Hankinta, Sinetti-arkistotietojärjestelmän kapasiteetin nosto

HEL 2023-003302
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
Asialla on uudempia käsittelyjä
Päättäjän muut päätökset
§ 3

Sinetti-arkistotietojärjestelmän kapasiteetin nosto

Digitalisaatiojohtaja

Päätös

Digitalisaatiojohtaja päätti maksaa Sinetti-arkistotietojärjestelmän kapasiteetin nostosta aiheutuvan vuosittaisen ylläpitokustannuksen nousun 13 500 € Kaupunginkanslian Sovelluspalvelut 1813006138 projektilta

Päätöksen perustelut

Sinetti- arkistotietojärjestelmä on ollut tiedonhallintayksikön kaupunginarkisto -tiimissä käytössä vuodesta 2014 alkaen. Järjestelmä sisältää viitetiedot Helsingin kaupunginarkistossa säilytettävästä aineistosta (18 000 hyllymetriä). Lisäksi Sinettiin on digitoitu yli seitsemän miljoonaa sivua kaupunginarkistossa olevia asiakirjoja.

Aineistojen digitoinnin suuren määrän takia järjestelmän toimittaja Disec OY:n on pitänyt kasvattaa tallennustilaa alkuperäisessä sopimuksessa olleesta 1 Terasta 7 teraan. Myös käyttäjälisenssien määrä on noussut sopimukseen kirjatusta 25 käyttäjästä n.60:een. Käyttäjämäärän arvioidaan nousevan 2023 loppuvuodesta suunnitellun AD-integraation jälkeen 100 käyttäjään. Käyttäjämäärän nousu johtuu siitä, että nykyään Sinettiä käyttää kaupunginarkiston lisäksi myös kanslian ja toimialojen tietopalvelussa ja päätöksenteon tuessa oleva henkilöstö.

Järjestelmän käyttäjien ja digitoitujen aineistojen määrän voimakkaan kasvun takia Disec OY joutuu nostamaan Sinetin käytön vuosittaisia kustannuksia ensimmäistä kertaa, vuonna 2014 tapahtuneen hankinnan jälkeen. Järjestelmän ylläpitomaksu tulee säilymään nykyisellään 22 234 €/ vuosi, mutta kapasiteetin kasvusta he tulevat laskuttamaan toteutuneen mukaan: 75 uutta käyttäjälisenssiä 9000 € ja levytilan 6T 4 500 €. Tarkempi erittely toimittajan palveluhinnastossa, LIITE 1.

Järjestelmän kehittäminen esim. tietosuojan ja käytettävyyden parantaminen kustantaa kuluvana vuonna 10 000 euroa. Kehittämiskohteet esitelty LIITE 2.

Päätös tullut nähtäväksi 30.03.2023

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §

Sulje

Lisätietojen antaja

Kirsi-Leena Suvilehto, it-vastaava, puhelin: 09 310 36294

kirsi.suvilehto@hel.fi

Päättäjä

Mikko Rusama
digitalisaatiojohtaja
Sami Viitaniemi
kehityspäällikkö DPK
Lataa tulostusversio (pdf)

Liitteet (pdf)

1. Salassa pidettävä: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k
2. Salassa pidettävä: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k

Päätösasiakirjoissa on mainittu liitteitä, joita ei julkaista internetissä. Pois jätetään liitteet, jotka sisältävät salassa pidettäviä tietoja, joissa olevien tietojen julkistaminen voi vaarantaa yksityisyyden suojan, tai joita ei ole teknisistä syistä saatu sähköiseen muotoon. Keskeisimmät säädökset, joita asiassa sovelletaan, ovat laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki 621/1999), laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014), tietosuojalaki (1050/2018), laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) sekä laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Päätösasiakirjoja voi tiedustella myös Helsingin kaupungin kirjaamosta.