Kaupunginvaltuusto on kesäkuussa 2022 muuttanut hankesuunnitelmia koskevaa päätöksentekoa, jolloin muutoksella on vaikutusta myös hankesuunnitelmien perusteella tehtäviin hankintoihin ja niitä koskeviin toimivaltuuksiin.

Valtuuston tekemästä muutoksesta johtuen muutetaan toimialan hankintavaltuuksia samassa suhteessa, jolloin ei synny tarpeetonta ylimääräistä päätöstarvetta hankesuunnitelmia koskevissa hankinnoissa. Toimialajohtaja ja tekninen johtaja voivat päättää hankesuunnitelmiin perustuvia hankintoja kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen tai kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaoston hyväksymiin hankesuunnitelman enimmäisarvoa koskeviin rajoihin asti.

Toteutus- ja yhteistyösopimukset

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Toteutussopimuksilla voidaan sopia mm. tulevan hankinnan toteuttamisesta yhteistyössä toisen hankintayksikön kanssa. Sopimuksessa sovitaan siitä, miten kilpailutus käytännössä järjestetään, mikä osa hankinnasta kuuluu millekin hankintayksikölle ja miten omistuksen lisäksi jakautuvat maksu- ja muut velvoitteet osapuolten välillä.

Toteutussopimuksella ei vielä tehdä hankintapäätöstä, eikä pääsääntöisesti valtuuteta yhteistyötahoja tekemään hankintapäätöstä tai -sopimusta kaupungin puolesta. Toteutussopimusta koskevasta hankinnasta tehdään myöhemmin hankintapäätös.

Toimivalta toteutus- ja yhteistyösopimusten tekemiselle hankinnoissa on liitteen 1 mukaisesti siirretty kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolle erillisellä kohdalla, jonka mukaan jaostolla on päätösvalta alle 5 000 000 arvoisiin toteutus- ja yhteistyösopimuksiin. Viranhaltijoille sen sijaan toimivalta hankintoja koskeviin toteutus- ja yhteistyösopimuksiin määräytyy hankintavaltuuden perusteella ja erityisistä oikeuksista kyseisiin sopimuksiin luovutaan.

Hankintavaltuus määräytyy sen arvon mukaisesti, joka sopimuksessa määritellyn hankinnan arvosta kuuluu kaupunkiympäristön toimialan vastuulle.

Muutos helpottaa tilannetta toimialalla, koska toteutus- ja yhteistyösopimusten määrä on lisääntynyt ja niiden arvo voi olla myös hyvin vähäinen. Muutoksen jälkeen jokainen hankintavaltuudet omaava viranhaltija voi päättää kyseisistä sopimuksista lähempänä varsinaista toimintaa eikä sopimusta tarvitse viedä esimerkiksi palvelukokonaisuuden päällikölle päätettäväksi.

Optiot

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Optioiden arvo sisältyy alkuperäiseen hankintapäätökseen, mutta optioiden käyttöönotosta päätetään erikseen. Jaosto ei voi valtuuttaa yksittäisen hankintapäätöksen osalta viranhaltijaa päättämään hankintaan liittyvästä optiosta, koska toimivallan edelleen delegoinnin kielto estää sen. Ei ole tarkoituksenmukaista, että jaosto päättäisi kaikista optioista.

Siksi hankintavaltuus on lisätty liitteessä 1 mainituille viranhaltijoille.

Palvelut ja luvat -palvelukokonaisuuden asumisen yksikkö 2:n yksikön päällikkö ja vuokrauksen tuki -tiimin tiimipäällikkö

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Kaupunkiympäristölautakunta on päättänyt 3.10.2023 § 510 kaupunkiympäristön toimialan Palvelut ja luvat -palvelukokonaisuutta sekä Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuutta seuraavien organisaatiotasojen muuttamisesta. Päätöksellä Palvelut ja luvat - palvelukokonaisuuteen on perustettu asumisen palvelut -palvelu. Muutos tulee voimaan 1.1.2024. Kaupunkiympäristön toimialajohtaja on päättänyt 20.11.2023 § 38 tarkistaa kaupunkiympäristön toimialan toimintasääntöä 1.1.2024 alkaen. Toimintasäännön tarkistuksella Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuudessa toiminut asuntoyksikkö lakkautetaan ja se siirtyy toiminnallisesti Palvelut ja luvat - palvelukokonaisuuteen perustettavaan asumisen palvelut -palveluun nimellä asumisen yksikkö 2.

Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuudessa toimiessaan asuntoyksikön päälliköllä on ollut hankintavaltuus enintään 1 000 000 euroon saakka ja yksikön vuokrauksen tuki -tiimin tiimipäälliköllä enintään 100 000 euroon saakka.

Palvelut ja luvat -palvelukokonaisuuden yksikön päälliköiden hankintavaltuus on enintään 200 000 euroon saakka ja tiimipäälliköillä 20 000 euroon saakka.

Koska asumisen yksikkö 2 vastaa toiminnallisesti Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuudessa sijainnutta asuntoyksikköä, tarvitsee asumisen yksikkö 2:n yksikön päällikkö sekä yksikön vuokrauksen tuki -tiimin tiimipäällikkö toiminnassaan vastaavat hankintavaltuudet kuin heillä on ollut toimiessaan Rakennukset ja yleiset -alueet palvelukokonaisuudessa.

Asumisen yksikkö 2:n yksikön päällikölle esitetään hankintavaltuuksia enintään 1 000 000 euroon saakka. Esitetty hankintavaltuus vastaa sitä hankintavaltuutta, joka yksikön päälliköllä on ollut yksikön toimiessa nimellä asuntoyksikkö Rakennukset ja yleiset alueet - palvelukokonaisuudessa.

Vuokrauksen tuki -tiimin tiimipäällikölle esitetään hankintavaltuuksia enintään 100 000 euroon saakka. Esitetty hankintavaltuus vastaa sitä hankintavaltuutta, joka tiimipäälliköllä on ollut tiimin toimiessa osana asuntoyksikköä Rakennukset ja yleiset alueet - palvelukokonaisuudessa.

Toimivalta

Hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta).