Hankinta, Palvelutalojen ja seniorikeskuksen ruokapalvelut

Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtaja päätti hyväksyä Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluihin kuuluvien Hopeatien, Madetojan, Kannelmäen sekä Töölön seniorikeskuksen ruokapalvelujen palveluntuottajiksi ja varatuottajiksi seuraavat tarjoajat:

Osa-alue 1.
Hopeatien palvelutalo
Palveluntuottaja Palmia Oy
Varatoimittaja Sodexo Oy

Osa-alue 2.
Madetojan palvelutalo
Palveluntuottaja Sodexo Oy
Varatoimittaja ISS Palvelut Oy

Osa-alue 3.
Kannelmäen palvelutalo
Palveluntuottaja Palmia Oy
Varatoimittaja Sodexo Oy

Osa-alue 4.
Siltamäen palvelutalo
Ei tarjouksia

Osa-alue 5.
Töölön seniorikeskus
Palveluntuottaja Palmia Oy
Varatoimittaja Sodexo Oy

Päätös on tehty käydyn tarjouskilpailun perusteella. Valintaperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on paras hinta-laatusuhde. Valinta ja järjestys tehtiin tarjousten vertailutaulukon (liite 1) ja pisteytyksen laatuvertailutaulukon (liite 2) mukaisesti.

Siltamäen palvelutaloon ei saatu tarjouksia.

Suunniteltu sopimuskausi on 15.6.2021–31.5.2025. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Perussopimuskauden jälkeen on mahdollista Tilaajan niin päättäessä jatkaa sopimusta enintään kahdella (2+2) kahden vuoden mittaisella optiokaudella. Yhteensä optiomahdollisuus on enintään neljä vuotta.

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin 17 miljoonaa euroa (alv 0 %) koko sopimuskaudelle mahdolliset optiokaudet mukaan laskettuna.

Sosiaali- ja terveystoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen jokaisen palveluntuottajan osalta sillä ehdolla, että he toimittavat rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Hankinnan kohteena on Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluihin kuuluvien Hopeatien, Madetojan, Kannelmäen ja Siltamäen palvelutalojen ja Töölön seniorikeskuksen ruokapalvelujen järjestäminen yksikköjen asiakkaille.

Yksikköjen asiakkaat ovat ikääntyneitä henkilöitä, päivätoiminnan asiakkaita, ulkopuolisia asiakkaita sekä palvelutalojen ja seniorikeskuksen henkilökuntaa. Yksikköjen toiminta on ympärivuorokautista ja ruokapalveluja tarvitaan vuoden jokaisena päivänä.

Ruokapalveluihin kuuluvat ruokapalvelujen suunnittelu, valmistaminen, ruoan toimittaminen asiakkaalle noudattaen sovittuja aikatauluja ja toimintatapoja sekä palvelun kehittäminen palvelukuvauksessa määritellyllä tavalla. Palveluntuottaja suunnittelee tilaajan määrittelemien ruokavalioiden toteutuksessa tarvittavat ruokalistat ja ruokaohjeet.

Valtuusto on päättänyt 8.10.2014 § 322, että Siltamäen palvelutalon ruokapalvelujen kilpailutukseen sisällytetään liikkeen luovutus. Siltamäen palvelutalon kilpailutuksen voittanut palveluntuottaja on velvollinen ottamaan liikkeenluovutuksen periaatteen mukaisesti kilpailun kohteessa mahdollisesti ilman työtä jäävän henkilöstön.

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hyväksyä 24.3.2020 § 51 palvelutalojen ruokapalvelujen hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään. Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Hankintamenettely

Palvelutalojen ja seniorikeskuksen ruokapalvelujen hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu, jonka perusteella valittiin palveluntarjoajat palvelutalojen ja seniorikeskuksen ruokapalveluiden tuottajiksi. Tarjouskilpailu käynnistettiin 26.11.2020 julkaistulla hankintailmoituksella. Tarjouskilpailu järjestettiin hankintalain (1397/2016) mukaisesti avoimella menettelyllä.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittava palvelu sekä tarjoajille että hankittavalle palvelulle asetettavat vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Kilpailutuksessa tarjouksen saattoi jättää yhteen tai useampaan tarjouksen kohteeseen.

Tarjoajien oli tarjousaikana mahdollista esittää tarkentavia kysymyksiä 14.12.2020 klo 12:00 mennessä. Kysymyksiä tuli 25 kappaletta, ja niihin vastattiin julkisesti 21.12.2020 mennessä. Tarjousten jättämisen määräaika oli 27.1.2021 klo 12:00.

Saadut tarjoukset ja niiden tarkastaminen

Tarjousten jättämisen määräaikaan 27.01.2021 klo 12:00 mennessä saatiin 9 tarjousta. Tarjoukset jakaantuivat osa-alueittain seuraavasti:

Osa-alue 1: Hopeatien palvelutalo
Arkea Oy (2443151–8)
Compass Group Finland Oy (0873697–9)
Delicatessen Ravintolapalvelut (1055839–0)
Fodbar Oy (3140793–8)
Gaius-säätiö (0721826–4)
ISS Palvelut Oy (0906333–1)
Palmia Oy (2653762–3)
Ravintola Rumpu Oy (2451962–4)
Sodexo Oy (0907890–4)

Osa-alue 2: Madetojan palvelutalo
Arkea Oy (2443151–8)
Compass Group Finland Oy (0873697–9)
Delicatessen Ravintolapalvelut (1055839–0)
Fodbar Oy (3140793–8)
ISS Palvelut Oy (0906333–1)
Ravintola Rumpu Oy (2451962–4)
Sodexo Oy (0907890–4)

Osa-alue 3: Kannelmäen palvelutalo
Arkea Oy (2443151–8)
Compass Group Finland Oy (0873697–9)
Delicatessen Ravintolapalvelut (1055839–0)
Fodbar Oy (3140793–8)
ISS Palvelut Oy (0906333–1)
Palmia Oy (2653762–3)
Ravintola Rumpu Oy (2451962–4)
Sodexo Oy (0907890–4)

Osa-alue 4: Siltamäen palvelutalo
Delicatessen Ravintolapalvelut (1055839–0)
Fodbar Oy (3140793–8)
Ravintola Rumpu Oy (2451962–4)

Osa-alue 5: Töölön seniorikeskus
Arkea Oy (2443151–8)
Compass Group Finland Oy (0873697–9)
Delicatessen Ravintolapalvelut (1055839–0)
Fodbar Oy (3140793–8)
ISS Palvelut Oy (0906333–1)
Palmia Oy (2653762–3)
Ravintola Rumpu Oy (2451962–4)
Sodexo Oy (0907890–4)

Hankintatyöryhmä on tarkastanut saapuneiden tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden sekä tarjoajien soveltuvuusvaatimusten täyttymisen.

Kahdeksalle (8) tarjoajalle lähetettiin sähköpostitse tarjouksen täsmennyspyyntö. Tarjoajat vastasivat täsmennyspyyntöön annetussa määräajassa.

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä ja saatujen täsmennysten jälkeen hankintayksikkö totesi, että Arkea Oy:n, Delicatessen Ravintolapalvelut Oy:n, Fodbar Oy:n, Gaius-säätiön ja Ravintola Rumpu Oy:n tarjoukset eivät täyttäneet tarjouspyynnön vaatimuksia ja tarjoukset tuli hylätä, eikä niitä otettu mukaan tarjousvertailuun.

Tarjoukset hylättiin seuraavin perusteluin:

Arkea Oy (2443151–8)
Tarjouksen Välitystuotelistassa (liite 1.8) karjalanpiirakan hinta on ilmoitettu kappalehintana. Tarjouspyynnössä pyydettiin ilmoittamaan tuotteen kilohinta.

Delicatessen Ravintolapalvelut (1055839–0)
Delicatessen Ravintolapalvelut on ilmoittanut tarjouksessaan sitoutuvansa rekrytoimaan palvelusta vastaavan henkilön, jolla on vähintään ammattikorkeakoulutasoinen restonomin tutkinto ja vähintään yhden vuoden kokemus vastaavan tasoisen palvelukokonaisuuden esimiestehtävistä.
Tarjoajan sitoumus ei täytä tarjouspyynnön vaatimusta, jonka mukaisesti palvelusta vastaavalla henkilöllä tulee olla vähintään kolmen vuoden kokemus.

Fodbar Oy (3140793–8)
Fodbar Oy on ilmoittanut tarjouksessaan kolme referenssiä ateriapalveluiden tuottamisen osalta palvelu-/ hoitokodeissa. Referenssien tarkistamisen yhteydessä selvisi, että palvelun sisältö on ollut aterioiden toimitusta palvelukoteihin, mikä ei vastaa tarjouspyynnön ehtoa.
Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoajalla on oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavanlaisen palvelun tuottamisesta.
Tarjouspyynnössä tarjousten vähimmäisvaatimukseksi määritettiin kolmen (3) referenssin ilmoittaminen hankinnan aihealueelta viimeisen viiden (5) vuoden ajalta. Referenssin katsotaan olevan viiden vuoden ajalta, mikäli referenssiä koskeva sopimus on tehty viimeisen viiden vuoden aikana tai palvelun tuottaminen on tapahtunut viimeisen viiden vuoden aikana. Referenssistä tuli ilmetä, miten referenssipalvelu on vastannut sisällöltään nyt hankittavia palveluita. Hankittavat palvelut pitävät sisällään ruokapalveluiden tuottamisen paikan päällä palvelutaloissa ja seniorikeskuksessa sekä ravintoloiden operatiivisen toiminnan hoitamisen kohteissa. Tarjoajan ilmoittama referenssi ei täyttänyt tarjouspyynnön vaatimuksia.

Gaius-säätiö (0721826–4)
Gaius-säätiö on esittänyt tarjouksessaan kahden henkilön CV:t Esitetyillä henkilöillä ei ole ammattikorkeakoulutasoista tutkintoa (esim. restonomi).
Tarjous ei täytä toiminnasta vastaavan henkilön tutkintotasoa, joka tuli olla vähintään ammattikorkeakoulutasoinen tutkinto (esim. restonomi).

Ravintola Rumpu Oy (2451962–4)
Ravintola Rumpu Oy on ilmoittanut tarjouksessaan kolme referenssiä, joista yksi referenssikohde oli Aikuislukio. Kohteen palvelusisältö on peruskoulun ja lukion opiskelijoiden sekä opettajien, muun henkilökunnan ateriapalveluita ja kokous- ja tilaustoimintaa. Referenssi ei täytä tarjouspyynnössä edellytettyä kokemusta vastaavanlaisen palvelun tuottamisesta eikä edellytettyä vähimmäisvaatimusta.

Tarjouksen valintaperusteet

Tarjouksen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka peruste on hinta-laatusuhde. Hinnan painoarvo oli 85 pistettä ja laadun painoarvo oli 15 pistettä. Laadun vertailussa arvioitiin vastuullisuussuunnitelman mukaisten toimenpiteiden toteuttamista. Lopullinen tarjousvertailu tehtiin tarjousten saamien yhteispisteiden perusteella.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Saapuneet tarjoukset pisteytettiin tarjouspyynnössä asetettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Tehty tarjousvertailu on esitetty osa-alueittain liitteessä 1- ja laatuvertailun pisteet liite 2.

Jokaiseen hankinnan osa-alueeseen tehdään sopimus yhden (1) toimittajan kanssa, jolle valitaan yksi (1) varatoimittaja. Varatoimittajaa tullaan käyttämään, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana.

Valitut tarjoajat ovat:

Osa-alue 1.
Hopeatien palvelutalo
Palveluntuottaja Palmia Oy
Varatoimittaja Sodexo Oy

Osa-alue 2.
Madetojan palvelutalo
Palveluntuottaja Sodexo Oy
Varatoimittaja ISS Palvelut Oy

Osa-alue 3.
Kannelmäen palvelutalo
Palveluntuottaja Palmia Oy
Varatoimittaja Sodexo Oy

Osa-alue 5.
Töölön seniorikeskus
Palveluntuottaja Palmia Oy
Varatoimittaja Sodexo Oy

Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan arvion mukaan valittujen tarjoajien kapasiteetti ja erityisosaaminen riittävät turvaamaan palvelulle arvioidun tarpeen.

Sopimus

Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään neljän (4) vuoden pituiset sopimukset. Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 15.6.2021. Hankintaan sisältyy mahdollisuus enintään kaksi (2+2) kahden vuoden pituista optiokautta perussopimuskauden päättymisen jälkeen. Yhteensä optiomahdollisuus on enintään neljä (4) vuotta. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Sosiaali- ja terveystoimialalla on oikeus sopimuskauden aikana irtisanoa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla, mikäli se on uuden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämismallin vuoksi perusteltua.

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti 24.3.2020 § 51 oikeuttaa sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.