Läsnäolo-oikeus kaupunginvaltuuston kokouksissa

Va. kansliapäällikkö päätti, että kaupunginvaltuuston kokouksissa läsnäolo- oikeus on seuraavalla kaupungin henkilöstöllä sekä henkilön ollessa estynyt tai esteellinen heidän sijaisillaan:

Samalla va. kansliapäällikkö päätti, että kaupunginvaltuuston kokouksissa läsnäolo-oikeus on seuraavalla kaupungin henkilöstöllä:

Tarkastusjohtajalla on läsnäolo-oikeus käsiteltäessä tarkastuslautakunnan valmistelemaa tai tarkastuslautakunnan tehtäviin muuten välittömästi liittyvää asiaa.

Kansliapäällikön tai tämän sijaisen määräyksestä läsnäolo-oikeus voidaan tapauskohtaisesti myöntää myös muulle kuin tässä päätöksessä mainitulle henkilöstölle tai rajoittaa tapauskohtaisesti tässä päätöksessä mainitun henkilöstön läsnäolo-oikeutta.

Valtuuston kokoukseen voidaan lisäksi kutsua kokouksessa käsiteltävänä olevassa asiassa tarpeellisia asiantuntijoita.

Hallintosäännön 29 luvun 7 §:n mukaan pormestarilla, apulaispormestarilla ja kansliapäälliköllä on läsnäolo- ja puheoikeus kaupunginvaltuuston kokouksissa. Muiden henkilöiden läsnäolosta päättää kansliapäällikkö.

Kaupunginvaltuustossa on lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus nuorten vaikuttamistoimielimen keskuudestaan valitsemilla edustajilla kaupunginhallituksen vahvistamalla tavalla. Läsnäolo-oikeus koskee käytännössä myös tarkastuslautakunnan ja tilapäisen lautakunnan puheenjohtajaa käsiteltäessä tarkastuslautakunnan tai tilapäisen valiokunnan valmistelemaa asiaa.

Läsnäolo-oikeutetut

Kokouksen ja päätöksenteon sujuvuuden ja oikeellisuuden varmistamiseksi on nähty, että kokoukseen tulisi pysyväisluonteisesti osallistua toimielimen toiminnan kannalta keskeisiä kaupungin henkilöstöön kuuluvia viranhaltijoita ja työntekijöitä.

Toimielimen toiminnan sujuvuuden ja tiedonkulun varmistamisen kannalta on perusteltua, että kokouksessa on läsnäolo-oikeus toimialajohtajilla, kaupunginkanslian osastopäälliköillä, kaupunginlakimiehellä, hallintomenettelypäälliköllä, pormestarikuntaa ja kansliapäällikköä suoraan avustavilla kaupunginsihteereillä ja erityisavustajilla.

Tarkastusjohtajan läsnäoloa tarvitaan tarkastuslautakunnan puheenjohtajan tukemiseksi ja tiedonkulun varmistamiseksi, kun valtuuston käsiteltävänä on tarkastuslautakunnan valmistelemia asioita. Vastaavasti läsnäolo-oikeus olisi syytä olla silloin, kun käsitellään suoraan tarkastuslautakunnan ja -viraston toimintaan liittyviä asioita (esim. tarkastuslautakuntaa ja -virastoa suoraan koskevat hallintosääntömuutokset, selvityksen antaminen arviointikertomuksen johdosta suoritetuista toimenpiteistä, jne.).

Päätöksistä nopean tiedottamisen vuoksi kyseisen kokouksen päätöstiedotteen laatimisesta vastaavalla henkilöllä tulee olla mahdollisuus osallistua toimielimen kokoukseen. Kyseisen kokouksen pöytäkirjanpitämisestä vastaavien henkilöiden lisäksi valtuustosalin tekniikasta vastaavien teknisten sihteerien ja kokouksen kuluessa tehtyjen ehdotusten kääntämisestä huolehtivien kielenkääntäjien läsnäolo kokouksissa on kokouksen sujuvuuden kannalta välttämätöntä. Kokouksen aikana paikalla voi olla ajoittain myös muuta kokouksen teknisistä järjestelyistä vastaavaa henkilöstöä.

Lähtökohtana kokoukseen osallistumisessa on se, että kussakin kokouksessa on paikalla vain ne henkilöt, joiden asiantuntemuksella on merkitystä kokouksessa käsiteltävien asioiden kannalta. Läsnäolo-oikeutetun ollessa estynyt tai esteellinen asioiden käsittelyyn voi osallistua päätöksen mukaisesti henkilön nimetty sijainen tai järjestää pormestarikunnan ja johdon tuki tarvittavilta osin muilla järjestelyillä.

Päätöksessä mainittujen viranhaltijoiden ja työntekijöiden läsnäolo-oikeudesta voi poiketa tapauskohtaisesti yksittäisten asioiden tai kokousten osalta perustellusta syystä. Lisäksi vastaavasti kokouksiin voi osallistua muitakin kuin tässä päätöksessä mainittuja viranhaltijoita ja työntekijöitä. Näiden henkilöiden läsnäolosta päättää kansliapäällikkö tai tämän sijainen.

Kokoukseen voi osallistua yksittäisten asiakohtien osalta asiantuntijoita, joiden tehtävänä on tukea erityisesti kaupunginvaltuuston puheenjohtajaa, pormestarikuntaa ja kansliapäällikköä käsiteltävään asiaan liittyvien kokouksessa esille tulevien kysymysten osalta. Asiantuntijoiden osallistumisen tarvetta arvioidaan tapauskohtaisesti asian vastuuvalmistelijan ja kaupunginvaltuuston toiminnasta vastaavan hallintohenkilöstön toimesta kansliapäällikön tarkempia linjauksia noudattaen.