Digitalisaatio-ohjelma 2019-2022, Kaupunkiympäristön toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Ohjelman laatiminen ja tehtävä

Kaupungin johtamisjärjestelmäuudistuksen ja uuden kaupunkistrategian jälkeen toimialoille annettiin tehtäväksi muodostaa digitalisaatio-ohjelmat. Digitalisaatio-ohjelma on laadittu kaupunkistrategian, kaupungin digitalisaatio-ohjelman sekä toimialan toimintasuunnitelman pohjalta (vuosi 2019 perustuu jo tehtyyn toimintasuunnitelmaan). Toimialan digitalisaatio-ohjelmaa aloitettiin muodostamaan syksyllä 2017 ja varsinainen ohjelman suunnitelmatyö käynnistyi keväällä 2018, kun toimialalle nimettiin projektipäällikkö vetämään ohjelmaa. Digitalisaatio-ohjelman ensimmäinen luonnos valmistui keväällä 2018, toinen luonnos loppuvuodesta 2018 ja lopullinen versio keväällä 2019. Suunnitelma sisältää vision, nykytila-analyysin ja tavoitteet sekä kärkikehittämiskohteet vuosille 2019-2022 ja kärkihankkeet vuodelle 2020. Digitalisaatio-ohjelman laatimiseen on osallistettu toimialan johto, kaikki ydinprosessit sekä muita toimialan asiantuntijoita ja sidosryhmiä haastatteluiden ja yhteisten valmistelutyöpajojen kautta.

Digitalisaatio-ohjelma kytkeytyy tiivisti kaupungin digitalisaatio-ohjelmaan sekä toimialan muihin kehittämisohjelmiin, ydinprosessien ja kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen sekä toimialan kehittämismalliin. Digitalisaation avulla kehitetään palveluita ja toimintaa tavoitteena parempi asiakaskokemus ja asiakkaiden tyytyväisyys sekä toimialan henkilöstön työn helpottaminen ja toiminnan tehokkuuden ja tuottavuuden parantaminen. Digitalisaatio on väline ja mahdollistaja palveluiden ja toiminnan muutokseen, ei itsetarkoitus.

Muutospaineet

Digitalisaatio-ohjelman välineillä haetaan vastauksia koko toimialaan kohdistuviin muutospaineisiin. Muutospaineita tuovat mm.

• toimintaympäristön muutokset kuten älykkään, kestävän ja energiatehokkaan suunnittelun ja rakentamisen vaatimukset,
• asiakaskeskeisyyden, osallisuuden, avoimuuden ja läpinäkyvyyden vaatimukset
• toiminnan ja kehittämisen pohjautuminen entistä enemmän ekosysteemiseen, kumppanuuteen ja osallisuuteen, jotka edellyttävät tiedon avoimuutta ja yhteen toimivuutta koko suunnittelun elinkaaren osalta
• tietoon ja tietomalleihin liittyvän standardointityön kansainvälinen ja kansallinen eteneminen rakennetun ympäristön toimialalla,
• teknologinen murros sekä
• työn muutos monipaikkaiseen ja yhteiskehittämisen suuntaan.

Visio ja hyödyt

Toimialan digitalisaatio-ohjelman visiona on luoda edellytyksiä maailman toimivimmalle kaupungille. Tämä tarkoittaa, että älykkään kaupunkiympäristön ratkaisut ja digitaaliset palvelut mahdollistavat sujuvan ja turvallisen asumisen ja toimimisen kaupungissa. Toimialan yhtenäisen, verkostomaisen ja tieto- ja tietomallipohjainen toimintatavan tavoitteena on tuottaa vaikuttavaa ja kustannustehokasta toimintaa. Kaupunkiympäristön toimialan visiona on toimia mahdollistajana ja alustana elinvoimaisen kaupungin ja kilpailukyvyn kehittymiselle sekä energiatehokkuudelle. Digitalisaatio-ohjelmalla tavoitellaan hyötyjä toimialan kaikille eri sidosryhmille: asukkaille, yrityksille ja yhteisöille, vierailijoille ja pendelöijille, henkilöstölle, kumppaneille sekä erilaisille sidosryhmille.

Toimialan toimintasuunnitelma sekä ydinprosessien toiminnan kehittämistarpeet määrittelevät ja priorisoivat digitalisaatio-ohjelman sisältöä ja kärkihankkeita. Ohjelman tehtävä on koota eri puolilla toimialaa tapahtuva digitalisaatiokehittäminen yhtenäisiksi kehittämiskokonaisuuksiksi, joilla on yhteiset tavoitteet. Ohjelman tehtävä on koordinoida digitalisaatiota edistäviä hankkeita ja turvata niille riittävät investoinnit ja resursoinnit. Ohjelman tehtävä on kasvattaa toimialatasoista digitalisaatiokypsyyttä systemaattisesti, yhtenäisesti ja asteittain.

Kehittämiskokonaisuudet, tavoitteet ja kärkikehittämiskohteet

Digitalisaatio-ohjelma on jaettu kuuteen toimialatasoiseen kehittämiskokonaisuuteen, jotka kokoavat ohjelman aikaiset kärkikehittämiskohteet. Digitalisaatio-ohjelman kärkihankkeet valitaan vuosittain ja niiden eteneminen ja resursointi varmistetaan osana toiminnan ja talouden suunnittelua.

Kehittämiskokonaisuudet ovat

1. Digitaaliset palvelut yrityksille ja kumppaneille sekä kaupunkilaisille,
2. Älykäs, energiatehokas ja avoimen tiedon kaupunki-ympäristö,
3. Digitaalinen rakennetun ympäristön elinkaaren hallinta,
4. Digitaalinen kaksonen toiminnan perustana,
5. Kaupunkiympäristön yhteinen tieto ja
6. Toimiva ICT-arkkitehtuuri

Kytkeytyminen kaupukitason digiohjelmaan ja ohjelman toimeenpano

Toimialan digitalisaatio-ohjelmaa tehdään yhteistyössä kaupunkitason digitalisaatio-ohjelman kanssa. Digitalisaatio-ohjelman toimeenpanon valmistelu käynnistetään syksyllä 2019. Osana syksyn valmistelua muodostetaan ohjelman vuoden 2020 tarkempi tiekartta ja toimeenpanosuunnitelma (esim. kärkihankkeiden roolit & vastuut) ohjelmapäällikön johdolla. Osana syksyn valmistelua selvitetään myös, miten kaupunkitason digitalisaatio-ohjelman ratkaisuja voidaan hyödyntää toimialan digitalisaation toteutuksessa kehittämiskokonaisuuksien vetäjien johdolla. Ohjelman varsinainen toimeenpano aloitetaan vuoden 2020 alusta käynnistämällä valittujen kärkihankkeiden toteutus (kehittämiskokonaisuuksien vetäjät koordinoivat).

Viestintä ja muutosjohtaminen

Digitalisaatio-ohjelman toimeenpanoa tuetaan vahvalla viestinnällä ja muutosjohtamisella. Toimialatasoisen viestinnän ja muutosjohtamisen tavoitteena on mm. tietoisuuden ja ymmärryksen luominen digitalisaatio-ohjelmasta ja sitouttaminen ohjelman tavoitteisiin ja toteutukseen. Syksyn 2019 aikana laaditaan digitalisaatio-ohjelman viestintä- ja muutosjohtamisen suunnitelma. Ohjelmapäällikön tehtävänä on käynnistää ja resursoida muutosjohtaminen ja viestintä. Suunnitelma kytketään osaksi palveluiden toiminnan muutosta. Suunnitelma kytketään myös kaupunkitason digitalisaatio-ohjelman viestintään ja muutosjohtamiseen. Viestinnän ja muutosjohtamisen toimenpiteet käynnistetään pääasiallisesti vuoden 2020 alusta.

Päätös tullut nähtäväksi 15.08.2019

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §