Sääntöohjaus, hallintosäännön muuttaminen kaupunginkanslian osastorakenne ja apulaispormestareiden toimivalta

Beslutet stämmer överens med förslaget.

I förvaltningsstadgan föreslås en ändring som hänför sig till en omorganisering av stadskansliet. Stadskansliet föreslås i fortsättningen bestå av sex avdelningar i stället för fem. Till den nya strategiavdelningens uppgifter hör stadens strategiska utveckling och samordning av strategiskt viktiga sakhelheter och projekt, styrning av digitaliseringen och informationsförvaltningen, statistik- och forskningsverksamhet samt internationella ärenden.

I förvaltningsstadgan föreslås samtidigt en ändring som preciserar biträdande borgmästarnas befogenheter så att där anges att de ska övervaka att sektorn följer stadsstrategin och budgeten och för sin del sköta kommunikationen om sektorns ärenden.

De ändringar som föreslås i förvaltningsstadgan beskrivs i bilaga 2. De har behandlats i stadgearbetsgruppen.

Omorganisering av stadskansliet

Kanslichefen tillsatte 14.5.2019 en beredningsgrupp med uppgift att förbereda inrättandet av en ny avdelning vid stadskansliet. Utgångspunkten för reformen är framför allt att skapa nya förmågor, men delvis också att organisera de nuvarande funktionerna på ett ändamålsenligare sätt. Stadens strategiska planering och ledning måste utvecklas också i förhållande till de behov av förnyelse som digitaliseringen och internationaliseringen för med sig och till det praktiska genomförandet av sektorsövergripande stora projekt och av spetsprojekt vid de enskilda sektorerna. Strategin styr för sin del allokeringen av stadens resurser och därmed planeringen av ekonomin och verksamheten. Den strategiska beredningen bör vara i balans med den ekonomiska planeringen.

I syfte att stärka strategiarbetet och verkställigheten av strategiska projekt bör stadskansliet framhäva den strategiska ledningens och planeringens roll och dessutom allokera resurser och öka kunskaperna med avseende på detta. De kunskaper som krävs för en lyckad strategi kan användas effektivare hela organisationen till godo.

Digitaliseringsprogrammet för Helsingfors stad, som blev färdigt våren 2019, har bidragit till att aktualisera behovet av en organisationsreform. Enligt Helsingfors stadsstrategi 2017–2021 har staden som mål att vara världens bästa stad på att utnyttja digitaliseringen. Digitaliseringsprogrammet skisserar upp utvecklingshelheter och spetsprojekt med sikte på detta.

Funktionernas placering på den nya strategiavdelningen

Strategisk styrning och utveckling av staden

Vid omorganiseringen av avdelningarna hänförs de uppgifter som gäller strategin till den nya strategiavdelningen och till ekonomi- och planeringsavdelningen så att samordningen av den strategiska utvecklingsarbetet, de strategiskt viktiga sakhelheterna och de strategiska projekten i huvudsak hör till den nya avdelningen, medan samordningen av den strategiska verkställighet som sker via ekonomi- och verksamhetsplaneringen i huvudsak hör till ekonomi- och planeringsavdelningen.

Strategiavdelningen har till uppgift att leda den strategiska förändringen, utveckla strategiarbetet och öka stadens strategiska förmåga. Strategiavdelningen samordnar dessutom strategiska projekt gemensamma för hela staden, utvecklar projektkompetensen (inklusive projektledningen) och stöder dem som är ansvariga för enskilda projekt. Strategiavdelningen sköter den separata rapporteringen om strategiutfallet. Strategiavdelningen samordnar och utvecklar stadens intressebevakning och stadspolitik och främjar samarbetet med staten och stadsregionerna.

Ekonomi- och planeringsavdelningen, som ansvarar för budgetprocesserna, samordnar den strategiska verkställigheten i årsplaneringen och -uppföljningen och i rapporteringen med anknytning till ekonomin och verksamheten.

Målet med reformen av den strategiska styrningen och utvecklingen är att strategiutfallet ska ledas effektivare än nu på både stadsnivån och sektorsnivån.

Samordning av den internationella verksamheten

En utgångspunkt för reformen är att koppla den internationella verksamheten närmare till den strategiska utvecklingen. Staden och dess funktioner internationaliseras kraftigt och internationaliseringen för med sig behov av förnyelse. Att klara sig och att bära ansvar i den internationella konkurrensen och att locka till sig människor, innovationer och investeringar kräver en långsiktig vision om stadens roll i den allt mer globaliserade världen.

Vid omorganiseringen av avdelningarna överförs den internationella verksamheten vid enheten Internationella ärenden från näringslivsavdelningen till den nya strategiavdelningen. De uppgifter som hänför sig till näringslivsevenemang och till utveckling av forsknings- och statistikkompetensen och som starkare är inriktade på att stödja näringslivsavdelningens övriga enheter, blir kvar vid näringslivsavdelningen.

Forskning och statistik

Forskningsverksamheten är nära förknippad med strategiprocessen. Kommunstrategin ska enligt kommunallagen grunda sig på en bedömning av nuläget i kommunen samt av framtida förändringar i omvärlden och deras inverkan på fullgörandet av kommunens uppgifter. Omvärldsanalysen har varit och är också i fortsättningen en central utgångspunkt i Helsingfors strategiarbete.

Vid omorganiseringen av avdelningarna överförs enheten Stadsforskning och -statistik i sin helhet från ekonomi- och planeringsavdelningen till den nya strategiavdelningen. Detta innebär att ledning genom information är en stark del av stadens långsiktiga utvecklingsarbete. Vid stadskansliets övriga enheter finns det enskilda uppgifter inom forskning, statistik och informationsvisualisering som är fast förknippade med enheternas kärnuppgifter och som i den nuvarande modellen är avskilda från verksamheten vid enheten Stadsforskning och -statistik. Med tanke på målen för reformen är det inte behövligt att överföra dem till den nya avdelningen.

Digitalisering och informationsförvaltning

Ett särdrag för föregångarna inom digitaliseringen är en tydlig digital strategi kombinerad med ett ledarskap och en kultur som stöder förnyelse av den digitala verksamheten. I Helsingfors var digitaliseringsutvecklingen splittrad innan ett digitaliseringsprogram utarbetades våren 2019. På den avdelning som föreslås bli inrättad eftersträvas det tillräckligt med resurser och färdigheter för att digitaliseringen säkert ska kunna styras och understödjas.

Vid omorganiseringen av avdelningarna överförs digitaliseringschefen och hela den kompetens som behövs för digitaliseringsprogrammets spetsprojekt till den nya strategiavdelningen. Detta kopplar digitaliseringen starkt till den strategiska utvecklingen av staden och hela dess servicesystem. Utöver den kompetens som finns inom stadens organisation söks det helt nya förmågor i syfte att främja digitaliseringen.

Vid omorganiseringen av avdelningarna överförs enheten Informationsförvaltning i sin helhet från ekonomi- och planeringsavdelningen till den nya strategiavdelningen. Hur den för hela staden gemensamma ICT-infrastrukturen med support ska anordnas och organiseras granskas närmare när det vidtas åtgärder för vidareutveckling av såväl stadskansliet som sektorerna.

Utveckling av biträdande borgmästarnas uppgiftsbeskrivning

Stadsstyrelsen antecknade 24.6.2019, § 473, granskningen av ledarskapssystemet i mitten av fullmäktigeperioden, och bl.a. uppmanade stadsstyrelsen då stadskansliet att bereda förslag till ändring av biträdande borgmästarnas befogenheter i förvaltningsstadgan så att de kan behandlas av stadsfullmäktige i oktober 2019. I motiveringarna för beslutet framhölls det att utvärderingar av ledarskapssystemet och sektorsmodellen ger en tydlig bild av att det inte finns något större behov av att omvärdera helheten för reformen. Det upplevdes att det politiska ledarskapssystemet (borgmästarmodellen och nämndhelheten) i regel har avancerat i riktning mot målen för reformerna.

Utvärderingen visade att det behövs en ändring av ledarskapssystemet i form av en precisering av biträdande borgmästarnas befogenheter så att det i förvaltningsstadgan läggs till en passus om biträdande borgmästarnas uppgifter och ansvar när det gäller att övervaka att sektorn följer stadsstrategin och budgeten och om deras uppgift att för sin del sköta kommunikationen om sektorns ärenden.

Syftet med ändringen av förvaltningsstadgan är att förtydliga biträdande borgmästarnas uppgiftsbeskrivning och roll i sektorns verksamhet. Det är inte fråga om en ändring av befogenheterna.

Förslag till ändringar i förvaltningsstadgan

I 4 kap. 2 § 2 mom. i förvaltningsstadgan föreslås en ändring som går ut på att stadskansliet är indelat i sex avdelningar i stället för fem.

Bland näringslivsavdelningens uppgifter i 4 kap. 2 § 2 mom. 1 punkten i förvaltningsstadgan föreslås de internationella ärendena och samordningen av EU-projektfinansieringen bli strukna. Samordningen av EU-projektfinansieringen ingår i uppgifterna för enheten för internationella ärenden, som överförs till strategiavdelningen, och funktionen behöver inte i fortsättningen anges separat i förvaltningsstadgan.

I 4 kap. 2 § 2 mom. i förvaltningsstadgan föreslås en ny punkt 4 ”Strategiavdelningen, som sköter stadens strategiska utveckling och samordning av strategiskt viktiga sakhelheter och projekt, styrning av digitaliseringen och informationsförvaltningen, statistik- och forskningsverksamhet samt internationella ärenden." Numreringen på de följande punkterna ändras samtidigt.

Bland ekonomi- och planeringsavdelningens uppgifter i 4 kap. 2 § 2 mom. 4 punkten i förvaltningsstadgan föreslås informationsförvaltningen, strategin och statistik- och forskningsverksamheten bli strukna. Numret på punkten ändras samtidigt till 5.

Bland ekonomi- och planeringsavdelningens uppgifter i samma punkt föreslås också utvecklingen av förvaltningen blir struken. Det är inte fråga om en egentlig överföring av uppgifter. Utvecklingen av förvaltningen, i den mån den i första hand är kopplad till planeringen och utvecklingen av stadens eller stadskoncernens verksamhet, är också i fortsättningen något som hör till ekonomi- och planeringsavdelningens uppgiftsbeskrivning. Strategiska projekt för utveckling av förvaltningen sköts i form av samarbete mellan avdelningarna.

En liknande arbetsfördelning följs i fortsättningen också när det gäller kunskapsledningen och utvecklingen av det ledarskap som är centralt med tanke på stadens framtida verksamhet, vilka nu hör till personalavdelningens uppgifter. Att utveckla ledarskapet, i den mån det i första hand är kopplat till utvecklingen av chefsarbetet, verksamhetskulturen och den individuella ledarskapskompetensen, är något som hör till personalavdelningens uppgiftsbeskrivning. Strategiska projekt för utveckling av ledarskapet sköts i form av samarbete mellan avdelningarna. Det som anförts ovan kräver inte ändringar i den gällande förvaltningsstadgan.

I 5 kap. 3 § i förvaltningsstadgan föreslås följande 4 mom. bli tillagt: "Strategiavdelningen leds av strategidirektören”. Strategidirektören är en tjänsteinnehavare.

I 9 kap. 2 § 1 mom. i förvaltningsstadgan föreslås följande tillägg: 2 punkten ”övervakar att sektorn följer stadsstrategin och budgeten” och 3 punkten ”sköter för sin del kommunikationen om sektorns ärenden”. Numreringen på de följande punkterna ändras samtidigt.

Föredragandens ställningstaganden

Om stadsfullmäktige godkänner beslutsförslaget, kommer stadsstyrelsen att inrätta en tjänst som strategidirektör och uppmana stadskansliet att utlysa tjänsten.

Kaupunginhallitus 30.09.2019 § 656

Päätös

23.09.2019 Pöydälle

Esittelijä

Lisätiedot

Antti Peltonen, hallintopäällikkö, puhelin: 310 36018

Jenni Björksten, hallintoasiantuntija, puhelin: 310 36060

Detta beslut publicerades 17.10.2019

BESVÄRSANVISNING

Ändring i beslutet söks genom kommunalbesvär.

Besvärsrätt

Ändring i beslutet får sökas

Besvärstid

Kommunalbesvär ska anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet.

Besvärsskriften ska inlämnas till besvärsmyndigheten senast besvärstidens sista dag under besvärsmyndighetens öppettid.

Om beslutet har delgetts per post anses en part ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet avsändes, om inte något annat påvisas. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollet fanns tillgängligt i det allmänna datanätet.

Om beslutet har delgetts som elektroniskt meddelande anses en part ha fått del av beslutet tre dagar efter att meddelandet avsändes, om inte något annat påvisas.

Dagen för delfåendet räknas inte in i besvärstiden. Om sista dagen av besvärstiden är en helgdag, självständighetsdagen, första maj, jul- eller midsommarafton eller en helgfri lördag får besvärshandlingarna inlämnas första vardagen därefter.

Besvärsgrunder

Kommunalbesvär får anföras på den grunden att

Besvärsmyndighet

Kommunalbesvär anförs hos Helsingfors förvaltningsdomstol.

Förvaltningsdomstolens kontaktuppgifter är:

Besvär kan anföras även via förvaltnings- och specialdomstolarnas e-tjänst på adressen https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet#/sv

Formen för och innehållet i besvärsskriften

Besvär ska anföras skriftligt. Elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form.

I besvärsskriften, som ska riktas till besvärsmyndigheten, ska uppges

I besvärsskriften ska ändringssökandens namn och hemkommun uppges. Om ändringssökandens talan förs av hans lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har uppgjort besvären, ska i besvärsskriften även uppges namn och hemkommun för denna person.

I besvärsskriften ska vidare uppges den postadress och det telefonnummer under vilka meddelanden i saken kan tillställas ändringssökanden.

Besvärsskriften ska undertecknas av ändringssökanden, den lagliga företrädaren eller ombudet. Ett elektroniskt dokument behöver emellertid inte kompletteras med en underskrift om dokumentet innehåller uppgifter om avsändaren och om det inte finns anledning att betvivla dokumentets autenticitet och integritet.

Till besvärsskriften ska fogas

Rättegångsavgift

Förvaltningsdomstolen tar ut en rättegångsavgift på 260 euro för behandlingen av ärendet. Om förvaltningsdomstolen ändrar det överklagade beslutet till förmån för ändringssökanden tas ingen rättegångsavgift ut.

Protokoll

Protokollsutdrag och -bilagor som hänför sig till beslutet skickas på begäran. Handlingar kan beställas från Helsingfors stads registratorskontor.

Registratorskontoret är öppet måndag–fredag kl. 08.15–16.00