Osallistuvan budjetoinnin markkinointiviestinnän hankinta

Kansliapäällikkö päätti hankkia N2 Albiinolta osallistuvan budjetoinnin markkinointiviestintää liitteenä olevan tarjouksen mukaisesti 41 680,00 eurolla. Hankintakustannukset maksetaan osallisuusrahaston määrärahoista (kaupunginhallituksen käyttövarat, projektinumero 1040201056, toimintoaluenumero 100090)

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella.

Kansliapäällikkö päätti oikeuttaa osallisuus- ja vuorovaikutuspäällikön allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella tehtävän sopimuksen.

Kilpailutus perustuu 7.8.2018 lähetettyyn tarjouspyyntöön. Tarjousten määräaika päättyi 17.8.2018 klo 16. Lisäksi lähetettiin 24.8.2018 lähetettiin täydennyspyyntö tarjouksiin ja näihin pyydettiin vastaukset 28.8.2018 klo 16 mennessä. Määräaikaan mennessä saapui kolme tarjousta: Sherpa Oy, Miltton Oy ja N2 Albiino Oy.

Tällä päätöksellä saadaan Helsingin osallistuvan budjetoinnin markkinointikonseptin ja suunnittelu ja kanavasuunnitelma (visuaalinen ilme, kuvamaailma, pääviestit ja tekstinsuunnittelu kattaen koko osallistuvan budjetoinnin vaiheet ideoinnista äänestykseen), markkinoinnin suunnittelu ja toteutus sovittuihin kanaviin ja alueella järjestettäviin tapahtumiin, kampanjan oheismateriaalien suunnittelu ja mediapaikkojen varaukset.

Helsingin kaupunki käynnistää uuden kaupunkitasoisen osallistuvan budjetoinnin syksyllä 2018. Kaupunki avaa 4,4 miljoonaa euroa omaa budjettiaan ja kaupunkilaiset voivat ehdottaa ja äänestää mihin raha käytetään. Tavoitteena on tiedottaa laajasti eri puolilla kaupunkia uudesta suoran osallistumiskanavan tarjoamasta mahdollisuudesta. Osallistuvan budjetoinnin tavoitteena on vahvistaa kuntalaisten vaikuttamismahdollisuuksia, edistää yhdenvertaisuutta sekä lisätä ymmärrystä kunnan toiminnasta. Osallistuva budjetointi avaa kanavan koko kaupunkiyhteisölle ideoida, ehdottaa ja äänestää investoinneista ja käyttötalousmenoista alueellisesti.

Osallistuvan budjetoinnin markkinoinnin tavoitteet: 1) kertoa mistä osallistuvassa budjetoinnissa on kysymys ja miten se toimii 2) innostaa ja motivoida osallistumaan osallistuvaan budjetointiin 3) tekemään ehdotuksia, yhteiskehittämään niistä budjettiehdotuksia ja äänestämään 4) markkinointi muodostaa eheän kokonaisuuden ja tukee koko osallistuvan budjetoinnin prosessia 5) ohjata asukkaita käyttämään osallistu.hel.fi-palvelua 6) ylläpitää yllä kiinnostusta ja tekemisen intoa pitkän prosessin aikana 7) viestiä uudesta osallistumisen tavasta, jossa kaupunki ja kaupunkilaiset tekevät yhdessä toimivaa arkea 8) tavoittaa mahdollisimman moni helsinkiläinen eri asukasryhmät huomioiden 9) markkinointiviestintään osallistuvat myös alueen asukkaat, järjestöt, yhteisöt ja yritykset 10) markkinointiviestintä osaltaan madaltaa kynnystä osallistua ja motivoi ja antaa riittäviä tietoja ja taitoja osallistua osallistuvaan budjetointiin.

Tarjousten vertailu

Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena käytetään parasta hinta-laatusuhdetta. Hinnan painoarvo 60 %, 60 pistettä ja laadun painoarvo 40%, 40 pistettä.

Tarjoukset arvioitiin tarjouspyynnössä esitettyjen kriteereiden perusteella. Pisteiden laskennassa on käytetty seuraavia kaavoja. Hintapisteiden kaava: halvin tarjous/tarjottu hinta x 60. Laatupisteiden kaava: pistemäärä/korkein pistemäärä x 40.

Tarjousten arvioinnin perusteella osallistuvan budjetoinnin markkinointiviestinnän toteuttajaksi valittiin N2 Albiino.

N2 Albiinon tarjouksessa ehdotettu konsepti tuo digitaalisen osallisuuspalvelun keskiöön ja viestii yhteisöllisyyttä ja yhdessä tekemistä. Alueellisuus ja kaupunginosat on huomioitu kampanjassa hyvin. Pääviesti on konkreettinen, turvallinen ja monipuolinen. Konsepti on selkeä, helposti lähestyttävä ja raikas. Tarjoukseen sisältyy monipuolinen kanavasuunnitelma. Tarjouksessa on huomioitu jälkimarkkinointi, joka puuttui muista. Jälkimarkkinointi on keskeinen osa viestintää, jolla vahvistetaan osallistumisen ja vaikuttamisen tunnetta, joka on koko osallistuvan budjetoinnin päätavoite. Tarjous on tehty tarjouspyynnön mukaisesti.

Hintapisteet: 54,7 p Laatupisteet: 40 p Yhteensä: 94,7 p

Miltton Oy:n tarjouksesta välittyi melko hyvä ymmärrys siitä, mistä osallistuvassa budjetoinnissa on kyse. Tarjouksen pääviesti ei kuitenkaan sovi osbun toiminnan periaatteisiin ja arvoihin. Inklusiivisuus ja erilaiset kaupunkilaiset huomioidaan. Kanavasuunnitelma on monipuolinen ja lisäksi mukana on ideoita kaupunkilasten aktivoinneista, jotka houkuttelevat tulemaan tilaisuuksiin. Tarjous oli osittain puutteellinen suhteessa tarjouspyyntöön.

Hintapisteet: 60 p Laatupisteet: 21,8 p Yhteensä: 81,8 p

Sherpa Oy:n tarjous on laadittu huolellisesti ja siitä välittyy ymmärrys osallistuvan budjetoinnin prosessista ja tavoitteista. Itse konsepti ja pääviesti tuntuvat kuitenkin kaukaisilta ja toimivat varsin abstraktilla tasolla. Etukäteen arvioituna pääviesti ei puhuttele kaikkia kaupunkilaisia. Monipuolinen kanavasuunnitelma, jossa mukana myös radio. Markkinoinnin vaiheet ja niihin liittyvät toimenpiteet on kuvattu hyvin. Tarjous on tehty tarjouspyynnön mukaisesti.

Hintapisteet: 51,3 p Laatupisteet: 36,4 p Yhteensä: 87,7 p