Hankinta, Helsingin kaupungin museoiden uusi kokoelmahallintajärjestelmä SAAS-palveluna

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää hankkia Helsingin kaupungin museoiden kokoelmahallintajärjestelmän SAAS-palveluna kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta Suomen museoliitto ry:ltä.

Hankintasopimuksen ennakoitu arvo on noin 316 000 euroa ilman arvonlisäveroa sopimuskaudelle.

Hankinnan sopimuskausi on voimassa määräaikaisesti kolme (3) vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana SAAS -palveluna.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta oikeuttaa kulttuurijohtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen sekä tekemään siihen vähäisiä muutoksia tarvittaessa.

Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävän kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisella.

HAM Helsingin taidemuseo ja Helsingin kaupunginmuseo aloittivat yhteistyössä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan ICT-kehityksen kanssa uuden molempien Helsingin kaupungin museoiden yhteisen kokoelmahallintajärjestelmän hankinnan, koska museoiden nykyiset erilliset järjestelmät ovat teknisesti vanhentuneita ja niiden puutteelliset kehittämis- ja ylläpitopalvelut ovat operatiivinen riski kokoelma- ja näyttelytoiminnalle.

Kokoelmahallintajärjestelmän hankinta on välttämätön investointi, jotta museot saavat teknisesti sekä kehittämiseltään ja ylläpidoltaan toimivan työkalun kokoelma-, lainaus- ja näyttelytoimintaan. Ajanmukainen molempien museoiden yhteinen järjestelmä tehostaa merkittävästi toimintaa ja säästää ylläpitokustannuksia sekä käyttökustannuksina että työnä. Kokoelmahallintajärjestelmässä hallinnoidaan museoiden kokoelmiin kuuluvia aineistoja ja niiden metatietoja sekä kokoelmatyön keskeisiä prosesseja kuten diariointia ja hankintoja, konservointia ja logistiikkaa sekä näyttely- ja lainaustoimintaa. Lisäksi järjestelmästä mm. liitetään taideteosluettelo tilinpäätökseen.

Uuden kokoelmahallintajärjestelmän standardoitu metadata ja toimivat rajapinnat mahdollistavat sekä nykyisten että uusien digitaalisten kokoelmapalvelujen kehittämisen kaupunkistrategian mukaisesti. Lisäksi uusi järjestelmä mahdollistaa joukkoistamisen, osallistamisen ja vapaaehtoistyön kehittämisen ja lisäämisen museoissa. Uusi järjestelmä monipuolistaa asiakaspalvelua ja parantaa museoiden kokoelmien saavutettavuutta sekä vaikuttavuutta ja sen seurantaa.

Hankintamenettely

Hankinta toteutettiin hankintalain (1397/2016) 25 § mukaisena kansallisena kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana, joka toteutettiin neuvottelumenettelynä. Hankintamenettelyyn sisällytettiin Proof of Consept (PoC) ja testimigraatio soveltuvimman järjestelmän valinnan varmistamiseksi. Hankinta on aloitettu kartoittamalla markkinoilla olevia toimijoita kesäkuussa 2017 vapaamuotoisella yhteydenpidolla. Saatujen tietojen perusteella arvioitiin, että hankinnan arvo on hankintalain 25 § mukaisen kynnysarvon ylittävä kansallinen hankinta.

Hankinnan arvon laskemisen lähtökohtana on, että arvon on pädettävä hankintailmoituksen lähettämishetkellä tai muun hankintamenettelyn aloittamisen hetkenä. Tällainen muu aloittamishetki voi olla esimerkiksi hankintayksikön ensimmäinen yhteydenotto mahdolliseen toimittajaan. Siten myöhemmin esimerkiksi hyödykkeiden hinnoissa tapahtuvien yllättävien muutosten johdosta hankintamenettelyä ei tarvitse keskeyttää tai muuttaa vastaamaan ennakoidun arvon muutosta tai esimerkiksi komission vahvistamaa EU-kynnysarvon muutosta.

Hankintayksikkö lähetti avoimen osallistumispyynnön Cloudia kilpailutusjärjestelmässä ja Hilma-ilmoituskanavassa julkaisemalla palveluhankintaa koskevan hankintailmoituksen 25.6.2018 ” Helsingin kaupungin museoiden uusi kokoelmahallintajärjestelmä SAAS-palveluna”.

Osallistumispyyntöä koskeva hankintailmoitus on tämän päätöksen liitteenä 1.

Määräaikaan 13.8.2018 klo 12:00 mennessä saatiin seitsemän (7) osallistumisilmoitusta: Axiell Finland Oy, Disec Oy, Eduix Oy, Oy Communication Pro Ab, Sirma Solutions Jsc, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy.

Osallistumisilmoituksessa hankintayksikkö on ilmoittanut, että neuvottelumenettelyyn valitaan osallistumisilmoituksen soveltuvuuskriteereiden vaatimusten täyttävät ehdokkaat siten, että valittavaksi tulee vähintään kolme, mutta enintään neljä (4) ehdokasta. Soveltuvuuskriteereiden vaatimukset täyttivät seuraavat neljä (4) ehdokasta: Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy.

Soveltuvuuskriteerit täyttäville ehdokkaille Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy lähetettiin alustava tarjouspyyntö Cloudia kilpailutusjärjestelmässä ja Hilma-ilmoituskanavassa julkaisemalla 11.9.2018 hankintailmoitus ” Alustava tarjouspyyntö/ Helsingin kaupungin museoiden uusi kokoelmahallintajärjestelmä SAAS-palveluna”. Määräaikaan 25.9.2018 klo 12:00 mennessä alustavassa tarjouspyynnössä ilmoitettujen soveltuvuuskriteereiden vaatimukset täyttivät seuraavat neljä (4) ehdokasta: Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy.

Alustavaa tarjouspyyntöä koskeva hankintailmoitus on tämän päätöksen liitteenä 2.

Viikoilla 40–41/2018 pidettiin soveltuvuuskriteereiden vaatimusten täyttäville ehdokkaille Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy neuvottelutapaamiset, jossa käsiteltiin hanketta hankintayksikön neuvottelusuunnitelman mukaisesti.

Alustavassa tarjouspyynnössä 11.9.2018 ilmoitettiin, että laadullisiin vertailuperusteisiin sisältyy PoC-demoympäristön rakentaminen ja testimigraatio osana hankintamenettelyä. Hankintayksikkö lähetti 14.11.2018 toisen alustavan tarjouspyynnön ”2. alustava tarjouspyyntö/ Helsingin kaupungin museoiden uusi kokoelmahallintajärjestelmä SAAS-palveluna” osana soveltuvuusvaatimusta siten, että ehdokkaan tuli toteuttaa PoC-demo ja testimigraatio annettujen vaatimusten mukaisesti sisältäen 5 000 kpl esine-, 5 000 kpl valokuva- ja 5 000 kpl taidetietueita siten, että ehdokkaan tuli toimittaa kaikki vaaditut dokumentit määräaikaan mennessä. Määräaikaan 14.1.2019 klo 09:00 mennessä PoC-demo ja testimigraatioon liittyvät tarjoukset saapuivat neljältä (4) ehdokkaalta: Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy.

Alustavassa tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että PoC demo ja testimigraation arviointikriteerit julkaistaan lopullisessa tarjouspyynnössä.

2. alustava tarjouspyyntö on tämän päätöksen liitteenä 3.

Lopullinen tarjouspyyntö ” 232899 HEL 2018 - 008308 / Helsingin kaupungin museoiden uusi kokoelmahallintajärjestelmä SAAS-palveluna” lähetettiin 23.10.2019 neljälle (4) ehdokkaalle:
Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab, Suomen museoliitto ry ja Profium Oy.

Lopullinen tarjouspyyntö on tämän päätöksen liitteenä 4.

Määräaikaan 18.11.2019 klo 12.00 mennessä tarjouksia saapui yhteensä neljä (4):

• Axiell Finland Oy
• Oy Communication Pro Ab
• Suomen museoliitto ry
• Profium Oy

Avauspöytäkirja on tämän päätöksen liitteenä 5.

Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen ja tarjouksen tarkistaminen

Tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusehtojen täyttymisen ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksen yhteydessä todettiin, että Profium Oy:n tarjouksen osana oleva PoC-demo ja testimigraatio on puutteellinen siten, että määräaikaan 14.1.2019 klo 10:00 mennessä Profium Oy:n toimittama PoC-demo ja testimigraatio sisälsi 5 000 kpl esine-, 5 000 kpl valokuva- ja 0 kpl taidetietueita.

Koska Profium Oy ei ole toimittanut vaadittuja 5 000 kpl taidetietueita määräaikaan mennessä, hylätään Profium Oy:n tarjous puutteellisena.

Axiell Finland Oy, Oy Communication Pro Ab ja Suomen museoliitto ry:n
tarjoukset täyttivät niille asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailussa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta, jossa halvin kokonaishinta saa 40 pistettä ja muut suhteessa siihen ja eniten laatupisteitä saanut tarjous saa 60 pistettä ja muut suhteessa siihen. Tarjousten laatukriteerit 60 pistettä pisteytettiin seuraavien tekijöiden perusteella:

• PoC-demo ja testimigraatio
• Hallintamalli
• Käyttöliittymä
• Tietomalli ja hakuominaisuudet
• Käyttäjähallinta

Laatupisteytyksen maksimipisteet ovat 240 pistettä.

Laatuvertailu Poc-arviointikriteerit ja pisteytys on tämän päätöksen liitteenä 6.

Laatupisteytettävät muut vaatimukset ovat tämän päätöksen liitteenä 7.

Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous hankinnan kohteen kriteerien täyttyessä. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella valituksi tulee Suomen museoliitto ry.

Tarjousvertailu, jossa on huomioitu hinta- ja laadulliset tekijät on tämän päätöksen liitteenä 8.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla tarjouspyynnön liitteenä olleen sopimusluonnoksen mukaisella sopimuksella.

Sopimuksessa noudatetaan Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja sekä Julkisen hallinnon IT-hankintojen erityisehtoja.

Päätös tullut nähtäväksi 28.02.2020

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.