Hankinta, sopimusmuutos, asuntomyyntijärjestelmää koskevan hankintasopimuksen muuttaminen, kaupunkiympäristön toimiala

HEL 2022-004746
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 7
Tämä toimielin tai virka on lakkautettu

Asuntomyyntijärjestelmää koskevan hankintasopimuksen muuttaminen

Tietohallintopäällikkö

Päätös

Tietohallintopäällikkö päätti hyväksyä esityksen asuntomyyntijärjestelmän ohjelmistokehityspalvelujen hankintaa koskevan sopimuksen muuttamisesta hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella. Sopimusmuutos koskee tilaajan tarvetta tilata nykyiseltä sopimuskumppanilta sellaisia lisätöitä, jotka eivät ole sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen.

Hankinnan arvioiduksi arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on alkuperäisessä hankintapäätöksessä HEL 2020-011156, 20.1.2021, ilmoitettu 381 000 euroa. Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on enintään 190 500 euroa (alv 0%).

Sopimukseen sisältyy optiona yksikköhintaisia lisäpalveluja (jatkokehityspalvelut), joiden laajuudeksi on arvioitu noin 200 henkilötyöpäivää vuodessa. Jatkokehityspalvelujen arvonlisäveroton arvo on enintään 142 500 euroa vuodessa. Sopimukseen sisältyy lisäksi ylläpitopalvelut, joiden arvioitu kokonaishinta 12 kuukauden sopimuskaudelle on 16 200 euroa. Hankinnasta on tehty lisäksi yksi aikaisempi lisärahoituspäätös HEL 2021-010537, jonka arvo oli 190 500 euroa (alv 0 %).

Nyt tehtävän sopimusmuutoksen jälkeen koko sopimuksen arvonlisäveroton arvo yhteensä on siten enintään 920 700 euroa.

Sopimus on voimassa määräaikaisena siihen saakka, kunnes järjestelmän toimituksen testaus ja hyväksyntä on suoritettu sopimuksen mukaisesti ja kunnes jatkokehitys- ja ylläpitopalvelujen 12 kuukauden sopimuskausi on päättynyt.

Päätöksen perustelut

Helsingin kaupungin kaupunginkanslia on perustanut ohjelmistokehityksen asiantuntija- ja ylläpitopalveluita koskevan dynaamisen puitejärjestelyn H093-19 (DPS) 6.2.2020 tehdyllä hankintapäätöksellä HEL 2020-000591. Anders Innovations Oy on hyväksytty dynaamiseen puitejärjestelyyn 25.2.2020 tehdyllä päätöksellä.

Helsingin kaupunki ja Helsingin Konsernihankinta Oy ovat kilpailuttaneet DPS:n sisäisenä kilpailutuksena asuntomyyntijärjestelmän ja Hitas-tietojärjestelmän ohjelmistokehityspalveluita koskevan hankinnan, josta on tehty sopimus Anders Innovations Oy:n kanssa 17.3.2021. Sopimus on tehty määräajaksi siihen saakka, kunnes sovellusten toimitusten testaus ja hyväksyntä on suoritettu sopimuksen mukaisesti ja kunnes jatkokehitys- ja ylläpitopalvelujen 12 kuukauden sopimuskausi on päättynyt.

Hankinnan vuosittaisen laajuuden on arvioitu hankintailmoituksessa olevan noin 500-600 henkilötyöpäivää. Sopimukseen on sisältynyt optiona yksikköhintaisia lisäpalveluja (jatkokehityspalvelut), joiden laajuudeksi on arvioitu koko tiimille noin 200 henkilötyöpäivää vuodessa. Jatkokehityspalvelun hinnoittelu perustuu tarjoajan ilmoittamiin asiantuntijatyön yksikköhintoihin. Jatkokehityspalvelujen arvonlisäveroton arvo on ollut päätöksen mukaan enintään 142 500 euroa vuodessa. Sopimukseen sisältyy lisäksi ylläpitopalvelut molemmille sovelluksille. Ylläpitopalvelujen arvioitu kokonaishinta 12 kuukauden sopimuskaudelle on 16 200 euroa. Koko sopimuksen arvonlisäveroton arvo sopimuskaudelle yhteensä on ollut siten arviolta enintään 539 700 euroa.

Sopimuskauden aikana on kuitenkin havaittu tarve tilata alkuperäiseen sopimukseen sisältymätöntä lisätyötä. Lukuisat henkilöstönvaihdokset ovat aiheuttaneet projektin viivästymistä, kun uudet tekijät on jouduttu perehdyttämään työhön. Järjestelmä on osoittautunut ennakoitua monimutkaisemmaksi kokonaisuudeksi, jossa on lukuisia eri toimintoja. Tietyt ominaisuudet ovat olleet huomattavasti haasteellisempia toteuttaa, kun alun perin on arvioitu. Alustan kanssa on ollut myös paljon haasteita, joiden selvittelyyn on kulunut ennakoitua enemmän aikaa ja resursseja. Lisäksi tiedonhallintalain ja tietosuoja-asetuksen asettamien vaatimusten, kuten metatietojen ja lokituksien, huomioiminen on vienyt odotettua enemmän aikaa.

Julkisista hankinnoista annetun lain 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Kyseisen pykälän 2 momentin 2 kohdan mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja tämä aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Lisäksi 136 §:n 4 momentin mukaan edellytetään, että 2 momentin 2 kohdan perusteella tehtävän sopimusmuutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Hankintayksikkö katsoo, että edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaiselle poikkeusperusteelle täyttyvät tässä tapauksessa. Sopimustoimittajan vaihtaminen aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää taloudellista ja toiminnallista haittaa. Hankintayksikön on välttämätöntä turvata järjestelmän kehitystyön loppuunsaattaminen, koska asuntomyynnin nykyinen järjestelmä on jäämässä pois käytöstä kesäkuussa 2022 nykyisen ylläpitäjän siirtyessä eläkkeelle. Hankintayksikkö ei käytännössä pystyisi aloittamaan minkään uuden kohteen myyntiä ilman toimivaa myyntijärjestelmää, mistä johtuen korvaavan järjestelmän käyttöön saaminen on erittäin liiketoimintakriittistä. Koska alkuperäisen sopimuskumppanin suorittama kehitystyö on jo edennyt pitkälle, ei sopimuskumppanin vaihtaminen tässä kohtaa olisi tarkoituksenmukaista, ja siitä aiheutuisi hankintayksikölle huomattavia ylimääräisiä kustannuksia.

Hankintayksikkö on arvioinut, että sopimusmuutoksen kohteena olevien lisätöiden arvo olisi yhteensä enintään 190 500 euroa (alv 0 %). Kyseessä oleva sopimusmuutos on siten arvoltaan alle 50 prosenttia alku-peräisen sopimuksen arvosta ja edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan soveltamiselle täyttyvät.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan hankintalain 136 §:n mukaisissa sopimusmuutoksissa hankintavaltuus määräytyy sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella. Kyseisen kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen mukaan tietohallintopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Näin ollen tietohallintopäällikkö on toimintavaltainen päättämään sopimusmuutoksesta.

Päätös tullut nähtäväksi 08.04.2022

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Sähköpostiosoite:
helsinki.kirjaamo@hel.fi
Postiosoite:
PL 10
 
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13
Puhelinnumero:
09 310 13700

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

  • hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
  • miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on 24.12.2021 saakka seuraava:

Postiosoite:
Radanrakentajantie 5
 
00520 HELSINKI
Sähköpostiosoite:
markkinaoikeus@oikeus.fi
Faksinumero:
029 56 43314
Käyntiosoite:
Radanrakentajantie 5
Puhelinnumero:
029 56 43300

Markkinaoikeuden asiointiosoite on 27.12.2021 alkaen seuraava:

Postiosoite:
Sörnäistenkatu 1
 
00580 HELSINKI
Sähköpostiosoite:
markkinaoikeus@oikeus.fi
Faksinumero:
029 56 43314
Käyntiosoite:
Sörnäistenkatu 1
Puhelinnumero:
029 56 43300

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

  1. päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
  2. miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
  3. vaatimusten perustelut;
  4. mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

  1. valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
  2. selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
  3. asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Sähköpostiosoite:
helsinki.kirjaamo@hel.fi
Postiosoite:
PL 10
 
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13
Puhelinnumero:
09 310 13700

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

Sulje

Lisätietojen antaja

Kimmo Iirola, ICT erityisasiantuntija, puhelin: 09 31034020

kimmo.iirola@hel.fi

Päättäjä

Kari Vuorinen
tietohallintopäällikkö