Lausunto valtiovarainministeriölle lakiesitysluonnoksesta julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräistä siihen liittyvistä laeista

Pormestari antoi seuraavan lausunnon liittyen Valtiovarainministeriön luonnokseen hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi.

Helsingin kaupunki pitää lakiesityksen tavoitteita kannatettavina. Hajallaan olevan sääntelyn yhdenmukaistaminen, eheän lainsäädäntökokonaisuuden muodostaminen tiedonhallinnan osalta sekä tiedonhallinnan käsitteen terävöittäminen ja selkeyttäminen ovat hyviä tavoitteita, jotka edistävät tietojärjestelmien yhteentoimivuutta ja digitalisaatiokehitystä julkisen hallinnon toiminnassa. Myös tavoite yhtenäistää tietoturvan laatua läpi koko julkishallinnon on kannatettava. Toteutuessaan uusi laki merkitsisi monilta osin merkittäviä parannuksia nykytilanteeseen.

Esitykseen liittyy kuitenkin seikkoja, joihin on syytä kiinnittää huomiota. Esitys ei takaa riittävästi tietoaineiston säilyvyyttä eikä niiden todistusvoimaista, luotettavaa käyttöä ja helppoa löydettävyyttä arkistointivaiheessa. Nämä kaikki ovat edellytyksiä tietoaineistojen käytettävyydelle tulevaisuudessa. Lisäksi operatiivisessa käytössä olevan aineiston käyttö voi vaikeutua merkittävästi digitoitavan tietoaineiston metatietojen määrittelyjen puuttumisen vuoksi. Näin ollen esityksessä tulisi kiinnittää selvästi esitettyä enemmän huomiota mm. tietoaineistojen metatietovaatimuksiin, metatietojen liittämiseen tietoihin jo tiedon elinkaaren alkuvaiheessa sekä mittavan ei-digitaalisen tietoaineiston säilyttämisen sääntelyyn.

Tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden kehittäminen vaatii yhtenäisen käsitteistön ja kuvaamistavan, joka läpäisee koko julkishallinnon. Esityksessä mainitut suunnittelu- ja kuvaamisvelvoitteet ovat osin liian epämääräisiä ja epäselviä, joten niitä tulee tarkentaa haluttujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Samasta syystä myös esityksessä käytettyä käsitteistöä on syytä tarkentaa ja avata esitettyä tarkemmin.

Tiedonhallintalautakunnan perustaminen on kannatettavaa. On hyvä, että saadaan viranomainen, joka osaltaan tekee tiedonhallinnan ohjaukseen liittyviä linjauksia ja valvoo tiedonhallinnan menettelyitä koko tiedonhallinnan toiminta-alueen osalta. Lautakunnalle ehdotettujen tehtävien määrä on kuitenkin mittava, joten sen toimintaedellytykset tulee turvata riittävin resurssein. Lisäksi on varmistettava, että lautakunnan jäsenistön osaaminen kattaa kaikki tiedonhallinnan osaamisalueet.

Esityksen arviot uuden lainsäädännön taloudellisista vaikutuksista ovat kuntien osalta selvästi alimitoitetut ja puutteelliset. Käytössä oleviin tietojärjestelmiin vaadittavat muutokset aiheuttaisivat erittäin merkittäviä lisäkustannuksia, samoin muun toiminnan sopeuttaminen sekä osaamispohjan nostaminen esityksen vaatimalle tasolle.

Esityksessä esitetyt siirtymäajat ovat käytännössä epärealistisen lyhyet. Esimerkiksi tietojärjestelmämuutoksille on varattava selvästi pidemmät siirtymäajat, jotta tarvittavien muutosten huolellinen valmistelu ja toteuttaminen olisi käytännössä mahdollista. Varsinaisten kehittämistoimien lisäksi aikaa tarvitaan mm. muutostöiden määrittelyyn ja tarvittavien hankintojen kilpailuttamiseen. Lisäksi siirtymäkauden säädöksissä tulisi huomioida olemassa olevien järjestelmien elinkaari siten, ettei elinkaarensa loppuvaiheessa oleviin järjestelmiin tarvitsisi tehdä kalliita muutoksia liian kieräksi asetettujen siirtymäaikojen takia.

Näiden huomioiden lisäksi virkavalmistelussa on valmisteltu lakiesitykseen liittyviä yksityiskohtaisempia teknisiä havaintoja, jotka on koottu lausuntopyynnössä annettujen väliotsikoiden mukaisesti liitteenä olevaan muistioon (liite 1) ja ne viedään lausuntopyynnön mukaisesti Lausuntopalvelu.fi palveluun.