Valtuutus sähköisestä allekirjoitusroolista Euroopan unionin rahoittamiin rahastoihin ja aloitteisiin

Kansliapäällikkö päätti valtuuttaa kaupunginkanslian strategiaosaston erityissuunnittelijan Anna Lehtovaaran toimimaan Euroopan unionin rahoittamien rahastojen ja aloitteiden sähköisissä hallintajärjestelmissä asiointi/ nimenkirjoittaja roolissa. Sähköinen haku vaatii tunnistautumisen Suomi.fi menetelmällä.

Euroopan unionin rahoittamissa rahastoissa ja aloitteissa on käytössä pelkästään sähköiset hankkeiden hallintajärjestelmät. Hankehakemukset, maksatushakemukset ja raportit täytetään ja toimitetaan liitteineen rahoittajille sähköisesti eikä paperisia asiakirjoja enää pääsääntöisesti vastaanoteta. Hakemusten ja muiden asiakirjojen lähettäminen ja allekirjoittaminen rahoittajille tapahtuu sähköisissä järjestelmissä Suomi.fi tunnistautumista käyttäen. Sähköinen järjestelmä helpottaa hankkeiden hakumenettelyä, niiden muutos- ja täydentämiskäytäntöjä sekä maksatushakemusten ja raporttien työstämistä ja lähettämistä. Helsingin hallintosäännön mukaan kansliapäällikön tehtävänä on päättää Euroopan unionin rahoitushakemuksista eikä tämä valtuutus tule muuttamaan tätä hallintosäännön kohtaa. On kuitenkin perusteltua, että käytännön hankehakemusten ja muiden asiakirjojen jättäminen sähköisellä alekirjoitusroolilla erilaisiin järjestelmiin tapahtuu valmistelijan toimesta, mutta varsinainen kaupungin päätöksenteko säilyy edelleen hallintosäännön mukaisena.

Helsingin kaupungin pääkäyttäjänä Suomi.fi tunnistautumisjärjestelmässä toimii taloushallintopalvelut, joka hakemuksesta voi myöntää hankevalmistelijoille valmistelijaroolin. Euroopan unionin muut sähköiset hakujärjestelmät toimivat kukin omilla tunnistautumisjärjestelmillään. Allekirjoitusrooleja ei voi pääsääntöisesti olla kuitenkaan enempää kuin yksi kussakin organisaatiossa. Strategiaosasto on EU-hankkeita koordinoivana ja päätösvalmistelua hoitavana osastona luonnollinen taho huolehtimaan myös asiakirjojen sähköisestä allekirjoituksesta.