Tarjouksen valinta: kotihoidon optimointiohjelman hankinta

Sosiaali- ja terveyslautakunta päättää:

A hyväksyä kotihoidon optimointiohjelman kilpailutuksen keskeiset periaatteet ja ehdot sekä oikeuttaa sosiaali- ja terveystoimialan tekemään tarjouspyyntöasiakirjoihin tarvittaessa välttämättömiä, vähäisiä muutoksia.

B oikeuttaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan:
- tekemään hankinnasta päätöksen
- allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset
- päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Vastaava hankinta-asiantuntija Tuomas Riihivaara ja kotihoitopäällikkö Jaana Nummijoki ovat kutsuttuina asiantuntijoina läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyssä.

Hankintavaltuuksista päättäminen

Sosiaali- ja terveyslautakunta on 12.12.2017 § 334 päättänyt viranhaltijoiden hankintavaltuuksista siten, että sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan osalta vahvistettu hankintaraja on 500 000 euroa. Nyt tehtävällä päätöksellä lautakunta oikeuttaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, jonka laskennallinen arvo on enemmän kuin 500 000 euroa.

Kilpailutuksen taustaa

Hankinnan kohteena on kotihoidon toimintaa tukeva optimointiohjelma, jonka avulla varmistetaan asiakkaiden saaman palvelun laadun ja työntekijöiden sujuvan työn sekä jaksamisen kannalta toimivimmat reititykset asiakaskäynneille.

Optimointi täydentää ja lisää jo käytössä olevan toiminnanohjauksen (PegasosMukana) toimivuutta. Optimointiohjelma suunnittelee sekä asiakkaiden tarpeita vastaavan palvelun että antaa asiakkaille tarkemman aikaikkunan (0,5 h) kotikäynnin ajankohdasta. Ohjelma myös reitittää optimaalisesti työntekijän kulkemisen asiakkaan luokse, mikä edesauttaa työntekijöiden työn sujuvuutta ja täten edesauttaa työssä jaksamista. Reititys tehdään käytettävissä olevaa henkilökuntaa optimoiden siten, että asiakaskäynnit saadaan toteutettua riittävällä hoitajamäärällä. Reitityksen suunnittelu pitää sisällään asiakaskäyntien jaon hoitajille, yhden hoitajan työvuoron aikana tekemän käyntijärjestyksen ja kulkureitin suunnittelun.

Idän palvelualueen Kaakkoisessa kotihoitoyksikössä, Laajasalon lähipalvelualueilla tehtiin marraskuu 2015 – kesäkuu 2016 välisenä aikana kokeilu kotihoidon optimoinnin mahdollisuuksista yhdessä henkilöstön kanssa. Henkilöstö antoi palautetta ja korjausehdotuksia koko kokeilun ajan. Työvuoroon optimoitu tauotus mm. ruokatauko, toteutui hyvin. Kokeilun lopputulokset olivat lupaavia. Kokeilun aikana saatiin käytännössä todennettua, että mukana olleilla alueilla asiakaskäynnit oli tehtävissä 10 % nykyistä pienemmällä henkilöstöllä. Optimoimalla hoitajien päivittäiset reitit paremmin heidän työpanostaan pystytään kohdentamaan asiakkaiden lisääntyviin tarpeisiin.

Optimointiohjelman hankinnan ja käyttöönoton kanssa samaan aikaan valmistellaan Apotti-potilastietojärjestelmän käyttöönottoa Helsingissä. Optimointiohjelman hankinnan tavoitteena on hankkia käyttöön ohjelma, joka toimii sekä Apotin kanssa että siirtymäkautena ennen Apotin käyttöönottoa. Siirtymäkautena optimointiohjelmaa käyttävät manuaalisesti noin 70 työnsuunnittelijaa Helsingin kotihoidossa ja Apotti-integraatiossa vuoden 2020 ohjelman käyttö automatisoituu. Optimointiohjelman käyttöönotto jo ennen Apotti-integraatiota on tärkeää, jotta ohjelmiston käyttö on sujuvaa heti integraation jälkeen. Kotihoidon palvelualueilla on aloitettu työskentely optimointiohjelman käyttöönottoon liittyvien toimintatapojen yhtenäistämiseksi.

Vantaan kaupunki voi tarvittaessa myös ostaa palvelun samoilla ehdoilla ja hinnoilla kuin Helsinki. Vantaan kaupunki päättää itse kyseisen option käytöstä.

Hankittavalla optimointiohjelmalla pyritään saamaan hyötyjä sekä toiminnan tehostumisen, asiakaspalvelun parantumisen että työntekijöiden hyvinvoinnin lisääntymisen kautta. Hankinnan tavoitteita ovat:

• Asiakkaalle tarjotaan hoitajan oikea osaaminen oikeaan aikaan asiakkaan tarpeen mukaisesti. Asiakkaan kokema laatu paranee kun vastuuhoitajamalli toimii entistä paremmin ja hoitaja on paikalla tarkemmin sovitussa aikataulussa.
• Vastuuhoitajamallin toteutuessa asiakasta hoitavien hoitajien määrä vähenee.
• Helsingin kaupungin kotihoidon palvelut ovat entistä kilpailukykyisemmät sekä kustannustehokkuuden että laadun näkökulmasta.
• Henkilökunnan työhyvinvointi lisääntyy oikeudenmukaisen työnjaon, oikein mitoitetun henkilökunnan kapasiteetin ja oman työn hallinnan kautta. Kiire vähenee, kun työntekijällä on jokaiselle asiakkaalleen aika reitillään ja työvuoronaikainen tauottamisen on hallittua ja suunnitelmallista.
• Optimoinnin takaisinmaksusuunnitelmassa arvioidaan, että osa nykyisistä työnsuunnittelijoista (n. 70) palaa välittömään asiakastyöhön.

Tarjouskilpailu

Kotihoidon optimointiohjelman hankinnasta järjestetään tarjouskilpailu. Tarjouskilpailu järjestetään hankintalain (1397/2016) mukaisesti neuvottelumenettelynä. Hankinnan suunnittelu on aloitettu vuoden 2017 tammikuussa sosiaali- ja terveystoimialan kotihoidon, hankintapalvelujen ja tietohallinnon edustajien sekä ulkopuolisen konsultin yhteistyönä. Hankinnan suunnittelua on tehty tiiviissä yhteistyössä Apotti-hankkeen sekä markkinakartoitukseen osallistuneiden toimittajien kanssa. Vantaan kaupunki voi tarvittaessa myös ostaa palvelun samoilla ehdoilla kuin Helsinki.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellään hankinnan sisältö sekä tarjoajille ja hankinnan kohteelle asetettavat vähimmäisvaatimukset. Tavanomaisten rahoituksellista ja taloudellista asemaa koskevien vaatimusten lisäksi asetetaan tarjoajalle tarjouspyynnössä kuvatut tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Optimointiohjelman hankinnasta on laadittu takaisinmaksulaskelma, jonka perusteella ohjelma maksaa itsensä takaisin jo kesken ensimmäisen käyttöönoton, ennen kuin ohjelma on koko kaupungin laajuisessa käytössä.

Esitys tarjouspyyntöasiakirjoiksi on tämän asian liitteinä.

Hankintalain (1397/2016) 60 §:n ja 138 §:n mukaan hankintailmoitusta ei saa julkaista muualla ennen kuin se on julkaistu julkisten hankintojen internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun), joten tarjouspyyntöasiakirjoja ei julkaista internetissä.

Palvelun laatu ja tarjousten valintaperuste

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on esitetty hankinnan kohteelle asetetut laadulliset ja tekniset vähimmäisvaatimukset, joiden on ehdottomasti täytyttävä koko sopimuskauden ajan. Tilaaja valvoo sopimusehtojen noudattamista.

Tarjousten valintaperuste on hinta-laatu-suhde. Alustavat hintakomponentit, vertailuperusteet ja painoarvot, alatekijät ja alatekijöiden painoarvot on kirjattu liitteisiin (hankintayksikkö täsmentää vertailuperusteiden lopulliset painoarvot, alatekijät ja alatekijöiden painoarvot lopulliseen tarjouspyyntöön).

Tehtävä sopimus

Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva ja suunniteltu alkavaksi 1.10.2018.

Tilaajalla on oikeus siirtää sopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle, esimerkiksi maakunnalle, jolle Tilaajan tehtävät siirtyvät esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen vuoksi kokonaan tai osittain.

Sosiaali- ja terveystoimialalla tai sillä organisaatiolla, esimerkiksi maakunnalla, jolle Tilaajan tehtävät siirtyvät esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen vuoksi kokonaan tai osittain, on oikeus sopimuskauden aikana irtisanoa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen, mikäli se on uuden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämismallin vuoksi perusteltua. Muutoin sopimuksen irtisanomis- ja purkamisehdot on tarkemmin määritelty liitteenä olevan sopimusluonnoksen luvuissa 18 ja 19.

Päätös tullut nähtäväksi 27.06.2018

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Pöytäkirjan 159, 160, 163 (A), 164 (A), 165 (A, B), 168, 169, 170, 171, 172, 173, 177 ja 178 §:t.

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Pöytäkirjan 161, 162, 163 (B), 164 (B), 165 (C), 167, 174, 175 ja 176 §:t.

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.