Hankinta, elokuva- ja animaatiokurssit, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala, nuorisopalvelukokonaisuus

Nuorisoasiainjohtaja päätti hankkia Suomen Sarjakuvaseura ry:ltä elokuva- ja animaatiokurssit osa-alueelta 1, Yhtenäiskoulu ja Vesalan peruskoulu, osa-alueelta 2, Koskelan ala-aste, Metsolan ala-aste ja Latokartanon peruskoulu, sekä osa-alueelta 3, Sfaffansby grundskola, arvonlisäverottomaan kokonaishintaan enintään 10 500 euroa ajalle 29.3.2021 – 4.6.2021. Nuorisoasiainjohtaja päättää sulkea pois tarjouspyynnön vastaisena Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys ry:n tarjouksen osa-alueissa 1 ja 2.

Lisäksi nuorisopalveluyksikön johtaja päätti valtuuttaa nuorisopalveluiden läntisen alueen aluepäällikön allekirjoittamaan hankintasopimuksen ja tekemään siihen vähäisiä muutoksia tarvittaessa.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin allekirjoitettavalla sopimuksella. Sopimuskausi alkaa 29.3.2021.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala toteuttaa ajalla 1.1 – 4.6.2021 koko toimialan kattavan Harrastamisen Suomen malli-ohjelman, jonka kokonaisbudjetti on 1 miljoonaa euroa. Hankkeen koordinoinnista, hallinnosta ja taloudesta vastaa nuorisopalvelukokonaisuus (Haj 30.11.2020, 33 §, tiliöinnin tunniste 2930022).

Helsingin kaupunki on 18.12.2020 perustanut harrastustoimintapalvelujen hankintaa varten dynaamisen hankintajärjestelmän Tarjouspalvelu-hankintapalvelussa. Hankintajärjestelmä on jaettu kolmeen (3) luokkaan: 1) liikunnallinen harrastustoiminta ja 2) kulttuurinen ja 3) digitaalinen ja innovatiivinen harrastustoiminta. Hankintajärjestelmän perustamisvaihe on päättynyt ja hankintavaiheeseen siirrytty 18.1.2021.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, ”hankintalaki”) 49.2 §:n mukaan hankintajärjestelmän sisäisissä kilpailutuksissa tulee noudattaa rajoitettua menettelyä. Hankintayksikkö on 9.2.2021 julkaissut tarjouspyynnön ruoan valmistamiskurssien järjestämisestä. Sisäiseen kilpailutukseen ovat voineet jättää tarjouksensa kaikki luokkaan 3 hyväksytyt tarjoajat. Kilpailutus on jaettu kolmeen (3) osa-alueeseen. Tarjousten jättämisen määräaika on ollut 20.2.2021 klo 12:00.

Osa-alueen 1 kohdalla kyse on ollut toiminnan järjestämisestä Yhtenäiskoulussa ja Vesalan peruskoulussa. Osa-alueen 2 kohdalla kyse on ollut toiminnan järjestämisestä Koskelan ala-asteella, Metsolan ala-asteella ja Latokartanon peruskoulussa. Osa-alueen 3 kohdalla kyse on ollut toiminnan järjestämisestä Staffansby lågstadieskolassa.

Määräaikaan mennessä hankintayksikkö vastaanotti seuraavat tarjoukset:

Osa-alueesta 1:
Break the Fight Oy
Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys ry
Suomen sarjakuvaseura ry

Osa-alueesta 2:
Break the Fight Oy
Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys ry
Suomen sarjakuvaseura ry

Osa-alueesta 3 ei saatu tarjouksia.

Tarjousten avaamisen jälkeen hankintayksikkö selvitti tarjousten soveltuvuuden. Kaikki vastaanotetut tarjoukset täyttivät soveltuvuusvaatimukset.

Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen jälkeen hankintayksikkö tarkasti tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden. Osa-alueessa 1 ja 2 seuraavat tarjoukset eivät olleet tarjouspyynnön mukaisia ja ne on suljettava pois kilpailusta: Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys ry

Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys ry on jättänyt tarjouksensa Helsingin kaupungin (jäljempänä hankintayksikkö”) elokuva- ja animaatiokurssien järjestämistä koskevan sisäisen kilpailutuksen (DPS) osa-alueisiin 1 ja 2.

Lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, ’hankintalaki’) 79 § 1 mom. 1 kohdan mukaan hankintayksikön tulee tarkistaa ennen tarjousten valintaa, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen.

Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys ry:n tarjouksessa havaittiin useita seikkoja, jotka tekivät tarjouksesta tarjouspyynnön vastaisen.

Tarjoajan tarjous osa-alueessa 1:

Osa-alueessa 1 hankinnan kohteena on ollut elokuva- ja animaatiokurssien järjestäminen Yhtenäiskoulussa ja Vesalan peruskoulussa.

Tästä huolimatta tarjoaja on otsikoinut tarjouksensa seuraavalla tavalla:

Animaatiokerho Metsolan koulussa

Hankintayksikölle on jäänyt epäselvyys, onko tarjoajan tarjous suuntautunut toiminnan järjestämiseen vain kyseisessä koulussa. Tarjousta on siten pidettävä epäselvänä.

Tarjoajan tarjous osa-alueessa 2:

Osa-alueessa 2 hankinnan kohteena on ollut elokuva- ja animaatiokurssien järjestäminen Koskelan ala-asteella, Metsolan ala-asteella ja Latokartanon peruskoulussa.

Tarjouspyynnössä on hankinnan kohteen kriteereissä todettu, että osatarjoukset osa-alueen sisällä eivät ole sallittuja.

Tarjoaja on otsikoinut tarjouksensa seuraavalla tavalla: Animaatiokerho Metsolan koulussa

Tätä arvioitaessa hankintayksikölle on jäänyt epäselvyys, onko tarjoajan tarjous suuntautunut vain toiminnan järjestämiseen Metsolan ala-asteella. Osa-alueeseen on kuitenkin sisältynyt myös muita kouluja, joiden osalta hankintayksikölle on jäänyt perusteltu epäselvyys tarjouksen sisällöstä. Tarjous on tulkittava osa-alueen sisäiseksi osatarjoukseksi, joka on kielletty tarjouspyynnössä.

Hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta antaa ehdokkaille tai tarjoajille oikeutta täsmentää tai täydentää tarjouksia tai osallistumishakemuksia eikä tarjoajalla ole oikeutta vaatia lisäaikaa ja mahdollisuutta tarjouksen loppuunsaattamiseksi hankinta-asiakirjojen vaatimalle tasolle. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että tarjoaja kantaa vastuun siitä, että sen tarjous on tarjouspyynnön vaatimusten mukainen. Hankintayksikkö on hankintalain nojalla velvollinen sulkemaan tarjouksen tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena.

Hankintayksikkö on edellä mainituin perustein päättänyt sulkea pois Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys ry:n tarjouksen osa-alueissa 1 ja 2.

Niiden tarjoajien, jotka täyttivät soveltuvuudelle asetetut vaatimukset sekä joiden tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia, tarjoukset vertailtiin.

Tarjouspyynnön mukaan kokonaistaloudellisesti edullisimpana tarjouksena pidetään tarjousta, joka on hinnaltaan halvin. Laatu on huomioitu vähimmäisvaatimuksissa.

Tarjoajien tarjouksissaan ilmoittamat vertailuhinnat olivat osa-alueen 1 osalta seuraavat:

Break the Fight Oy 140,00 e
Suomen sarjakuvaseura ry 75,00 e

Tarjoajien tarjouksissaan ilmoittamat vertailuhinnat olivat osa-alueen 2 osalta seuraavat:

Break the Fight Oy 140,00 e
Suomen sarjakuvaseura ry 75,00 e

Osa-alueessa 3 ei saatu yhtään tarjousta.

Hankintayksikkö viittaa edellä mainittuun ja valitsee tarjoajaksi osa-alueiden 1 ja 2 osalta Suomen sarjakuvaseura ry:n. Hankintayksikkö toteaa, ettei se noudata sopimusmenettelyssä odotusaikaa hankintalain 130 § 3 kohdan nojalla.

Hankintalain 40.2 §:n 1 kohdan mukaan suorahankintaa voidaan käyttää, mikäli rajoitetussa menettelyssä ole saatu lainkaan tarjouksia. Lisäedellytyksenä on, että alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta. Tarjousten määräajan päätyttyä menettelyssä osa-alueessa 3 ei saatu yhtään tarjousta. Hankintayksikkö päättää tällä perusteella hankkia osa-alueen 3 mukaiset hankinnat suorahankintaa käyttäen.

Suomen sarjakuvaseura ry:n kanssa 5.3.2021 käytyjen neuvottelujen perusteella Suomen sarjakuvaseura ry tarjoaa suorahankintana osa-alue 3 tarjouspyyntöä vastaavalla tavalla.

Hankintayksikkö viittaa edellä mainittuun ja valitsee tarjoajaksi osa-alueessa 1, 2 ja 3 Suomen Sarjakuvaseura ry:n arvonlisäverottomaan hintaan enintään 10 500 euroa

Toimivalta

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 2.3.2021, § 26 siirtää hankintojen toimivaltaansa viranhaltijoille Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2. momentin 3. kohdan perusteella siten, että nuorisoasiainjohtaja voi päättää hankinnoista 100 000 euroon saakka.