Hankinta, E-kirjaston sovelluskehitys- ja asiantuntijapalvelut, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

De Marque:n (myöhemmin tarjoaja) tarjous suljetaan pois Helsingin kaupungin E-kirjastojen sisältöjen englanninkielisten ja muunkielisten e- ja äänikirjojen hankinnan tarjouskilpailusta.

Päätöksen perusteena on se, että tarjoajan tarjous ei täytä tarjouspyynnössä tarjoukselle asetettua vähimmäisvaatimusta.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 74 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

A) Tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset

Tarjouspyynnön kohdan ”Yhteiset kriteerit/tiedot” alakohdan ”TARJOUKSEEN LIITETTÄVÄT MUUT SELVITYKSET” kohdassa ”Käyttöönottosuunnitelma” on asetettu seuraavat vaatimukset:

Palvelu on määritelty tarjouspyynnön liitteessä A Sopimusmalli kohdassa 3.12, seuraavasti:

”Palvelu tarkoittaa tässä sopimuksessa ja sen liitteissä yksilöityä palvelukokonaisuutta, joka sisältää e-kirja- ja äänikirjalisenssit, liitteessä 1.2 määritellyn rajapinnan sekä verkkokaupan avaamisen Tilaajan käyttöön ja muut sopimuksen perusteella hankittavat palvelut. Lisäksi palvelukokonaisuuteen kuuluu verkkokaupan tuki- ja ylläpitopalvelut sekä raportointipalvelut.”

B) Tarjous

Tarjoaja on liittänyt käyttöönottosuunnitelmalle varattuun kohtaan tiedoston ”Implementation Plan”. Tiedosto on olennaisesti puutteellinen ja siitä ei käy ilmi esimerkiksi verkkokaupan toiminnallisuuksien toteuttamista. Näin ollen käyttöönottosuunnitelmasta ei käy ilmi edellytetyllä tavalla käyttöönottoprojektin vaiheet, aikataulu ja sisältö.

Edellä mainitusta tiedostosta puuttuvat tiedot eivät käy ilmi muualtakaan tarjouksesta. Tarjous on oleellisilta osiltaan puutteellinen.

Yhteenveto

Koska tarjoajan tarjous ei edellä esitetyin tavoin täytä tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta, sulkee Helsingin kaupunki tarjoajan tarjouksen tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2 momentin 3 kohdan mukaan toimiala- lautakunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti kokouksessaan 15/2023 päätöksellä 140 § valtuuttaa kirjastopalveluiden johtajan tekemään hankintapäätöksen tämän päätöksen kohteena olevassa kilpailutuksessa.