Uusien toimitilojen tilahallinnan ja asiakasohjauksen edellyttämien järjestelmämuutosten ja integraatioiden hankinta

Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö päätti hankkia Kalasataman terveys- ja hyvinvointikeskuksen sekä Itäkadun perhekeskuksen tarvemääritysten perusteella tehtyjen tarjousten mukaisesti seuraavat tietojärjestelmätoteutukset ja niiden ylläpitopalvelut sekä tehdä hankinnasta sopimukset seuraavasti:

Ylläpito ja käyttösopimukset tehdään 3 vuodeksi alkaen tuotantokäytön aloituksesta kuitenkin korkeintaan 30.9.2020 asti. Tämän jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa erikseen sovittavalla tavalla, mikäli Apotti-järjestelmän käyttöönotto viivästyy suunnitellusta aikataulusta. Sopimusten jatkomenettelyt kirjataan sopimusteksteihin.

Lisäksi virastopäällikkö päätti, että Helsingin sosiaali- ja terveysvirasto liittyy kansallisen Palveluohjaimen hallintamalliin järjestelmän käytön ajaksi ja tehdä yhteistyösopimuksen Palveluohjain – ajanvaraus ja palvelunhallinta -ratkaisun hallintamallista. Hallintamalliin liittyneet osapuolet maksavat hallintamaksuna HYVIS ICT Oy:lle 4 200 euroa/vuosi (alv 0 %).

Vielä virastopäällikkö päätti oikeuttaa osastopäällikön allekirjoittamaan päätöksen mukaiset sopimukset ja tekemään päätöksen mukaiset tilaukset.

Hankinnan kokonaisarvo on kolmelle vuodelle laskettuna 643 919,00 euroa alv 0 % ja arvonlisäverollisena 798 459,56 euroa.

Pegasos rajapinnan hankinta tehdään suorahankintana hankintalain 40§ kohta 2 perusteella (teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan) ja Integraatiopalvelun laajennus CGI:n toteuttamana perustuu hankintalain 41 § (suorahankinta lisätilauksena). Solita Oy:n tilaus perustuu KL-kuntahankintojen puitesopimukseen KLKH086.

Hankinnan käyttöönottovaiheen kustannukset maksetaan hankkeelta Kalasataman sosiaali- ja terveysaseman teknologiahankkeet ja integraatiot (Projektinumero 398090100539). Hankinnan jatkuvan palvelun kustannukset maksetaan sosiaali- ja terveysviraston atk-käyttötalouden määrärahoista.

Sosiaali- ja terveysviraston palveluiden uudistukseen liittyy uuden tyyppinen toimitilamalli, jossa työntekijöillä ei ole omia työhuoneita. Asiakkaiden vastaanottoa varten toimitiloissa on vastaanottohuoneita, joita on kuitenkin vähemmän, kuin työssä olevia ammattilaisia. Muu kuin asiakasvastaanottotyöskentely tapahtuu ns. back-office tiloissa.

Tietohallinto- ja viestintäpalvelut osasto teki yhteistyössä Kalasataman Terveys- ja hyvinvointikeskuksen (THK) ja Itäkadun perhekeskuksen (PK) projektiryhmien kanssa uuden toiminta- ja toimitilamallin tietojärjestelmätarpeiden määrittelytyön alkuvuoden 2016 aikana. Määrittelyn ydin on, että jokaiselle toiminnolle tarvitaan sähköinen ajanvarausjärjestelmä. Terveydenhuollon toimintojen osalta se on olemassa potilastietojärjestelmissä, mutta sosiaalihuollon toiminnoissa ajanvarausjärjestelmä puuttuu. Lisäksi tarvitaan järjestelmä, johon vastaanottotilat viedään varattaviksi, sekä itseilmoittautumisjärjestelmä, johon saadaan edellä olevista järjestelmistä tieto asiakkaan varatusta ajasta ja vastaanottotiloista, johon asiakas ilmoittautumisjärjestelmän avulla ohjataan.

Määrittelyn pohjalta toteutettiin tietopyyntö, johon vastasi 10 järjestel-mätoimittajaa. Tietopyyntövastausten ja viiden järjestelmätoimittajan kanssa käydyn toimittajatapaamisen perusteella kävi ilmi, ettei määrittelyn mukaisia vaatimuksia voida toteuttaa yhden järjestelmän avulla. Tähän vaikuttaa olennaisesti myös se, että potilastietojärjestelmien (Pegasos ja suun terveyden Effica) toimittajat (CGI Suomi Oy ja Tieto Oyj) ilmoittivat, ettei niiden järjestelmissä olevaa ajanvaraustoimintoa voida siirtää ulkoiseen järjestelmään, koska ajanvaraus on toimintona olennainen osa potilaan vastaanoton prosessia, alkaen ajanvarauksesta ja päättyen tilastointiin.

Määrittelydokumentaatio toimitettiin myös Apotti Oy:lle, joka pyysi jär-jestelmätoimittaja Epiciltä arvion siitä, miten uusi Apotti -järjestelmä tulee täyttämään esitetyt vaatimukset. Saatujen vastausten perusteella arvioitiin, että Apotti -järjestelmä tulee kattamaan ison osan esitetyistä vaatimuksista, mutta ei kaikkia. Täsmällistä tietoa siitä, miten Apotti järjestelmää tulee täydentää, ei ole käytettävissä. Näin ollen on katsottava, että nykytilanteessa ei ole perusteltua lähteä kilpailuttamaan määrittelyn mukaisesti nykyisiä asiakas- ja potilastietojärjestelmiä täydentävää kokonaisuutta, koska vaatimukset saattavat muuttua olennaisesti Apotin käyttöönoton yhteydessä vuonna 2020. Lähtökohtana on, että Apotti-järjestelmää täydentävät lisätoiminnot hankitaan myöhemmin ti-laajarenkaan yhteistyönä.

Edellä olevan perusteella päädyttiin siihen, että tilanteesta hahmotetaan nykyjärjestelmiin perustuva minimiratkaisu, jolla toiminnan edellytykset turvataan välivaiheen ajaksi Apotti -järjestelmän käyttöönottoon asti.

Esitettävä väliaikaisratkaisu pohjautuu viraston käytössä oleviin ja valmiiksi kilpailutettuihin järjestelmäratkaisuihin ja niiden välisiin integraatioihin. Ratkaisu muodostuu kansallisesta ajanvaraus ja palveluohjain järjestelmästä (jatkossa Palveluohjain), ITTE itseilmoittautumisjärjestelmästä, näiden välisestä rajapinnasta, sekä Pegasoksen ja Palveluohjaimen välisestä rajapinnasta. Järjestelmien väliset integraatiot toteutetaan Sosiaali- ja terveysvirastolla käytössä olevan, CGI:n tuottaman integraatiopalvelun kautta. Tämä mahdollistaa järjestelmäkokonaisuuden liittämisen kansallisen palveluväylään (KaPa) ja siellä tarjolla oleviin palvelukokonaisuuksiin.

Palveluohjain on kansallisen SADe-ohjelman (Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma) yhteydessä toteutettu kansallinen ajanvaraus- ja palveluhallintaratkaisu. KL-kuntahankinnat on kilpailutta-nut ratkaisun jatkokehityksen ja palvelun tuottamisen (Sopimusnumero KLKH086). Palvelun tuottaa Solita Oy ja jatkokehitystä koordinoi kansallisella tasolla HYVIS-ICT Oy. Palveluohjain on sosiaali- ja terveysviraston lastenvalvojatoiminnan ajanvarauksessa pilottikäytössä.

Palveluohjaimella toteutetaan sosiaalihuollon toimintojen ajanvaraus. Lisäksi Pegasos- rajapinnan kautta tuodaan Pegasoksesta ammattilaisten päiväohjelmat ja niihin liittyvät asiakkaiden ajanvaraukset kopiona Palveluohjaimeen. Palveluohjaimessa olevaan tilaresurssiin määritellään kohteiden vastaanottohuoneet ja muut tarvittavat tilat ja niiden varaaminen asiakasvastaanottotilanteisiin tehdään tässä järjestelmässä.

ITTE itseilmoittautumisjärjestelmä kilpailutettiin Malmin sairaalan tarpeisiin. Hankintapäätökseen kuuluu optio kolmen vastaavan toteutuksen rakentamiseen tämän kilpailutuksen perusteella. ITTE järjestelmän avulla toteutetaan asiakkaiden itseilmoittautuminen ja asiakkaiden ohjaus.

Syksyn 2016 ja alkuvuoden 2017 aikana käytiin ratkaisun toimittajien (CGI ja Solita) kanssa tarkentavia neuvotteluja vähimmäisratkaisun sisällöstä, rajapintamäärittelyistä ja ratkaisun arkkitehtuurista. Järjestelmien väliset rajapinnat toteutetaan Sosiaali- ja terveysvirastolla käytössä olevan CGI:n tuottaman integraatiopalvelun kautta, joka mahdollistaa järjestelmien liittämisen kansalliseen palveluväylään (KaPa). Neuvottelujen perusteella toimittajat tekivät arvioin työmääristä ja tarjoukset toteutuksesta.

CGI:n osalta tarjous muodostuu Pegasoksen ja Palveluohjaimen välisestä rajapintatyöstä ja Pegasoksen integraatioalustatyöstä, sekä ITTE itseilmoittautumisjärjestelmän ja Palveluohjaimen välisestä rajapinta-työstä ja ITTE-järjestelmän integraatioalustatyöstä ja Palveluohjaimen integraatioalustatyöstä. Lisäksi kokonaishintaan lasketaan kolmen vuoden ylläpito. Ratkaisun kokonaishinta CGI:n osalta ovat kolmelle vuodelle laskettuna 238 520 € (alv 0 %).

Solitan osalta tarjous muodostuu edellä mainituista Pegasoksen ja IT-TE järjestelmän rajapintatöistä, tilaresurssin käytön ja käytettävyyden kehitystehtävistä, käyttöönottoon liittyvistä töistä ja projektinhallinnasta. Ratkaisun kokonaiskustannukset Solitan osalta ovat kolmelle vuodelle laskettuna 327 657,00 € (alv 0 %).

Edellä olevan lisäksi Palveluohjaimen käytöstä maksetaan kansallista koordinointia toteuttavalle HYVIS-ICT Oy:lle hallintamaksuna 4 200 € vuodessa (alv 0 %).

Toteutuksista tehdään yksi yhteinen projektisuunnitelma aikatauluineen.