Käteis- ja ennakkokassojen jako 1.7.2021 lukien, sosiaali- ja terveystoimiala

Päätös

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan käteis- ja ennakkokassojen jaon 1.7.2021 lukien, yhteensä 12 220,54 euroa, liitteen 1 mukaisesti.

Päätöksen perustelut

Rahoitusjohtaja on hyväksynyt 30.12.2020 § 101 kaupungin kassanhoitoa koskevat ohjeet. Ohjeet ovat tulleet voimaan 1.1.2021 lukien. Samalla rahoitusjohtaja päätti kehottaa toimialoja ja liikelaitoksia sekä pelastuslaitosta noudattamaan kassatoiminnassaan ao. uutta ohjetta, ja huolehtimaan, että organisaation oma kassaohjeistus on ajan tasalla sekä linjassa nyt päivitettävän kaupungin yleisen kassaohjeen ja taloushallintopalvelun antamien käytännön ohjeiden kanssa.

Hallintosäännön 12 luvun 4 §:n 11 kohdan mukaan rahoitusjohtaja päättää kaupunginkanslian, tarkastusviraston, toimialojen, liikelaitosten ja pelastuslaitoksen käteisvarojen enimmäismäärästä. Enimmäismäärällä tarkoitetaan sitä käteisvarojen yhteismäärää, joka organisaation kassoissa päivän päätteeksi saa enimmillään olla.

Hallintosäännön 14 luvun 1 §:n 6 kohdan mukaan toimialajohtaja päättää käteiskassojen jaosta tehtäväalueellaan, eli käteisvarojen enimmäismäärän jakautumisesta. Rahoitusjohtajan ohjeen mukaan toimialajohtaja päättää myös mahdollisten pohjakassojen euromäärästä kassapisteittäin.

Toimialan päätöksen kassavarojen jakautumisesta tulee aina olla ajan tasalla.

Rahoitusjohtajan ohjeen mukaan kaupungin maksuliikenne hoidetaan ensisijaisesti pankkitilien välityksellä minimoiden käteisen käsittely. Käteismaksuja otetaan vastaan vain, mikäli se asiakaspalvelun kannalta tai muun erityisen toiminnallisen syyn vuoksi on välttämätöntä. Toimialan on aktiivisesti haettava vaihtoehtoisia maksutapoja käteisen käytölle. Käteiskassoja ylläpidetään vain, mikäli käteisen käyttö on ko. toiminnan edellytys.

Hallintosäännön mukaan rahoitusjohtaja päättää toimialan käteiskassojen yhteismäärän (kassoissa enimmillään säilytettävän euromäärän, joka sisältää myös pohjakassat). Rahoitusjohtajan ohjeen mukaan, mikäli toimialan kassavarojen yhteenlaskettu enimmäismäärä pysyvästi alenee tai sitä on tarve korottaa, asiasta tehdään esitys rahoitusjohtajalle. Toimialajohtajan tulee tehdä päätös, jos käteiskassa lopetetaan.

Kassojen toiminnassa on noudatettava rahoitusjohtajan päätöstä (30.12.2020 § 101) sekä tämän päätöksen liitteenä 2 olevaa sosiaali- ja terveystoimialan toimintaohjetta 4.9.2019 ”Kassan hoito- ja turvallisuusohjeet sosiaali- ja terveystoimialalla”. Sosiaali- ja terveystoimialan edellä mainitut erillisohjeet tullaan päivittämään vastaamaan rahoitusjohtajan 30.12.2020 § 101 antamia ohjeita.

Taloushallintopalveluliikelaitoksen toimitusjohtaja on hyväksynyt 4.2.2021 § 2 kaupungin yleistä kassanhoito-ohjetta täydentävät kassanhoito- ja turvallisuusohjeet. Ohje täydentää rahoitusjohtajan kassanhoito-ohjetta ja sisältää käytännön ohjeistuksen toimialoille, virastoille sekä liikelaitoksille kassanhoitoon tarkemmalla tasolla. Kukin organisaatio määrittelee nämä ohjeet huomioiden yksityiskohtaiset menettelytavat ja ohjeistuksen oman toimintansa lähtökohdista.

Vuonna 2018 toteutetussa sosiaali- ja terveystoimialan kassojen tarkastuksessa (tarkastusviraston tilintarkastusmuistio 31.1.2020) havaittiin, ettei toimialan ennakko- ja pohjakassavaroista oltu tehty toimialajohtajan ajantasaista jakopäätöstä. Muistiossa suositellaan, että ennakko- ja pohjakassavaroista tehdään sosiaali- ja terveystoimialalla rahoitusjohtajan kassan hoito- ja turvallisuusohjeen (29.3.2010 § 71) mukainen jakopäätös. Jakopäätökseen on hallinnon ja sisäisen valvonnan kannalta suositeltavaa sisällyttää kaikki sosiaali- ja terveystoimialan ennakko- ja pohjakassavarat. Lisäksi jakopäätös tulee jatkossa pitää ajan tasalla ja liittää tilinpäätöksessä ao. tilin tase-erittelyn liitteeksi. Nyttemmin rahoitusjohtajan kassan hoito-ohjeet on päivitetty vuoden 2020 lopussa, mutta samainen säännös sisältyy ohjeisiin edelleen.