Kaupunkiyhteisten hallinnon toimintaprosessien vakioiminen -projekti, kaupunginkanslia

Hallintojohtaja päätti asettaa Helsingin kaupungin kaupunkiyhteisten hallinnon toimintaprosessien vakioiminen -projektin ja sille ohjausryhmän. Projektissa tunnistetaan toimintaprosessit, jotka ovat yhteisiä kaupunkikonsernissa ja joissa jatkossa toimitaan yhtenäisin tavoin. Projektissa kuvataan toimintaprosessien nykytila ja muodostetaan yhteinen tavoitetila. Uudet toimintatavat ohjeistetaan ja otetaan käyttöön.

Projekti asetetaan vuodelle 2023. Työssä on kyse toiminnan kehittämisestä ja kuvaamisesta. Kehitettäviä hallinnon toimintaprosesseja ovat esimerkiksi viranhaltijapäätösten tekeminen, tietopyyntöihin vastaaminen ja ohjeiden antaminen. Kehityskohteet valitaan ja priorisoidaan ohjausryhmässä. Työ luo edellytyksiä hallinnon tietojärjestelmien uudistamiselle, mutta projekti ei sisällä järjestelmähankintaa. Projekti tehdään laajassa eri ammattiryhmien ja organisaation tahojen välisessä yhteistyössä. Kanslialla on koordinaatiovastuu projektista. Toimialat, virastot ja liikelaitokset osallistuvat yhteisten prosessien määrittelyyn ja sitoutuvat toiminnan muutokseen.

Projektin omistajana ja ohjausryhmän puheenjohtajana toimii kaupunginkanslian hallintojohtaja. Kukin toimiala nimeää ohjausryhmään edustajan, jolla on edellytykset tukea projektia sen tavoitteiden toteuttamisessa, sopia toimintaprosessien muutoksista ja huolehtia muutoksen toimeenpanosta omalla toimialallaan. Virastot ja liikelaitokset voivat myös halutessaan nimetä ohjausryhmään edustajansa. Ohjausryhmässä projektin suunnitelmat esittelee ja toiminnasta raportoi projektipäällikkö. Ohjausryhmän kokouksiin voidaan kutsua ulkopuolisia asiantuntijoita.

Ohjausryhmä nimeää projektiryhmän, joka perustaa tarvittaessa alatyöryhmiä. Projektin operatiivinen vastuu on kaupunginkanslian hallinto-osaston tiedonhallintayksikössä, josta projektipäällikkö nimetään. Projektiryhmä muodostuu kaupunginkanslian hallintomenettelyn, asiakirjahallinnon, kokonaisarkkitehtuurin ja prosessikehittämisen asiantuntijoista. Valituille kehittäville toimintaprosesseille muodostetaan jokaiselle oma alatyöryhmänsä, johon toimialoilta nimetään kyseisessä toimintaprosessissa työskenteleviä ja toiminnan hyvin tuntevia henkilöitä.

Kaupunkikonsernin sisällä hallinnon toimintaprosesseissa on erilaisia käytäntöjä. Hallinnon toimintaprosesseja tulee vakioida, jotta työn tukena voi käyttää kaupunkiyhteisiä ohjeita, koulutuksia ja työvälineitä. Kaikkia toimintaprosesseja ei kannata vakioida ja projektissa ensimmäisenä tehtävänä onkin valita ne toimintaprosessit, joissa sitoudutaan toimimaan yhtenäisellä tavalla. Tämän jälkeen prosessit kuvataan tai hyödynnetään mahdollisesti olemassa olevia kuvauksia sekä laaditaan tavoitetila. Uudet yhteisesti sovitut toimintamallit ohjeistetaan ja otetaan käyttöön jo projektin aikana.

Projekti hyödyttää etenkin asiantuntija- ja johtotehtävissä toimivia työntekijöitä. Selkeät toimintamallit ja suunnitelmallinen tiedonhallinta tukee koko henkilöstön työtä ja auttaa palvelemaan myös ulkoisia asiakkaita paremmin. Henkilöstön työaikaa säästyy ja työhyvinvointi lisääntyy, kun työlle on selkeät toimintamallit. Perehtyminen tehtäviin ja organisaation sisäinen liikkuvuus helpottuvat. Yhteiset käytännöt vähentävät erillisten ohjeiden ja koulutusten tarvetta.

Vakioidut toimintaprosessit mahdollistavat rutiininomaisten toimintojen automatisointia. Kaupunkiyhteiset tietojärjestelmät tukevat tehtävien hoitoa. Yhteisiä sovelluksia käyttämällä säästetään hankinta- ja ylläpitokustannuksissa. Vakioitujen prosessien kuvauksia hyödynnetään tulevaisuudessa esimerkiksi kaupunkiyhteisen asianhallinnan kehittämisessä ja tietojärjestelmien vaatimusmäärittelyissä.

Projektilla toteutetaan kaupunginkanslian vuoden 2023 toimintasuunnitelman tavoitetta Kaupunkiyhteisten hallinnon toimintaprosessien vakioiminen. Kehittämiskohde on kompleksinen ja onnistuakseen projektissa tarvitaan laajaa sitoutumista ja yliorganisatorista yhteistyötä. Toimintakulttuurin muutos ja uusien toimintatapojen käyttöönotto vaativat muutosjohtamista koko kaupunkikonsernissa. Tavoitteiden saavuttamiseksi kehittämistyö projektoidaan ja projektille asetetaan ohjausryhmä, jonka jäsenet pystyvät sopimaan muutostavoitteista ja huolehtimaan niiden toimeenpanosta omalla toimialallaan.