Hankinta, toimisto- ja julkitilakalusteet, Kaupunkiympäristötalo

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankinnan perustiedot

Hankinnan kohteena ovat Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan uuden Työpajankatu 8:een valmistuvan toimitalon toimistokalusteet. Toimitaloon tulee noin 1 100 työpistettä, joita käyttää yhteensä noin 1 500 työntekijää. Rakennukseen sijoittuvat myös muun muassa toimialan asiakaspalvelu-, tapahtuma- ja näyttelytilat, erilaisia kokoustiloja sekä ravintola.

Talon kalustesuunnittelussa on pyritty hyödyntämään mahdollisimman paljon toimialalla jo olemassa olevia hyväkuntoisia ja mitoitukseltaan tilaan sopivia toimistokalusteita. Nyt hankittavana olevat kalusteet täydentävät näitä kokonaisuuksia.

Kaupunkiympäristötalon toimisto- ja julkitilakalustekilpailutukset on jaettu viiteen eri kokoiseen kilpailutukseen:

• Työpöydät ja apupöydät
• Sermit ja neuvottelupöydät
• Hyllykalusteet
• Julkitilakalusteet (sohvat, rahit, nojatuolit)
• Työtuolit ja tuolit.

Työpöytien ja apupöytien osalta hankintapäätös on tehty teknisen johtajan päätöksellä 24.3.2020 § 64. Hankintojen osien yhteenlaskettu ennakoitu kokonaisarvo ylittää EU-kynnysarvon.

Nyt kyseessä olevassa sermien ja neuvottelupöytien hankinnassa, hankinnat oli jaettu eri kokoisiin osa-alueisiin kalustekokonaisuuksien mukaisesti. Tarjoaja on voinut antaa tarjouksensa haluamistaan osa-alueista. Jokaiseen osa-alueeseen valitaan yksi toimittaja.

Hankintamenettely

Sermien ja neuvottelupöytien hankinta järjestettiin Helsingin kaupungin puitesopimusjärjestelyn (H002-16 HEL2016-009597/toimistokalusteet) mukaisena minikilpailutuksena. Tarjouspyyntö lähetettiin viidelle toimistokalusteiden (5) puitesopimustoimittajalle Isku Interior Oy, Kinnarps Oy, Martela Oyj, Modeo Oy ja Tavara Trading TTR Oy. Puitesopimustoimittajille annettiin mahdollisuus kommentoida tarjouspyyntöluonnosta ennen tarjouspyynnön julkaisua.

Tarjouspyyntö julkaistiin puitejärjestelyssä mukana oleville toimittajille 26.3.2020 Tarjouspalvelu.fi:n kautta. Saapuneiden kysymysten perusteella tarjouspyynnöstä julkaistiin 9.4.2020 korjausilmoitus.

Saadut tarjoukset

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 29.4. klo 12.00. Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät Isku Interior Oy, Modeo Oy, Martela Oyj sekä Tavara Trading TTR Oy.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten tarkastusvaiheessa todettiin, että Isku Oy:n tarjous on osa-alueen, Neuvottelupöydät 2 (43 - 51), tuotteiden 44 ja 51 osalta tarjouspyynnön vastainen, koska tuotteet eivät täytä tarjouspyynnössä vaadittuja mittoja.

Tarjouspyynnössä olleen ehdon mukaisesti vertailu näiden tuotteiden osalta suoritetaan seuraavasti: ”Osa-alueen sisällä oleva tuote, joka ei vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia, lasketaan tyhjäksi tuoteriviksi. Se tuote, joka lasketaan ns. tyhjäksi tuoteriviksi, saa ko. tuotteen osalta kalleimman vertailuhinnan.”

Tarkastusvaiheessa todettiin, että Tavara Trading TTR Oy:n tarjous on osa-alueen Yhteiskäyttöpöydät (19 - 21), tuotteen 21 osalta tarjouspyynnön vastainen, koska tuote ei täytä tarjouspyynnössä vaadittua materiaalivaatimusta.

Tarjouspyynnössä olleen ehdon mukaisesti vertailu tuotteen osalta suoritetaan seuraavasti: ”Osa-alueen sisällä oleva tuote, joka ei vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia, lasketaan tyhjäksi tuoteriviksi. Se tuote, joka lasketaan ns. tyhjäksi tuoteriviksi, saa ko. tuotteen osalta kalleimman vertailuhinnan.”

Muut tarjoajat täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka tilaajan hankinnan kohteelle asettamien vaatimusten täyttävistä tarjouksista on hinnaltaan halvin.

Tarjouksen valintaperusteena on käytettä halvinta hintaa, koska puitejärjestelyn (H002-16 HEL 2016-009597/toimistokalusteet) sisäisissä minikilpailutuksissa toimistokalusteiden osalta valintaperusteena tulee käyttää kokonaistaloudellisesti edullisuutta siten, että hinnan painoarvo on 100 %.

Tarjousvertailun (liite) mukaan osa-alueittain kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset jättivät:

Modeo Oy:

• yhteiskäyttöpöydät (19 - 21)
• neuvottelupöydät 1 (35 - 39)
• sermit 4 (29 - 30)
• sermit 5 (31 - 33)
• neuvottelupöydät 1 (34)

 Martela Oyj:

• sermit 2 (25 - 27)
• neuvottelupöydät 2 (43 - 51)
• sermit 1 (22 - 23, 178, 183)
• neuvottelupöydät 1, pyöreät (40 - 41)
• neuvottelupöydät 1 (42)
• sermit 3 (28).

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 21.4.2020 § 220) mukaan kaupunkiympäristölautakunnan rakennukset ja yleiset alueet -jaostolla on hankintavaltuudet yli 1 miljoonan euron suuruisiin hankintoihin. Kaupunkiympäristötalon toimisto- ja julkitilakalusteiden hankinta kaikki osa-alueet yhteenlaskettuna ylittää kokonaisarvoltaan yhden miljoonan euron. Kaupunkiympäristölautakunnan rakennukset ja yleiset alueet -jaosto on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.

Päätös tullut nähtäväksi 18.05.2020

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta joko tekemällä hankintaoikaisuvaatimuksen tai pyytämällä markkinaoikeudelta käsittelylupaa valituksen tekemiseksi taikka tekemällä molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 8.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin muutoksenhakija haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan ei saa hakea valittamalla muutosta, jollei markkinaoikeus myönnä käsittelylupaa.

Lupa on myönnettävä, jos

Käsittelylupahakemus ja valitus toimitetaan markkinaoikeudelle yhdessä.

Muutoksenhakuaika

Käsittelylupahakemus ja valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Käsittelylupahakemus ja valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankintasopimuksen noudattamatta hankintalain mukaista odotusaikaa.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta muutoksenhakuaikaan. Käsittelylupahakemus ja valitus on toimitettava muutoksenhakuviranomaiselle viimeistään muutoksenhakuajan viimeisenä päivänä ennen muutoksenhakuviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos muutoksenhakuajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa käsittelylupahakemuksen ja valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Muutoksenhakuviranomainen

Käsittelylupahakemus ja valitus tehdään markkinaoikeudelle. Markkinaoikeuden asiointiosoitteet ovat seuraavat:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Muutoksenhakuasiakirjan muoto ja sisältö

Muutoksenhakuasiakirja, joka sisältää käsittelylupahakemuksen ja valituksen, on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Käsittelylupahakemuksessa on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava

Muutoksenhakuasiakirjassa on ilmoitettava muutoksenhakijan nimi ja kotikunta. Jos muutoksenhakijan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos muutoksenhakuasiakirjan laatijana on joku muu henkilö, asiakirjassa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Muutoksenhakuasiakirjassa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset voidaan toimittaa.

Muutoksenhakijan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Muutoksenhakuasiakirjaan on liitettävä

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan hankintalaissa määritellyn odotusajan kuluttua. Puitejärjestelyihin perustuvien hankintojen osalta hankintayksikkö voi tehdä hankintasopimuksen ennen odotusajan päättymistä, mutta tällöin valitusaika on 14 vuorokauden sijasta 30 vuorokautta päätöksen tiedoksisaannista.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa. Mikäli markkinaoikeus ei myönnä asiassa käsittelylupaa, markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 500 euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.