Vuokraus, tilat, Kansakoulukatu 3, Headmasters Office Ky, kaupunginkanslian elinkeino-osasto

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esisopimuksella taataan elinkeino-osaston yksiköille toimitilojen vuokrasopimuksen varmistaminen kesällä 2022 valmistuviin uusiin toimitiloihin. Uusien tilojen myötä Elinkeino- osasto luopuu kolmessa muussa osoitteessa sijaitsevista tiloista ja vähentää näin ollen tilankäyttöä 1 268 m²:llä.

Toimintojen ja henkilöstön keskittäminen avaa mahdollisuuden kehittää osaston toimintaa aikaisempaa laajempana kokonaisuutena. Sijoittuminen Kampin alueelle tulee olemaan osa Elinkeino-osaston muuta tilaverkkoa, työllisyydenhoidon joulukuussa 2021 käyttöönotettavia tiloja Malminkadulla ja Marian sairaala-alueen yrityskeskus Maria 01:tä, jolloin tilan- käytön tehostamista ja yhteiskäyttöisyyttä kehitetään kaikkien kolmen kohteen tilaverkkona.

Uusiin toimitiloihin tulee sijoittumaan 160 työntekijää. Tilaratkaisu perustuu nimeämättömiin työpisteisiin huomioiden monipaikkaisen työn vaatimukset.

Tilatarpeen taustalla on Ushakoffin kiinteistön, Pohjoisesplanadi 19, myyntiprosessin käynnistyminen. Elinkeino-osaston henkilöstöä on sijoittuneena kyseisessä kohteessa noin 120 hlö. Lisäksi kolmessa muussa osoitteessa olevat tilat eivät enää vastaa toiminnan tarpeita. Sijoittuminen yhteen yhteiseen toimitilaan mahdollistaa sekä tilankäytön tehostamisen että toiminnan kehittämisen.

Uudet tilat toteuttavat Helsingin kaupungin toimitilastrategiaa, kaupunkistrategiaan kirjattua tavoitetta parantaa kaupungin kokonaistuottavuutta ja kaupunginkanslian työympäristökehittämisen tavoitteita.

Vaihtoehtoiset tilat

Kaupunkiympäristön toimiala on etsinyt yhteistyössä kaupunginkanslian vuoden 2021 aikana kanssa sopivia tiloja. Vaihtoehtoisia tiloja tarkasteltiin muun muassa osoitteista Arkadiankatu 23, Itämerenkatu 5, Kalevankatu 48, Kampinkuja 2. Suhteessa Kansakoulukatu 3:n tiloihin olivat muut tarkastelussa olleet tilavaihtoehdot joko soveltumattomia tai niitä pidettiin sijaintinsa vuoksi sopimattomina. Keskustan alueella toimintaan sopivien toimitilojen keskimääräinen neliövuokra on noin 35 euroa/m²/kk. Kaupungin omassa tilaverkossa olevia tavoitteiden mukaisia toimitiloja ei ole vapaana. Perusteluissa mainitut Elinkeino-osaston tavoitteet saavutetaan parhaiten sijoittamalla toiminnot Kansakoulukatu 3 kiinteistöön.

Vuokrattavat tilat

Tarvittavat tilat on tarkoitus järjestää vuokraamalla osoitteessa Kansakoulukatu 3:n sijaitsevat toimitilat kahdessa erillisessä kerroksessa (kerrokset 4. ja 5.) Tilat omistaa Headmasters Office Ky. Tavoitteena on, että Elinkeino-osaston yksiköillä on vahva keskittymä kaupungissa. Kansakoulukatu 3:n tilat ovat helposti saavutettavissa julkisilla kulkuvälineillä.

Vuokraus ulkoiselta toimijalta

Kaupunki vuokraa kaupunginkanslian käyttöön Kansakoulukatu 3:n tilat niiden muutostöiden valmistuttua kesällä 2022. Vuokrattavien tilojen pinta-alat ovat yhteensä 1 384m² toimistotilaa 4.-5. kerroksissa.

Vuokra jakautuu pääomavuokraan (31,1 euroa/m²) ja ylläpitovuokraan (5,4 euroa/m²). Kaupunki suorittaa kohteen ylläpitokustannukset ylläpitovuokrana. Ylläpitovuokran määrä 5,40 euroa/m²/kk on arvio, joka tarkistetaan vuosittain. Ylläpito- vuokra tasataan vuosittain perustuen toteutuneisiin ylläpitokustannuksiin.

Tilojen yhteenlaskettu pääomavuokra on 516 509 euroa vuodessa ja yhteenlaskettu ylläpitovuokra on 89 683,20 euroa vuodessa. Kokonaisvuokra on 606 192,20 euroa vuodessa, mikä tarkoittaa viiden (5) vuoden määräajalle yhteensä noin 3 030 961 euroa. Tilahankkeiden käsittelyohjeen mukaisesti pääomitettu arvonlisäveroton pääomavuokra 5 vuoden vuokraajalle nykyarvoon laskettuna on noin 2 236 483 euroa. Nykyarvo tarkoittaa myöhempänä ajankohtana maksettavien maksujen arvoa tarkasteluhetkellä (ts. nykyrahassa).

Vuokra-aika alkaa 1.8.2022 ja se on voimassa määräaikaisesti 31.7.2027 saakka.

Tilojen muutostyöt

Vuokranantaja vastaa tilojen suunnittelusta ja muutostöiden toteuttamisesta käyttäjän toiminnan vaatimusten mukaisiksi kerroksissa 4 ja 5. Suunnittelu ja toteutus tapahtuvat vuokranantajan tilaamana ja johdolla yhteistyössä kaupunginkanslian johtavan asiantuntijan ja kaupunkiympäristön toimialan osoittaminen asiantuntijoiden kanssa. Vuokranantaja hakee muutostöille tarvittavan rakennusluvan. Hanke toteutetaan nykyvaatimusten mukaista normaalia laatutasoa noudattaen voimassa olevien rakennusmääräysten ja ohjeiden sekä Helsingin rakennusvalvonnan ohjeiden mukaisesti. Tavoitteena on turvallinen, toiminnallisesti ja teknisesti tarkoitukseen sopiva toimitila. Erityistä huomiota kiinnitetään akustiikkaan ja tilojen ilmastoinnin riittävään mitoitukseen.

Muutostöihin liittyvät käyttäjän omat hankinnat ovat irtokalusteet, AV- laitteet, tietoliikenneyhteys, turva- ja lukitusasennukset. Näiden hankintojen suunnitteluttamisesta ja yhteensovittamisesta muutostöiden suunnitelmien kanssa, hankinnasta, huolinnasta ja asennuksesta vastaa kaupunginkanslia.

Päätös tullut nähtäväksi 21.12.2021

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.