Hankinta, Sinetti-arkistotietojärjestelmän kapasiteetin nosto

HEL 2023-003302
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
Ärendet har nyare handläggningar
Andra beslut för beslutsfattaren
§ 3

Sinetti-arkistotietojärjestelmän kapasiteetin nosto

Digitaliseringsdirektör

Päätös

Digitalisaatiojohtaja päätti maksaa Sinetti-arkistotietojärjestelmän kapasiteetin nostosta aiheutuvan vuosittaisen ylläpitokustannuksen nousun 13 500 € Kaupunginkanslian Sovelluspalvelut 1813006138 projektilta

Päätöksen perustelut

Sinetti- arkistotietojärjestelmä on ollut tiedonhallintayksikön kaupunginarkisto -tiimissä käytössä vuodesta 2014 alkaen. Järjestelmä sisältää viitetiedot Helsingin kaupunginarkistossa säilytettävästä aineistosta (18 000 hyllymetriä). Lisäksi Sinettiin on digitoitu yli seitsemän miljoonaa sivua kaupunginarkistossa olevia asiakirjoja.

Aineistojen digitoinnin suuren määrän takia järjestelmän toimittaja Disec OY:n on pitänyt kasvattaa tallennustilaa alkuperäisessä sopimuksessa olleesta 1 Terasta 7 teraan. Myös käyttäjälisenssien määrä on noussut sopimukseen kirjatusta 25 käyttäjästä n.60:een. Käyttäjämäärän arvioidaan nousevan 2023 loppuvuodesta suunnitellun AD-integraation jälkeen 100 käyttäjään. Käyttäjämäärän nousu johtuu siitä, että nykyään Sinettiä käyttää kaupunginarkiston lisäksi myös kanslian ja toimialojen tietopalvelussa ja päätöksenteon tuessa oleva henkilöstö.

Järjestelmän käyttäjien ja digitoitujen aineistojen määrän voimakkaan kasvun takia Disec OY joutuu nostamaan Sinetin käytön vuosittaisia kustannuksia ensimmäistä kertaa, vuonna 2014 tapahtuneen hankinnan jälkeen. Järjestelmän ylläpitomaksu tulee säilymään nykyisellään 22 234 €/ vuosi, mutta kapasiteetin kasvusta he tulevat laskuttamaan toteutuneen mukaan: 75 uutta käyttäjälisenssiä 9000 € ja levytilan 6T 4 500 €. Tarkempi erittely toimittajan palveluhinnastossa, LIITE 1.

Järjestelmän kehittäminen esim. tietosuojan ja käytettävyyden parantaminen kustantaa kuluvana vuonna 10 000 euroa. Kehittämiskohteet esitelty LIITE 2.

Detta beslut publicerades 30.03.2023

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §

Stäng

Mer information fås av

Kirsi-Leena Suvilehto, it-vastaava, puhelin: 09 310 36294

kirsi.suvilehto@hel.fi

Beslutsfattare

Mikko Rusama
digitalisaatiojohtaja
Sami Viitaniemi
kehityspäällikkö DPK
Ladda ner utskriftsversion (pdf)

Bilagor

1. Confidential: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k
2. Confidential: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k

I beslutsdokumenten nämns bilagor som inte publiceras på nätet. Bort lämnas bilagor som innehåller sekretessbelagda uppgifter, bilagor som innehåller uppgifter som kan äventyra integritetsskyddet eller sådana som man inte av tekniska orsaker kunnat överföra till elektroniskt format. (Offentlighetslagen 621/1999, Lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation 917/2014, Dataskyddslagen 1050/2018, Lagen om behandling av personuppgifter inom social- och hälsovården 703/2023, Lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016). Upplysningar om stadsstyrelsens beslutshandlingar fås också från Helsingfors stads registratorskontor.