Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma ja arviointikertomus 2022

Tarkastuslautakunta on pyytänyt taloushallintopalveluliikelaitoksen johtokunnalta lausuntoa vuoden 2022 arviointikertomuksen kohdasta: Henkilöstö- ja palkkahallintojärjestelmä Sarastian käyttöönotto (s. 17-21).

Tarkastuslautakunta toteaa vuoden 2022 arviointikertomuksessa, että kaupunginkanslian ja taloushallintopalveluliikelaitoksen (Talpan) tulee kehittää henkilöstö- ja taloushallinnon prosesseja siten, että palkkavirheiden määrä saadaan mahdollisimman pieneksi.

Talpan johtokunta toteaa lausuntonaan, että Talpa on yhdessä kaupunginkanslian vakauttamishankkeen kanssa ja toimesta ryhtynyt kehittämään henkilöstö- ja taloushallinnon prosesseja lukuisin eri tavoin palkkavirheiden määrän minimoimiseksi.

Palkkavirheiden korjaaminen käynnistyi Talpassa vuoden 2022 kesällä ja loppuvuoden aikana päästiin tilanteeseen, jossa pystyttiin paremmin ennaltaehkäisemään virheiden syntymistä.

Vakauttamishankkeen aikana on käynnistetty lukuisia eri toimenpiteitä, joilla kriisiä on saatu hallintaan: tehty virhelähdetyötä, kuvattu ja kehitetty prosesseja sekä lisätty palkkahallinnon prosessin läpinäkyvyyttä ja seurantaa. Korkeimmalle on priorisoitu sitä, että kertyneitä palkkavirheitä korjataan ja uusien palkkavirheiden syntymistä estetään ennalta. Samaan aikaan on pyritty jatkuvasti työstämään parempia toimintatapoja ja prosesseja, jotta korjataan proaktiivisesti varsinaisia juurisyitä. Palkanmaksuongelmia on pyritty myös ennaltaehkäisemään tehostetun viestinnän keinoin. Ohjeistusta on laadittu paljon ja siitä on viestitty sekä henkilöstölle että esihenkilötyön tueksi.

Talpan palkkapalveluiden vastuulle on vakauttamishankkeen toimesta asetettu erityisesti seuraavien kokonaisuuksien kehittäminen ja parantaminen: kertyneiden palkkavirheiden korjaaminen, viivästyskorkojen – ja maksujen maksaminen, esijärjestelmistä aiheutuvan manuaalivaltaisten prosessien pikaparannukset, tulorekisterikorjaukset ja tulorekisterin pitkän tähtäimen kehittäminen, palkkakirjanpidon kehittämistoimenpiteiden toteutus, palkanmaksun oikeellisuutta koskeva tarkastus, palkkaprosessin prosessikontrollien määrittäminen, palkkalaskelman selkeytys, liikaa maksettujen palkkojen takaisinperintä, palkkapalvelun laadun seuranta ja virhelähdetyön menettelyiden kehittäminen. Lisäksi Talpa on mukana seuraavissa projekteissa: Soten sosiaalipalkkojen maksamisen kehitys, Kasko-spesifien haasteiden ratkaiseminen, Kaskon palkanlaskennan vuosikellon laatiminen sekä väärin korjatuista viheistä syntyneiden virheiden korjaaminen.

Talpan johtokunta toteaa, että Talpa tekee ja tulee jatkossa tekemään omalta osaltaan kaiken prosessien kehittämiseen tarvittavan työn, jotta palkkavirheiden lukumäärä saadaan mahdollisimman pieneksi. Kaupungin henkilöstöprosessista vastaa henkilöstöjohtaja ja Talpa on tiiviisti mukana kaikessa palvelussuhteen elinkaaren prosessien kehittämistyössä ja pyrkii aktiivisesti siihen, että niitä noudatetaan. Talpa nostaa aktiivisesti esille kehittämiskohteita ja muutosesityksiä, joilla voi olla vaikutusta lyhyellä tai pidemmällä aikavälillä palkanmaksun oikeellisuuteen.

Päätös tullut nähtäväksi 16.05.2023

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §