Sähköisen sisäisen ilmoituskanavan käyttöönotto

a) Järjestelmän käyttöönotto ja tilaaminen

Kansliapäällikkö päätti, viitaten Euroopan unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelua koskevaan direktiiviin (2019/1937/EU), että Helsingin kaupunki ottaa käyttöön sähköisen sisäisen ilmoituskanavan.

Samalla kansliapäällikkö päätti, että kaupunginkanslia tilaa Granite Partners Oy:ltä Whistleblow-tuotteen hintaan 13 305 euroa, minimisopimusaika 12kk ja tarvittaessa erikseen sovittavat lisätyöt hintaan 155 €/h tai 1050 €/pv. Hankinnan ennakoitu arvo neljältä vuodelta on arvonlisäverottomana 49 545 euroa. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Kustannusten arvonlisäveroton osuus maksetaan talousarvion kohdalta 8 05 01 01, kanslian investoinnit. Samalla kansliapäällikkö päätti oikeuttaa hankintajohtajan allekirjoittamaan sopimuksen.

b) Ohjausryhmä

Kansliapäällikkö päätti, että sisäisen ilmoituskanavan käyttöönottoa koskeva työryhmä jatkaa tehtäväänsä sisäisen ilmoituskanavan käyttöönottamisen ohjausryhmänä. Kokoonpano on seuraava: Päivi Kuusjärvi, Mira Koponen, Taina Nurmela, Juha Kesänen, Karoliina Berlin ja Pia Linja. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii Päivi Kuusjärvi. Ryhmän jäsenet on nimetty heidän asemansa ja asiantuntemuksensa perusteella.

Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (EU) 2019/1937 unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annettiin 23. päivänä lokakuuta 2019. Oikeusministeriö asetti helmikuussa 2020 työryhmän, jonka tehtävänä oli valmistella ehdotukset Euroopan unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelua koskevan direktiivin kansallista täytäntöönpanoa varten. Työryhmä valmisteli toimeksiantonsa mukaisesti luonnoksen hallituksen esitykseksi direktiivin täytäntöön panemiseksi (VN/2434/2018), (HE luonnos 2106/2021).

Ehdotetulla lailla pantaisiin täytäntöön Euroopan unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelua koskeva direktiivi. Laissa säädetään velvollisuudesta ottaa käyttöön sisäinen ilmoituskanava ja tähän liittyvistä menettelyistä ja vastuista, ulkoisista ilmoituskanavista sekä ilmoitusten johdosta edellytettävistä jatkotoimista.

Velvollisuus sisäisen ilmoituskanavan käyttöönottoon

Sisäinen ilmoituskanava on direktiivin mukaan otettava käyttöön sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Julkisella sektorilla 8 artiklan mukainen velvollisuus ottaa käyttöön sisäiset ilmoituskanavat ja -menettelyt koskevat valtionhallintoa, alue- ja maakuntahallintoa, kuntia ja muita julkisoikeudellisia oikeushenkilöitä. Tästä velvoitteesta voidaan vapauttaa alle 10 000 asukkaan tai alle 50 työntekijän kunnat tai muut julkisen sektorin oikeushenkilöt, mukaan lukien kaikki tällaisten oikeushenkilöiden omistuksessa tai määräysvallassa olevat oikeushenkilöt.

Ehdotettu laki on tarkoitettu tulemaan voimaan maaliskuussa 2022.

Ilmoituskanavan hankinta

Hankinta on Helsingin kaupungin pilvipalvelustrategian mukainen SaaS-palvelu ja täyttää kansliapäällikön päätöksen 25.1.2022 § 23 vaatimukset tiedon sijainnista ja tiedon siirron edellytyksistä, sillä henkilötietoja käsitellään Suomessa, kaikki tiedot on suojattu niin, että ne eivät oikeudettomasti tule sivullisen tietoon, turvallisuusluokiteltavia asiakirjoja käsitellään viranomaisohjeiden mukaisesti, kasautumisvaikutusta ei synny kun kysymys ei ole laajamittaisesta käsittelykanavasta ja varautumisvelvollisuutta voidaan noudattaa, sillä tiedot sijaitsevat Suomessa. Asiassa on tehty tietosuojan vaikutustenarviointi, riskikartoitus ja tietosuojavaltuutetun toimiston ennakkokuuleminen. Lisäksi käsittelijän kanssa on laadittu tietosuoja- ja salassapitoliite.

Helsingin kaupunki on asettanut työryhmän selvittämään palvelun tarpeellisuutta ja käyttöönottoa. Työryhmä on antanut selvityksensä ja ilmoitusten vastaanottopalvelun käyttöönottoa on selvitetty sisäisin kyselyin sekä markkinakartoituksella. Tietosuojavaltuutetulta on pyydetty ennakkokuulemista asiassa ja kanta on myönteinen käyttöönotolle.

Kaupunginkanslia tilaa liitteenä olevan Granite Partners Oy:n räätälöitävän Whistleblow-tuotteen sisältäen selainpohjaisen ilmoituskanavan ja asianhallintajärjestelmän sekä näihin liittyvän kehitystyön. Hankinnan ennakoitu arvo neljältä vuodelta on arvonlisäverottomana 49 545 euroa. Hankinta toteutetaan pienhankintana ilman kilpailutusta, koska kilpailutuksen kustannukset ylittäisivät kilpailutuksesta saatavan hyödyn. Markkinoilla olevia ratkaisuja ja niiden hintoja on kartoitettu tuottamalla markkinaselvitys ja nyt hankittava palvelu on osoittautunut laadultaan hyväksi ja hinnaltaan edulliseksi.

Edellä mainittujen kustannusten arvonlisäveroton osuus maksetaan talousarvion kohdalta 8 05 01 01, kanslian investoinnit. Lisäksi kansliapäällikkö päätti oikeuttaa hankintajohtajan allekirjoittamaan sopimuksen.

Tarvittaessa ostopalveluna voidaan hankkia tutkintaa, mikäli resursointitarve myöhemmin vaatii. Tästä kuitenkin päätetään erikseen.

Käyttöönottamisen ja toimintojen ohjausryhmä

Sisäistä ilmoituskanavaa koskeva ns. vihjelinjatyöryhmä jatkaa tehtäväänsä sisäisen ilmoituskanavan käyttöönottamisen ohjausryhmänä. Ohjausryhmän tehtävänä on koordinoida ilmoituskanavaan liittyviä toimintoja mm. käsittelijöitä, sopimusasioita ja prosesseja. Ohjausryhmä raportoi toiminnastaan kansliapäällikölle vuosittain. Ohjausryhmä on perustettu toistaiseksi vastaamaan sisäisen ilmoituskanavan toiminnoista.

Ohjausryhmän alaisuudessa työskentelee ilmoitustenkäsittelyryhmä, joiden tehtävänä on vastaanottaa, käsitellä ja ohjata edelleen annetut ilmoitukset kaupunkiorganisaatiossa. Käsittelyryhmä muodostetaan sisäisen tarkastuksen ja oikeuspalveluiden yhteyteen.

Ohjausryhmän jäseniksi valitaan Päivi Kuusjärvi, Mira Koponen, Taina Nurmela, Juha Kesänen, Karoliina Berlin, Pia Linja. Ohjausryhmää voidaan tarvittaessa täydentää kutsumalla asiantuntijoita.