Hankinta, fysioterapian lääkinnälliset laitteet ja hoitopöydät, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti valita käydyn tarjouskilpailun perusteella fysioterapian lääkinnällisten laitteiden ja hoitopöytien hankinnassa ensisijaisuusjärjestyksessä seuraavat toimittajat:

Osa-alue 1: Hoitopöydät:

Osa-alue 2: Harjoituspolkulaitteet, restoraattorit:

Osa-alue 3: Puristusvoiman mittarit:

Valinta on tehty tarjousvertailun (liite 1) mukaisesti.

Sopimukset ovat määräaikaisia ja suunniteltu sopimuskausi on 1.2.2024–31.1.2026.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskaudella mahdollinen optiokausi huomioiden on noin 400 000 euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita hankitaan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen jokaisen toimittajan osalta sillä ehdolla, että ne toimittavat rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat fysioterapian lääkinnälliset laitteet ja hoitopöydät, joita hankintaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan eri yksiköihin.

Hankinta on jaettu kolmeen osa-alueeseen:

Hankintamenettely

Hankinnan ennakoitu arvo ylittää lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, tarkoittaman EU-kynnysarvon.

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanava Hilmassa, osoitteessa hankintailmoitukset.fi 3.11.2023 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin tarjoajien soveltuvuudelle sekä hankittaville tuotteille vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjoajien oli mahdollista esittää tarjouspyyntöä ja tarjouskilpailua koskevia lisätietokysymyksiä 16.11.2023 klo 15.00 mennessä. Määräaikaan mennessä hankintayksikkö sai kahdeksan (8) kysymystä, johon vastattiin 20.11.2023.

Tarjouskilpailussa tarjoajien oli mahdollista jättää tarjous yhteen tai useampaan tarjouspyynnön osa-alueeseen. Osatarjouksia osa-alueiden sisällä ei hyväksytty.

Tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 5.12.2023 klo 12.00 mennessä tarjouksensa jätti kahdeksan (8) tarjoajaa. Tarjoajat jättivät tarjouksia osa-alueittain seuraavasti:

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 5.12.2023 sähköisestä järjestelmästä. Hankintayksikkö on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten täsmennykset

Hankintayksikkö pyysi täsmennyksiä saapuneisiin tarjouksiin Berner Oy:ltä ja Mekalasi Oy:ltä.

Berner Oy:ltä pyydettiin täsmennystä osa-alueelle 2 vapaaehtoisesti tarjottua, ylä- ja alaraajojen yhtäaikaisen polkuharjoittelun restoraattoria koskien. Hankintayksikkö halusi varmistua siitä, että tarjottu tuote on tarjouspyynnössä kuvattujen vaatimusten mukainen.

Mekalasi Oy:ltä pyydettiin täsmennystä osa-alueelle 2 tarjottuja harjoituspolkulaitteita koskien. Hankintayksikkö halusi varmistua, että hankintayksikkö on ymmärtänyt tarjouksessa kuvatun kiinnitysmekanismin ja spastisuuden tunnistuksen kuvaukset oikein.

Molemmat tarjoajat toimittivat vaaditut täsmennykset täsmennyspyynnössä asetetussa määräajassa.

Tarjousten täydentäminen

Tarjouspyynnöllä oli osa-alueella 2 vaatimus liittää tarjoukseen huoltohinnasto, mikäli tarjoaja tarjoaa huoltopalveluita tarjoamilleen tuotteille. Tarjouspyynnössä olleen teknisen virheen vuoksi tarjoukseen ei ollut mahdollista kuitenkaan liittää pyydettyä huoltohinnastoa. Huoltohinnastoa ei tarjouspyynnössä asetettujen tarjousten vertailuperusteiden mukaan huomioitu tarjousten vertailussa. Hankintayksikkö katsoi, että tarjoajia voitiin pyytää täydentämään tarjouksiaan tältä osin. Berner Oy:tä ja Mekalasi Oy:tä pyydettiin täydentämään tarjouksiaan huoltohinnastoilla. Molemmat tarjoajat toimittivat puuttuneet huoltohinnastot täydennyspyynnössä asetetussa määräajassa. Fysioline Oy oli osa-alueen 1 yhteydessä liittänyt tarjoukseensa huoltohinnaston. Huoltohinnastossa oli mainittu huoltohinta myös osa-alueen 2 tuotteille ja siksi Fysioline Oy:ltä ei huoltohinnastoa pyydetty.

Fysioline Oy:n tarjouksen tarkastamisen yhteydessä hankintayksikkö havaitsi, että Fysioline Oy:n tarjouksesta puuttuivat osa-alueilla 1, 2 ja 3 sekä yleisiin kriteereihin ja muihin ehtoihin liittyviin pakollisiin kyllä-vastauksien lisäkriteereihin vaaditut vastaukset. Lisäksi tarjouksesta puuttui osa-alueen 2 osalta pakolliseen kyllä-vastaukseen liittyvä lisävarusteiden hintaliite.

Tarjoajat jättävät tarjouksensa tarjouskilpailuihin Cloudia Oy:n Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Tarjouspalvelu toimii normaalitilassa siten, että tarjousta ei ole mahdollista lähettää teknisesti puutteellisena. Eli mikäli tarjouspyynnössä on määritelty pakolliseksi vastattavaksi vaatimuksia tai pakollisia ladattavia liitteitä, järjestelmä huomauttaa puutteista tarjoajaa, eikä anna lähettää tarjousta. Koska tarjousta ei normaalitilanteessa voi jättää teknisesti puutteellisena, hankintayksikkö on ollut yhteydessä Cloudia Oy:n tukipalveluihin Fysioline Oy:n puutteelliseen tarjoukseen liittyen.

Cloudia Oy on 8.12.2023 antanut asiassa hankintayksikölle sähköpostitse selvityksen, jossa se totesi, että marraskuun 2023 alussa julkaistun tarjouspyynnön julkaisuajankohtana Tarjouspalvelussa on ollut palvelinhäiriö. Palvelinhäiriö oli Cloudia Oy:n mukaan aiheuttanut sen, että mikäli tarjoaja on avannut tarjouksensa heti tarjouspyynnön julkaisun jälkeen, ei tarjoukselle ole latautunut auki kyllä-vastausten lisäkriteereitä täytettäväksi. Häiriö on korjattu palvelinpäivityksellä marraskuussa 2023, mutta korjaus ei ole vaikuttanut jo aloitettuihin tarjouksiin. Hankintayksikköä ei ole Cloudia Oy:n toimesta missään vaiheessa tiedotettu kyseisestä palvelinhäiriöstä, sen korjaamisesta tai siitä johtuneesta virhetilanteesta.

Fysioline Oy:n tarjoukselta puuttuneet lisäkriteerien vastaukset eivät vaikuttaneet tarjousten vertailuun, vaan niissä kysyttiin esimerkiksi tuotteisiin liittyviä tarkentavia lisäkysymyksiä, kuten takuuajan tarkempaa määrittelyä tuotteen eri osille, verhoiluvärivaihtoehtoja, korkeuden säätöväliä tai valmistajan tuotteelle määrittelemää kalibrointiväliä sekä tarjoajan toimintaan liittyviä asioita, kuten esimerkiksi vastuullisuutta ja alihankintaa. Fysioline Oy:n tarjoukselta puuttuneilla tiedoilla on ollut tarkoitus täydentää pakollisena vastattuja kyllä-vastauksia, jotka Fysioline Oy on tarjouksessaan antanut tarjouspyynnön mukaisesti. Lisäksi tarjouksen puutteet ovat johtuneet Tarjouspalvelu.fi -portaalin teknisestä virheestä. Fysioline Oy on pystynyt lähettämään teknisesti puutteellisen tarjouksen Tarjouspalvelun kautta, eikä tarjoajalla ole ollut syytä epäillä, etteikö tarjous olisi ollut kaikilta osin tarjouspyynnön vaatimusten mukainen. Näin ollen hankintayksikkö katsoi, että Fysioline Oy:tä voitiin pyytää täydentämään tarjoustaan puuttuvilta osin.

Fysioline Oy:tä pyydettiin täydentämään tarjoustaan pakollisten kyllä-vastauksiin liittyvien lisäkriteerien sekä osa-alueen 2 lisävarusteiden hintaliitteen osalta. Fysioline Oy toimitti vaaditut täydennykset täydennyspyynnössä asetetussa määräajassa.

Tuotekatselmus

Hankintayksikkö oli tarjouspyynnössä varannut oikeuden pyytää tarjottu tuote nähtäväksi. Mekalasi Oy:n positioon 5 tarjoama harjoituspolkulaite käsi- ja jalkayksiköllä pyydettiin nähtäväksi 8.1.2024 Kustaankartanon seniorikeskukseen tuotteen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamiseksi, koska tuote on hankintayksikölle uusi.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle sekä tarjottaville tuotteille asetetut vähimmäisvaatimukset. Hankintayksikkö on tarkistanut saapuneiden tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Tarjousten tarkistamisen, saatujen täsmennysten ja täydennysten sekä tuotekatselmuksen perusteella kaikki saapuneet tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi ja ne otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo tarjousvertailussa oli 100 prosenttia. Tarjousten laatutekijät huomioitiin tarjouspyynnössä asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa.

Tarjousten vertailu ja valinnat tehtiin osa-alueittain. Tarjouksen vertailuhinta muodostui osa-alueen positioiden yhteenlasketuista yksikköhinnoista. Halvimman vertailuhinnan mukainen tarjous sai hinnan maksimipisteet 100 pistettä ja muut tarjoukset suhteutettiin siihen kaavalla: pienin annettu arvo / tarjottu arvo*maksimipisteet.

Tarjoajat asetettiin tarjousten saamien kokonaisvertailupisteiden perusteella osa-alueittain ensisijaisuusjärjestykseen.

Tarjoajien saamat kokonaisvertailupisteet osa-alueittain sekä ensisijaisuusjärjestys ilmenevät liitteenä 1 olevasta tarjousten vertailutaulukosta.

Sopimus

Sopimukset ovat määräaikaisia ja suunniteltu sopimuskausi on 1.2.2024–31.1.2026. Sopimusta voidaan Tilaajan niin päättäessä jatkaa enintään yhdellä (1) kahden (2) vuoden mittaisella optiovuodella. Optiokausi voidaan ottaa käyttöön kaikista sopimustuotteista tai vain osasta sopimustuotteita. Tilaaja päättää optiokauden käyttämisestä viimeistään neljä (4) kuukautta ennen mahdollisen optiokauden alkamista. Optiokaudella sovelletaan sopimusehtoja sellaisena kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun hankinnasta on tehty hankintasopimukset valittujen toimittajien kanssa. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Hankintavaltuudet

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 12.12.2023 § 260.